Unternehmensbroschüre gestalten: Material und Seitenstruktur vor dem Design richtig vorbereiten

Zuerst klären: Welches Problem soll die Broschüre lösen?

Bevor Sie mit dem Sammeln von Material beginnen, sollten Sie festlegen, für wen die Broschüre gedacht ist, in welcher Situation sie eingesetzt wird und was der Leser nach der Lektüre tun soll. Handelt es sich um eine schnelle Durchsicht auf einer Messe oder um eine seitenweise Erläuterung beim Vertriebsbesuch? Soll sie bei neuen Kunden einen Gesamteindruck hinterlassen oder Bestandskunden eine neue Produktlinie vorstellen? Je nach Anlass unterscheiden sich Seitenzahl, Informationsdichte und Reihenfolge der Schwerpunkte.

Formulieren Sie das Ziel in einem Satz, zum Beispiel: „Ein Einkaufsleiter, der zum ersten Mal mit unserem Unternehmen in Kontakt kommt, soll verstehen, welche Produktlinien und Kooperationsmodelle wir anbieten.“ Dieser Satz beeinflusst direkt, wie das spätere Inhaltsverzeichnis aufgebaut ist, welche Inhalte nach vorne gehören und welche gekürzt werden können.

Textmaterial in ein bearbeitbares Dokument überführen

Die Texte für eine Broschüre stammen häufig aus verschiedenen Abteilungen. Wenn Designer einzelne Screenshots oder Chatverläufe erhalten, steigt der Aufwand für das Verständnis. Besser ist es, alles zunächst in einem Dokument zu sammeln und nach Modulen wie „Unternehmensvorstellung, Geschäftsfeld/Produkte, Stärken, Referenzen, Serviceablauf, Kontakt“ zu gliedern. Kennzeichnen Sie bei jedem Abschnitt, ob er zwingend erhalten bleiben muss oder gekürzt werden kann.

Beachten Sie bei der Aufbereitung folgende Punkte:

• Schreibweise von Firmenname, Markenname und Produktnamen einheitlich halten, damit nicht auf derselben Seite zwei Varianten erscheinen.
• Zahlen, Jahreszahlen und Bezeichnungen von Zertifikaten genau prüfen, damit Unstimmigkeiten nicht erst in der Designphase auffallen.
• Bei langen Absätzen die Kernaussagen markieren, damit der Designer erkennt, welche Inhalte sich als Überschrift oder Bildunterschrift eignen.
• Bei gemischtsprachigen Inhalten (z. B. Deutsch/Englisch) vorab festlegen, welche Bezeichnungen im Original bleiben müssen.

Die Texte müssen nicht sofort endgültig sein, aber der Designer sollte wissen, wie viel Text jede Seite etwa umfassen wird. Große Unterschiede bei der Textmenge führen zu völlig unterschiedlichen Seitenstrukturen.

Bilder und Materialien nach Verwendungszweck sortieren

Bilder sind im Broschürendesign der häufigste Engpass. Sortieren Sie sie daher nach Verwendungszweck und nicht alle in einem einzigen Ordner:

• Produktbilder: möglichst mit einheitlichem Hintergrund und Blickwinkel, damit das Layout einen konsistenten visuellen Rhythmus erhält.
• Szenenbilder: Büro, Produktion, Service vor Ort usw., um Authentizität zu vermitteln.
• Personenbilder: Teamfotos, Kundenbilder usw. – vor der Verwendung prüfen, ob eine Zustimmung vorliegt.
• Logo und Hilfsgrafiken: Vektordateien bereitstellen, damit sie beim Vergrößern nicht unscharf werden.
• Diagramme und Daten: Bei Datenvisualisierungen Quelle und Aktualisierungsdatum angeben. Das Design ist für die Darstellung zuständig, nicht für die Prüfung der Daten.

Benennen Sie Bilddateien verständlich, zum Beispiel „ProduktA-Vorderseite-2024“ statt „IMG_2031“. So lassen sie sich leichter der passenden Seite zuordnen. Bei der Auflösung gilt: Für den Druck müssen Bilder ausreichend scharf sein. Genaue Größen- und Formatvorgaben sollten vor Designbeginn mit der Druckerei abgestimmt werden.

Seitenverzeichnis nach Informationspriorität ordnen, nicht nach Abteilungsreihenfolge

Ein Broschürenverzeichnis ist keine Aneinanderreihung der von einzelnen Abteilungen gelieferten Materialien, sondern folgt der Reihenfolge, die für den Leser relevant ist. Ein bewährter Ansatz: Zuerst erfährt der Leser, wer Sie sind und was Sie leisten. Danach folgen Belege, und am Ende steht, wie man Sie erreicht.

Erstellen Sie zunächst eine vorläufige Gliederung auf einem Blatt, zum Beispiel:

1. Titelseite: Firmenname, Kernpositionierung
2. Unternehmensprofil: Gründungshintergrund, Hauptgeschäftsfelder
3. Produkt-/Dienstleistungslinien: nach Kategorien gruppiert, jeweils mit kurzer Erläuterung
4. Stärken und Kompetenzen: Ausstattung, Prozesse, Team usw.
5. Referenzen oder Anwendungsszenarien: anhand von Szenarien erklären, wie die Produkte eingesetzt werden
6. Kooperationsmodelle und Serviceablauf
7. Kontakt und Rückseite

Dies ist nur ein Beispiel. Die tatsächliche Seitenzahl und Reihenfolge richten sich nach dem Umfang der Inhalte. Wenn das Verzeichnis steht, können Sie die einzelnen Seiten befüllen. Das spart Zeit gegenüber dem Ansatz, zuerst zu gestalten und später Inhalte zu ergänzen. Falls für einzelne Seiten noch Material fehlt, markieren Sie diese als „offen“, damit nicht mitten im Design auffällt, dass Seiten fehlen.

Typische Materiallücken und vorab zu klärende Punkte

In der Praxis treten folgende Probleme häufig auf:

• Zu wenige oder stilistisch uneinheitliche Bilder: Klären Sie frühzeitig, ob ein Fototermin geplant wird. Fotografie ist in der Regel nicht in den Designkosten enthalten und muss separat besprochen werden.
• Textmenge übersteigt den Seitenumfang deutlich: Vorab entscheiden, ob gekürzt, auf mehrere Seiten verteilt oder das Format angepasst wird.
• Markenrichtlinien unklar: Falls Logo-Nutzungsrichtlinien existieren, geben Sie diese dem Designer. Falls nicht, legen Sie zumindest Hauptfarbe und Schriftpräferenzen fest.
• Druckanforderungen unklar: Format, Papier, Bindung, Beschnitt und Farbvorgaben sollten mit der Druckerei geklärt sein, bevor das Design finalisiert wird.
• Eigentum an Quelldateien: Klären Sie vor der Zusammenarbeit, ob neben den finalen Druckdaten auch bearbeitbare Quelldateien, Schriftlizenzen und Bildlizenzen übergeben werden. So vermeiden Sie, dass bei späteren Änderungen die passenden Dateien fehlen.

Der Grad der Materialvorbereitung beeinflusst Angebot und Korrekturrunden

Die Kosten für Broschürendesign hängen in der Regel von Seitenzahl, inhaltlicher Komplexität, Notwendigkeit von Illustrationen oder Diagrammen, Anzahl der Korrekturrunden und Umfang der Lieferdateien ab. Je vollständiger das Material und je klarer das Verzeichnis, desto weniger Zeit muss der Designer für Aufbereitung und Rückfragen aufwenden. Umgekehrt führen umfangreiche Änderungen an Text und Bildern während des Designs häufig zu zusätzlichem Aufwand.

Bei der Angebotsanfrage können Sie Seitenzahl, ungefähre Textmenge, Anzahl der Bilder, Bedarf an Fotografie oder Illustrationen sowie den gewünschten Liefertermin angeben. So kann der Dienstleister ein realistischeres Angebot erstellen. Wenn Sie sich einen Überblick über das gesamte Leistungsspektrum im Grafikdesign verschaffen möchten, sehen Sie sich unsere Grafikdesign-Leistungen an.

Die Materialvorbereitung muss nicht perfekt sein. Es empfiehlt sich jedoch, vor Designbeginn Text, Bilder und Verzeichnis jeweils einmal durchzugehen. Der unmittelbare Vorteil: weniger Nacharbeit in der Designphase und weniger Überraschungen vor dem Druck.