Définir d'abord l'usage de l'affiche
Selon l'usage de l'affiche événementielle, les informations à préparer diffèrent considérablement. Il faut d'abord déterminer le canal de diffusion : c'est à partir de là que l'on pourra définir les dimensions, la quantité de texte et la résolution des images.
- Affichage physique ou roll-up : lecture à distance, texte réduit, grande taille de police, images en haute résolution.
- Partage en ligne (WeChat, groupes, illustrations pour articles) : lecture sur écran de téléphone, format plutôt vertical, texte un peu plus fourni mais avec une hiérarchie maîtrisée.
- Écran géant ou panneau de fond lors de l'événement : proportions spécifiques, il faut demander à l'avance les dimensions réelles de l'écran ou du support.
Si la même affiche doit servir à la fois en ligne et hors ligne, il est conseillé de le préciser dès le départ, afin que le concepteur définisse une version principale selon l'usage dominant, puis réalise des versions adaptées.
Contenu textuel : organiser par niveaux d'information, pas en un seul bloc
Le concepteur a besoin de textes directement exploitables pour la mise en page, et non d'une description orale. Il est recommandé de structurer comme suit :
- Titre principal : nom de l'événement, une phrase qui clarifie de quoi il s'agit.
- Sous-titre ou phrase explicative : thème de l'événement, public visé ou argument clé.
- Date : jour, plage horaire précise, sur plusieurs jours ou non.
- Lieu : nom complet du site, étage ou zone, avec un bref itinéraire si nécessaire.
- Modalités de participation : lien d'inscription, QR code, coordonnées (fournis par vous, le concepteur ne gère que l'emplacement).
- Organisateur/partenaires : noms, fichiers logo.
- Autres mentions obligatoires : informations billetterie, conditions, mentions de sponsors, etc.
Il est préférable de fournir les textes sous forme de document, en indiquant clairement ce qui est indispensable et ce qui peut être supprimé. L'espace de l'affiche étant limité, si le volume de texte dépasse manifestement, le concepteur devra confirmer avec vous les priorités de suppression, plutôt que de réduire la taille de police de sa propre initiative.
De plus, pour les noms de marque, logos, mentions de partenariat ou d'ambassadeur, il vous appartient de confirmer que vous disposez des autorisations d'utilisation. Le concepteur n'est pas chargé de vérifier ces droits.
Images : adapter la résolution et le format à l'usage
Les exigences pour les images d'affiche sont plus strictes que pour une carte de visite ou un visuel pour réseaux sociaux, surtout en cas d'impression. Voici quelques points à vérifier lors de la préparation :
- Résolution : pour l'impression, les dimensions en pixels doivent être suffisamment grandes pour éviter le flou après agrandissement. La taille exacte dépend du format final et de la résolution de sortie, à confirmer avec l'imprimeur.
- Format : fournir de préférence les photos ou fichiers originaux, pas seulement des versions compressées par messagerie. Le JPG convient aux photos, le PNG aux graphiques avec transparence, les fichiers vectoriels (AI, EPS, SVG) aux logos et icônes.
- Fichiers logo : fournir si possible un format vectoriel, ou au moins une version haute définition sur fond propre, utilisable sur fond clair ou foncé.
- Photos de personnes : vérifier que vous avez obtenu l'autorisation d'utilisation de l'image, en particulier pour les invités, employés ou clients.
- Droits d'image : si vous utilisez des banques d'images ou des images trouvées en ligne, il vous revient de confirmer l'étendue des droits. Le concepteur met en page selon vos éléments et n'assume pas la responsabilité de vérifier les droits.
- Liste des éléments : lorsque les images sont nombreuses, il est conseillé de les nommer par usage, en précisant celles pour le visuel principal et celles pour l'accompagnement.
Si vous n'avez pas encore d'images appropriées, précisez si vous souhaitez que le concepteur vous aide à en trouver ou à créer des éléments graphiques. Cela implique des frais supplémentaires, à discuter à l'avance.
Impression et sortie : dimensions, matériaux et finitions à confirmer en amont
Si l'affiche doit être imprimée ou transformée en support physique, ces informations doivent être confirmées avec l'imprimeur avant d'être transmises au concepteur :
- Dimensions finies : longueur et largeur exactes, et si un fond perdu est nécessaire.
- Matériaux et finitions : type de papier, pelliculage, roll-up ou présentoir, etc.
- Exigences colorimétriques : l'impression utilise généralement le CMJN, l'affichage écran le RVB. Les rendus diffèrent, il faut préciser l'usage.
- Format de sortie : format de fichier demandé par l'imprimeur, conversion des polices en courbes, incorporation des images.
- Épreuve : faut-il un BAT pour valider les couleurs et le cadrage ?
Ces exigences varient d'un imprimeur à l'autre. Référez-vous aux spécifications fournies par l'imprimeur, ne vous fiez pas à des suppositions.
Que vérifier à la livraison
La livraison d'une affiche comprend généralement le fichier final et le fichier source modifiable. À réception, vérifiez les points suivants :
- Fichier final : version définitive pour impression ou publication, format conforme aux exigences de l'imprimeur ou de la plateforme de diffusion.
- Fichier source modifiable : polices, calques, images complets et faciles à modifier ultérieurement.
- Licence des polices : les polices utilisées dans le fichier source disposent-elles d'une licence commerciale ? Cette vérification vous incombe généralement.
- Images : sont-elles incorporées ou fournies avec le fichier ?
- Gestion des versions : conservez un historique des modifications pour éviter de mélanger anciennes et nouvelles versions.
Si vous souhaitez que le concepteur gère aussi l'interface avec l'imprimeur ou la fabrication des supports, cela relève d'une prestation supplémentaire, à préciser avant la commande. Pour le périmètre des services de design graphique, voir nos services de design graphique.
Une liste de préparation à suivre
Rassemblez les éléments ci-dessous avant de lancer la conception pour réduire les allers-retours :
- Usage de l'affiche et canaux de diffusion
- Dimensions finies ou proportions d'écran
- Contenu textuel organisé par niveaux
- Logo et charte de marque (le cas échéant)
- Image principale et images alternatives
- Confirmation des droits d'image et d'utilisation de portraits
- Matériaux, finitions et spécifications de fichier (si impression)
- Exigences de format de livraison
- Nombre de cycles de modification et date limite
Plus les informations sont précises, plus le concepteur pourra évaluer la faisabilité de la mise en page et moins il y aura de retouches en cours de route faute d'informations.
