Nach dem Launch einer Website müssen Unternehmen in der Regel regelmäßig Inhalte aktualisieren. Doch viele Content-Veröffentlichungspläne lesen sich wie interne technische Dokumente, die Kunden nur teilweise verstehen und schwer umsetzen können. Ein Veröffentlichungsplan, den Kunden leicht verstehen, benötigt keine komplexen Tabellen oder Fachbegriffe. Entscheidend ist, klar zu erklären: Wann, von wem, welche Inhalte aktualisiert werden und warum. Im Folgenden erläutern wir die konkrete Vorgehensweise aus verschiedenen Perspektiven.
1. Zuerst klären, für wen der Plan bestimmt ist
Ein Content-Veröffentlichungsplan kann verschiedene Leser haben: Geschäftsführer, Marketingmitarbeiter, Website-Administratoren oder externe Dienstleister. Für Kunden bestimmte Pläne sollten Fachbegriffe wie „H1-Tag“, „TDK“ oder „interne Verlinkung“ vermeiden und stattdessen verständliche Formulierungen wie „Überschrift“, „Beschreibung“ oder „Links zu verwandten Artikeln“ verwenden. Zudem sollte der Zweck jeder Aufgabe erklärt werden, zum Beispiel: „Die Aktualisierung der Unternehmensnachrichten zeigt Besuchern, dass das Unternehmen aktiv ist, und schafft Vertrauen.“
2. Inhalte nach Rubriken planen, nicht nach Daten aneinanderreihen
Kunden interessieren sich meist dafür, welche Rubriken die Website hat und welche Inhalte in jede Rubrik gehören. Daher kann der Plan nach Rubriken strukturiert werden, zum Beispiel: Unternehmensnachrichten, Produktzentrum, Fallbeispiele, Häufige Fragen, Branchennews. Unter jeder Rubrik werden die empfohlene Aktualisierungshäufigkeit und die Inhaltsquellen aufgelistet. Zum Beispiel:
- Unternehmensnachrichten: Mindestens 1 Beitrag pro Monat, Quelle sind interne Neuigkeiten, Auszeichnungen, Veranstaltungen usw.
- Produktzentrum: Bei Produktänderungen sofort anpassen, einschließlich Bilder, Parameter und Beschreibungstexte.
- Fallbeispiele: Alle drei Monate ein neues Kundenbeispiel hinzufügen, Materialien von Vertrieb oder Kundenservice anfordern.
- Häufige Fragen: Basierend auf Kundenfeedback alle zwei Monate 2-3 neue Fragen ergänzen.
- Branchennews: Wöchentlich 1-2 branchenbezogene Artikel teilen, Quelle angeben.
So sehen Kunden direkt, was in jeder Rubrik zu tun ist, anstatt mit einer Liste von Daten und Aufgaben konfrontiert zu werden.
3. Verantwortliche und Zeitrahmen mit Tabellen oder Listen klarstellen
Kunden müssen wissen, wer für welche Inhalte verantwortlich ist und wann aktualisiert wird. Eine einfache Tabelle mit Spalten wie Rubrik, Aktualisierungshäufigkeit, Verantwortlicher und Anmerkungen ist hilfreich. Zum Beispiel:
| Rubrik | Aktualisierungshäufigkeit | Verantwortlicher | Anmerkungen |
|---|---|---|---|
| Unternehmensnachrichten | 1 Beitrag pro Monat | Marketingmitarbeiter | Materialien 3 Tage im Voraus bereitstellen |
| Fallbeispiele | 1 Beitrag pro Quartal | Vertriebsmitarbeiter | Zustimmung des Kunden erforderlich |
Wenn der Plan für Kunden bestimmt ist, können anstelle von Namen die Positionen genannt werden, z. B. „Marketingmitarbeiter“ oder „Vertriebsleiter“, um Datenschutzprobleme zu vermeiden.
4. Den Zweck jeder Inhaltsart erklären
Kunden verstehen möglicherweise nicht, warum Branchennews oder Häufige Fragen aktualisiert werden müssen. Im Plan sollte mit ein oder zwei Sätzen der Wert jeder Inhaltsart für die Website und die Besucher erläutert werden. Zum Beispiel:
- Unternehmensnachrichten: Zeigen die Aktivitäten des Unternehmens und vermitteln Besuchern, dass die Website lebendig ist.
- Produktzentrum: Genaue Produktinformationen reduzieren wiederholte Fragen in Anrufen.
- Fallbeispiele: Echte Beispiele helfen potenziellen Kunden, Ihre Servicefähigkeiten zu verstehen.
- Häufige Fragen: Beantworten Fragen im Voraus, entlasten den Kundenservice und ermöglichen Besuchern Selbsthilfe.
5. Einfache Schritte und Beispiele bereitstellen
Wenn Kunden Inhalte selbst hochladen müssen, können Sie im Plan einfache Schritte angeben, z. B.: „Melden Sie sich im Backend an, klicken Sie auf ‚Inhaltsverwaltung‘, wählen Sie ‚Unternehmensnachrichten‘, klicken Sie auf ‚Hinzufügen‘, füllen Sie Titel und Text aus, laden Sie Bilder hoch und speichern Sie.“ Fügen Sie außerdem eine Beispielstruktur für einen Artikel hinzu, z. B.: Titel, Einleitung, Hauptteil, Kontaktinformationen am Ende. So wissen Kunden, wie sie beginnen können.
6. Raum für Anpassungen lassen
Ein Plan sollte nicht starr sein. Erklären Sie: „Dieser Plan kann je nach tatsächlicher Situation angepasst werden; bei Feiertagen oder wichtigen Unternehmensereignissen können Aktualisierungen vorübergehend erhöht oder reduziert werden.“ So fühlen sich Kunden nicht eingeengt.
Zusammenfassend: Schreiben Sie den Content-Veröffentlichungsplan aus Kundensicht, erklären Sie Rubriken, Häufigkeit, Verantwortliche, Zweck und Vorgehen klar, verwenden Sie verständliche Sprache und ergänzen Sie einfache Tabellen. Dann können Kunden den Plan leicht verstehen und umsetzen. Wenn konkrete Daten im Plan genannt werden, verwenden Sie besser relative Zeitangaben wie „erster Werktag des Monats“ statt fester Daten, da Feiertage zu Verschiebungen führen können.
Abschließend empfiehlt es sich, am Ende des Plans den Satz hinzuzufügen: „Bei Fragen zum Plan wenden Sie sich bitte an den Website-Administrator.“ So wissen Kunden, an wen sie sich bei Problemen wenden können.
