Después del lanzamiento de un sitio web, las empresas suelen necesitar actualizar el contenido de forma continua, pero muchos planes de publicación se redactan como documentos técnicos internos, lo que confunde a los clientes y dificulta su ejecución. En realidad, un plan de publicación comprensible no requiere tablas complejas ni terminología especializada; lo clave es explicar: cuándo, quién, qué contenido se actualiza y por qué. A continuación, se detallan algunos aspectos para redactarlo correctamente.
1. Define primero a quién va dirigido el plan
El plan de publicación puede tener diferentes lectores: directivos, personal de marketing, administradores del sitio web o proveedores externos. Para el plan dirigido al cliente, evita términos como "etiquetas H1", "TDK" o "enlaces internos", y utiliza expresiones más comunes como "títulos", "descripciones" o "enlaces a artículos relacionados". Además, explica el propósito de cada tarea, por ejemplo: "Actualizar las noticias de la empresa sirve para que los visitantes conozcan las novedades y aumenten su confianza".
2. Organiza el contenido por secciones, no por fechas
Los clientes suelen preocuparse más por las secciones del sitio web y qué contenido debe ir en cada una. Por eso, el plan puede estructurarse por secciones, como: Noticias de la empresa, Centro de productos, Casos de éxito, Preguntas frecuentes y Novedades del sector. Bajo cada sección, indica la frecuencia de actualización recomendada y la fuente del contenido. Por ejemplo:
- Noticias de la empresa: al menos 1 artículo al mes, basado en novedades internas, premios, eventos, etc.
- Centro de productos: ajustar cuando haya actualizaciones del producto, incluyendo imágenes, especificaciones y descripciones.
- Casos de éxito: añadir un caso de cliente por trimestre, con material proporcionado por ventas o atención al cliente.
- Preguntas frecuentes: añadir 2-3 nuevas preguntas cada dos meses, según las consultas recibidas.
- Novedades del sector: compartir 1-2 artículos relevantes por semana, citando la fuente.
Así, el cliente puede ver claramente qué hacer en cada sección, en lugar de enfrentarse a un listado de fechas y tareas.
3. Usa tablas o listas para definir responsables y plazos
El cliente necesita saber quién es responsable de cada contenido y cuándo se actualiza. Puedes utilizar una tabla sencilla con columnas: Sección, Frecuencia de actualización, Responsable y Notas. Por ejemplo:
| Sección | Frecuencia | Responsable | Notas |
|---|---|---|---|
| Noticias de la empresa | 1 artículo al mes | Especialista de marketing | Proporcionar material con 3 días de antelación |
| Casos de éxito | 1 artículo por trimestre | Gerente de ventas | Requiere consentimiento del cliente |
Si el plan es para el cliente, es preferible usar el cargo en lugar del nombre, como "Especialista de marketing" o "Gerente de ventas", para evitar problemas de privacidad.
4. Explica el propósito de cada tipo de contenido
El cliente puede no entender por qué es necesario actualizar las novedades del sector o las preguntas frecuentes. En el plan, añade una o dos frases que expliquen el valor de cada tipo de contenido para el sitio web y los visitantes. Por ejemplo:
- Noticias de la empresa: muestran la actividad de la empresa, haciendo que el sitio web parezca vivo.
- Centro de productos: información precisa reduce las consultas repetidas por teléfono.
- Casos de éxito: casos reales ayudan a los clientes potenciales a conocer tu capacidad de servicio.
- Preguntas frecuentes: responder de antemano reduce la carga del servicio al cliente y facilita la autogestión.
5. Proporciona pasos sencillos y ejemplos
Si el cliente debe cargar contenido por sí mismo, incluye instrucciones simples, como: "Inicie sesión en el panel, haga clic en 'Gestión de contenido', seleccione 'Noticias de la empresa', pulse 'Añadir', complete el título y el cuerpo, suba una imagen y guarde". Además, ofrece un ejemplo de estructura de artículo: título, introducción, cuerpo y datos de contacto al final. Así el cliente sabrá por dónde empezar.
6. Deja margen para ajustes
El plan no debe ser rígido; indica que "este plan puede ajustarse según las circunstancias, por ejemplo, en días festivos o eventos importantes de la empresa, se puede aumentar o reducir temporalmente la frecuencia de actualización". De esta manera, el cliente no se sentirá limitado.
En resumen, al redactar un plan de publicación de contenido, ponte en el lugar del cliente: explica claramente las secciones, la frecuencia, los responsables, el propósito y las operaciones, utilizando un lenguaje sencillo y tablas simples. Así el cliente lo entenderá y será más fácil de ejecutar. Si el plan incluye fechas concretas, es mejor usar tiempos relativos, como "el primer día laborable de cada mes", en lugar de fechas fijas, porque los días festivos pueden alterar el calendario.
Por último, se recomienda añadir al final del plan: "Si tiene alguna duda sobre el plan, contacte con el administrador del sitio web". Así el cliente sabrá a quién acudir en caso de problemas.
