بعد إطلاق الموقع الإلكتروني، تحتاج الشركات عادةً إلى تحديث المحتوى باستمرار، لكن العديد من خطط نشر المحتوى تُكتب وكأنها وثائق تقنية داخلية، فيجدها العميل غامضة ويصعب تنفيذها. في الحقيقة، الخطة التي يفهمها العميل بسهولة لا تحتاج إلى جداول معقدة أو مصطلحات تقنية، بل المفتاح هو توضيح: متى، ومن يقوم، وما المحتوى الذي سيتم تحديثه، ولماذا يتم التحديث. فيما يلي شرح لطريقة الكتابة من عدة جوانب.
أولاً: حدد لمن ستُعرض الخطة
قد يكون لخطة نشر المحتوى قراء مختلفون: المدير، فريق التسويق، مسؤول الموقع، أو مزود الخدمة الخارجي. بالنسبة للخطة المقدمة للعميل، يجب تجنب استخدام المصطلحات التقنية مثل "وسوم H1" أو "TDK" أو "الروابط الداخلية"، واستبدالها بعبارات بسيطة مثل "العنوان" و"الوصف" و"روابط المقالات ذات الصلة". كما يجب شرح الغرض من كل مهمة، مثل: "تحديث أخبار الشركة يهدف إلى إطلاع الزوار على آخر مستجدات الشركة وزيادة الثقة".
ثانياً: خطط حسب الأقسام، وليس حسب التواريخ فقط
يهتم العميل عادةً بمعرفة أقسام الموقع وما يجب وضعه في كل قسم. لذا يمكن تنظيم الخطة حسب الأقسام، مثل: أخبار الشركة، مركز المنتجات، عرض الحالات، الأسئلة الشائعة، أخبار القطاع. تحت كل قسم، اذكر التكرار المقترح للتحديث ومصدر المحتوى. على سبيل المثال:
- أخبار الشركة: مقال واحد على الأقل شهرياً، المصدر: الأنشطة الداخلية، الجوائز، الفعاليات.
- مركز المنتجات: التحديث عند أي تغيير في المنتج، بما في ذلك الصور والمواصفات والنصوص التعريفية.
- عرض الحالات: إضافة حالة عميل واحدة كل ثلاثة أشهر، ويتطلب ذلك توفير مواد من فريق المبيعات أو خدمة العملاء.
- الأسئلة الشائعة: إضافة 2-3 أسئلة جديدة كل شهرين بناءً على ملاحظات خدمة العملاء.
- أخبار القطاع: مشاركة 1-2 مقالة ذات صلة أسبوعياً مع ذكر المصدر.
بهذه الطريقة، يرى العميل بوضوح ما يجب فعله في كل قسم، بدلاً من مواجهة قائمة تواريخ ومهام.
ثالثاً: استخدم جدولاً أو قائمة لتحديد المسؤولين والمواعيد
يحتاج العميل إلى معرفة من المسؤول عن كل محتوى ومتى يتم التحديث. يمكن استخدام جدول بسيط يتضمن: القسم، تكرار التحديث، المسؤول، ملاحظات. على سبيل المثال:
| القسم | تكرار التحديث | المسؤول | ملاحظات |
|---|---|---|---|
| أخبار الشركة | مقال واحد شهرياً | مسؤول التسويق | توفير المواد قبل 3 أيام |
| عرض الحالات | حالة واحدة كل ثلاثة أشهر | مدير المبيعات | يتطلب موافقة العميل |
إذا كانت الخطة موجهة للعميل، يمكن كتابة المسمى الوظيفي بدلاً من الاسم الشخصي، مثل "أخصائي تسويق" أو "مدير مبيعات"، لتجنب مشاكل الخصوصية.
رابعاً: اشرح الغرض من كل نوع محتوى
قد لا يفهم العميل سبب الحاجة إلى تحديث أخبار القطاع أو الأسئلة الشائعة. في الخطة، اشرح في جملة أو جملتين قيمة كل نوع محتوى للموقع والزوار. على سبيل المثال:
- أخبار الشركة: تُظهر نشاط الشركة وتجعل الزوار يشعرون أن الموقع حي ومتجدد.
- مركز المنتجات: معلومات دقيقة عن المنتجات تقلل من تكرار الأسئلة في المكالمات الهاتفية.
- عرض الحالات: الحالات الحقيقية تساعد العملاء المحتملين على فهم قدراتك في تقديم الخدمات.
- الأسئلة الشائعة: الإجابة المسبقة على الاستفسارات تقلل الضغط على خدمة العملاء وتتيح للزوار الحصول على المعلومات بأنفسهم.
خامساً: قدم خطوات تنفيذ بسيطة وأمثلة
إذا كان العميل سيحتاج إلى رفع المحتوى بنفسه، يمكن إرفاق خطوات تشغيل مبسطة في الخطة، مثل: "سجل الدخول إلى لوحة التحكم، انقر على 'إدارة المحتوى'، اختر 'أخبار الشركة'، انقر على 'إضافة'، اكتب العنوان والنص، ارفع الصور، ثم انقر على 'حفظ'". كما يمكن تقديم هيكل مقالة نموذجية، مثل: العنوان، المقدمة، النص، وخاتمة تتضمن معلومات الاتصال. هكذا يعرف العميل من أين يبدأ.
سادساً: اترك مجالاً للتعديل
الخطة ليست جامدة، بل يجب توضيح أن "هذه الخطة قابلة للتعديل حسب الظروف، ويمكن زيادة أو تقليل التحديثات مؤقتاً في حالات العطلات أو الأحداث الهامة للشركة". هذا يجعل العميل لا يشعر بأنه مقيد.
باختصار، عند كتابة خطة نشر المحتوى، ضع نفسك مكان العميل، ووضح الأقسام والتكرار والمسؤولين والغرض والخطوات التشغيلية، واستخدم لغة بسيطة مع جداول سهلة، عندها سيفهم العميل الخطة وينفذها بسهولة. إذا كانت الخطة تتضمن تواريخ محددة، فمن الأفضل استخدام أوقات نسبية مثل "أول يوم عمل في الشهر" بدلاً من تاريخ ثابت، لأن العطلات قد تغير الجدول.
أخيراً، يُنصح بإضافة جملة في نهاية الخطة: "إذا كانت لديك أي استفسارات حول الخطة، يرجى التواصل مع مسؤول الموقع." هكذا يعرف العميل إلى من يتجه عند وجود مشكلة.
