L'harmonisation des cartes de visite, du papier à en-tête et des signatures électroniques ne consiste pas à rendre ces trois éléments « similaires », mais à définir d'abord des règles de marque applicables à ces trois supports, puis à les décliner selon les contraintes propres à chacun. Ces trois types de supports partagent des caractéristiques communes : surface réduite, informations fixes et usage répété. Si les règles de base ne sont pas clairement établies, chaque nouvelle production nécessitera de nouvelles discussions.
Définir les règles de base avant de concevoir les trois supports
Ce qu'il faut véritablement déterminer en amont pour une conception cohérente, ce sont quelques variables qui peuvent être écrites et transmises à différentes personnes pour exécution :
- Utilisation du logo : version horizontale ou verticale, taille minimale d'utilisation, espace de respiration autour. Les cartes de visite et le papier à en-tête n'offrent pas le même espace ; avec une seule version, on risque des redimensionnements temporaires qui altèrent les proportions.
- Valeurs des couleurs principales et secondaires : CMJN pour l'impression, RVB ou hexadécimal pour l'écran et les signatures électroniques. Une même couleur a des valeurs différentes dans les deux systèmes ; il faut les enregistrer séparément, pas seulement l'une des deux.
- Polices de caractères : désigner une à deux polices pour le chinois et l'anglais, en précisant celles utilisées pour les titres et le corps de texte. Pour les signatures électroniques, il faut tenir compte du fait que le destinataire peut ne pas avoir la police installée.
- Hiérarchie de l'information : nom de l'entreprise, nom, fonction, coordonnées, adresse, site web — quels éléments sont obligatoires, lesquels sont optionnels, et dans quel ordre les disposer.
- Zone de composition et marges : quelles sont les marges de sécurité pour les cartes de visite et le papier à en-tête, afin que le texte ne dépasse pas.
Une fois ces éléments définis, la carte de visite, le papier à en-tête et la signature électronique deviennent l'application d'un même ensemble de règles à différentes échelles, plutôt que trois créations indépendantes.
Informations à préparer pour chaque type de support
Les règles de base sont communes, mais chaque support a ses propres exigences en matière d'informations. Il est préférable de tout fournir en une seule fois pour éviter les allers-retours.
Cartes de visite
- Nom, fonction, service en chinois et en anglais, ainsi que l'ordre d'écriture (par exemple, chinois avant anglais ou inversement).
- Téléphone, e-mail, site web, adresse — à vérifier mot par mot, y compris l'indicatif régional, le poste et la casse.
- Faut-il un QR code, vers quel contenu pointe-t-il ; fournir une image ou un lien utilisable pour le QR code.
- Recto-verso ou recto seul, et que mettre au verso (vierge, logo, autre version linguistique).
- Dimensions finies et préférence de papier, par exemple format standard ou format spécial.
Papier à en-tête
- Usage : courrier imprimé courant, en-tête de devis ou correspondance officielle. Selon l'usage, la quantité d'informations en en-tête diffère.
- Format fini : A4 est courant, mais d'autres formats existent ; à préciser.
- Informations devant figurer en en-tête et pied de page : nom de l'entreprise, logo, adresse, téléphone, site web, numéro d'identification unifié, etc., à lister selon les besoins réels.
- Faut-il prévoir une zone d'impression pour éviter que le corps de texte empiète sur l'en-tête et le pied de page.
- Faut-il des enveloppes et des notes assorties ; si oui, le préciser pour une planification conjointe.
Signatures électroniques
- Nom, fonction, entreprise, téléphone, e-mail, site web, adresse — quels éléments sont indispensables.
- Faut-il inclure le logo de l'entreprise, et quelles sont les exigences de taille et de format pour l'image.
- Faut-il inclure des comptes de réseaux sociaux ou un QR code ; si oui, vers quoi pointent-ils.
- Faut-il des versions distinctes par service ou par personne.
- La signature doit s'afficher correctement dans les principaux clients de messagerie ; cela doit être pris en compte dès la conception, et non corrigé après coup.
Les variables qui expliquent les écarts de prix
Il n'existe pas de tarif unique pour ces trois types de supports. Les écarts proviennent principalement des points suivants. Les préciser lors de la demande de devis permet d'obtenir des offres comparables :
- Existence ou non de règles de base : si le logo et les règles existent déjà, il s'agit d'une extension d'application ; sinon, il faut d'abord les créer, ce qui représente une charge de travail différente.
- Nombre de supports : concevoir uniquement une carte de visite, ou carte + papier à en-tête + signature électronique, ne donne pas la même structure de prix unitaire.
- Nombre de versions : carte de visite bilingue recto-verso, signature électronique pour plusieurs services, autant d'éléments qui augmentent la charge de travail.
- Faut-il assurer le lien avec l'imprimeur : livrer uniquement les fichiers de conception, ou inclure la vérification prépresse et la communication avec l'imprimeur, sont deux prestations distinctes.
- Nombre de cycles de modification : combien de séries de modifications sont incluses dans le devis, et comment sont facturées celles qui dépassent — à demander à l'avance.
L'impression, le papier, les finitions et la livraison ne sont généralement pas inclus dans les frais de conception et doivent être confirmés séparément auprès de l'imprimeur. Pour le choix du papier, le grammage et le mode d'impression, il est recommandé de vérifier directement les exigences auprès de l'imprimeur, car les spécifications de fichiers peuvent varier d'un imprimeur à l'autre.
Ce qu'il faut vérifier lors de la livraison et de la réception
La livraison est l'étape la plus susceptible de poser problème dans une conception harmonisée. Trois points sont essentiels :
- Distinguer les trois types de fichiers : fichiers finis (PDF pour l'impression, images pour les e-mails), fichiers sources modifiables (fichiers calques AI, PSD, etc.), et conditions de licence des polices et images. Il faut préciser quels fichiers sont inclus dans la livraison, si les polices sont utilisables commercialement et si les images sont sous licence — ces éléments ne sont pas inclus par défaut dans les frais de conception.
- Vérifier l'exactitude des informations : téléphone, e-mail, adresse, orthographe des noms — à contrôler point par point par rapport aux données d'origine. Ce type d'erreur ne peut pas être corrigé après impression.
- Confirmer les exigences d'impression : fonds perdus, traits de coupe, mode colorimétrique, vectorisation des polices, etc., selon les spécifications fournies par l'imprimeur, sans appliquer de règles empiriques.
Pour les signatures électroniques, il faut en outre vérifier que les polices, les images et les retours à la ligne s'affichent correctement sur différents appareils. Cela ne peut pas être garanti par le fichier de conception seul ; il faut tester dans un vrai e-mail.
Un ordre d'exécution courant
Si l'on part de zéro, on peut procéder dans cet ordre : rassembler le logo et les règles de base (couleurs, polices, hiérarchie de l'information, marges) → confirmer la liste des informations pour chaque type de support → commencer par la carte de visite, car c'est le support le plus dense en informations et le plus contraint → étendre les mêmes règles au papier à en-tête et à la signature électronique → effectuer une vérification globale des informations → livrer séparément les fichiers pour l'impression et pour les e-mails. L'objectif est que les trois supports partagent les mêmes règles, plutôt que de rechercher une cohérence par des ajustements après coup.
Si l'entreprise a également besoin d'affiches, de brochures, de présentations PPT ou d'autres supports commerciaux, il est recommandé de les planifier dans le cadre des mêmes règles de base, afin d'éviter que chaque type de support n'ait ses propres normes. Pour les services associés, voir services de design graphique.
