كيفية تنظيم المواد وفهرس الصفحات قبل تصميم كتيب الشركة

حدد أولاً المشكلة التي يجب أن يحلها الكتيب

قبل البدء في جمع المواد، حدد لمن سيُعرض هذا الكتيب، وفي أي مناسبة سيُوزع، وما الذي تأمل أن يفعله القارئ بعد الاطلاع عليه. هل هو للتصفح السريع في المعرض، أم للشرح صفحة بصفحة أثناء زيارات المبيعات؛ هل هو لبناء انطباع عام لدى العملاء الجدد، أم لتقديم خطوط إنتاج جديدة للعملاء الحاليين. تختلف المناسبة، ويختلف معها عدد الصفحات وكثافة المعلومات وترتيب الأولويات.

يمكن صياغة الهدف في جملة واحدة، مثل "تمكين مسؤول المشتريات الذي يتعامل مع الشركة لأول مرة من فهم خطوط الإنتاج التي نقدمها وطرق التعاون". هذه الجملة ستؤثر مباشرة على ترتيب الفهرس لاحقاً، وما يجب تقديمه في المقدمة، وما يمكن اختصاره.

نظّم النصوص أولاً في مستند قابل للتحرير

عادةً ما تأتي نصوص الكتيب من أقسام مختلفة. تقديم لقطات شاشة متفرقة أو سجلات محادثة للمصمم يزيد من صعوبة الفهم. يُنصح بجمعها أولاً في مستند واحد، مقسمة إلى وحدات مثل "تعريف الشركة، الأعمال/المنتجات، المزايا، الحالات، عملية الخدمة، معلومات الاتصال"، مع توضيح ما إذا كان كل قسم إلزامياً أو قابلاً للحذف.

أثناء التنظيم، انتبه للنقاط التالية:

• توحيد كتابة اسم الشركة والعلامة التجارية وأسماء المنتجات، لتجنب ظهور صيغتين مختلفتين في الصفحة نفسها.
• التحقق من دقة الأرقام والسنوات وأسماء الشهادات، حتى لا تُكتشف الأخطاء في مرحلة التصميم.
• تحديد الجمل الأساسية في الفقرات الطويلة مسبقاً، لمساعدة المصمم على تحديد المحتوى المناسب للعناوين أو التعليقات التوضيحية.
• إذا كان هناك خلط بين العربية ولغة أخرى، وضّح مسبقاً الأسماء التي يجب الإبقاء عليها بلغتها الأصلية.

لا يلزم أن تكون النصوص نهائية من المرة الأولى، لكن يجب على الأقل أن يعرف المصمم العدد التقريبي للكلمات في كل صفحة. فالفروق الكبيرة في عدد الكلمات تؤدي إلى هياكل صفحات مختلفة تماماً.

تصنيف الصور والمواد حسب الاستخدام

الصور هي أكثر ما يعرقل تصميم الكتيب. عند التنظيم، يُفضل فصلها حسب الاستخدام بدلاً من تكديسها في مجلد واحد:

• صور المنتجات: يُفضل أن تكون بخلفية وزاوية موحدة، للحفاظ على إيقاع بصري متناسق عند التصميم.
• صور المشاهد: المكتب، الإنتاج، موقع الخدمة، وغيرها، لتعزيز المصداقية.
• صور الأشخاص: صور الفريق، العملاء، وغيرها. تأكد من الحصول على الموافقة قبل الاستخدام.
• الشعار والرسومات المساعدة: قدم ملفات فيكتور، لتجنب التمويه عند التكبير.
• الرسوم البيانية والبيانات: إذا كانت رسوماً بيانية، وضّح مصدر البيانات وتاريخ التحديث. المصمم مسؤول عن العرض فقط، وليس عن التحقق من البيانات.

يُفضل إعادة تسمية ملفات الصور بأسماء واضحة، مثل "منتج-أ-أمامي-2024"، بدلاً من "IMG_2031"، لتسهيل ربطها بالصفحات. من حيث الدقة، تحتاج الصور المخصصة للطباعة إلى وضوح كافٍ. يجب تأكيد الأبعاد والتنسيقات المطلوبة مع جهة الطباعة قبل بدء التصميم.

رتب فهرس الصفحات حسب أولوية المعلومات، وليس حسب ترتيب الأقسام

فهرس الكتيب ليس مجرد تكديس مواد الأقسام بالترتيب، بل يُرتب حسب ما يهم القارئ. من الأفكار الشائعة: تعريف القارئ بمن أنت وما يمكنك تقديمه، ثم تقديم الأدلة، وأخيراً إخباره بكيفية التواصل.

يمكن أولاً إعداد قائمة أولية للفهرس على ورقة واحدة، مثل:

1. الغلاف: اسم الشركة، التوجه الأساسي
2. نبذة عن الشركة: خلفية التأسيس، مجالات العمل الرئيسية
3. خطوط المنتجات/الخدمات: مجمعة حسب الفئة، مع شرح موجز لكل مجموعة
4. المزايا والقدرات: المعدات، العمليات، الفريق، وغيرها
5. الحالات أو سيناريوهات التطبيق: توضيح كيفية استخدام المنتج من خلال السيناريوهات
6. طرق التعاون وعملية الخدمة
7. معلومات الاتصال والغلاف الخلفي

هذا مجرد مثال. يجب تعديل عدد الصفحات وترتيبها وفقاً لحجم المحتوى. بعد تحديد الفهرس، يتم ملء محتوى كل صفحة، وهو أكثر توفيراً للوقت من التصميم أولاً ثم إضافة المحتوى. إذا كانت بعض الصفحات تفتقر إلى مواد مؤقتاً، يمكن وضع علامة "بانتظار الإضافة"، لتجنب اكتشاف نقص الصفحات في منتصف التصميم.

الثغرات الشائعة في المواد والنقاط الواجب تأكيدها مسبقاً

في المشاريع الفعلية، تتكرر المشكلات التالية:

• عدم كفاية الصور أو عدم توحيد الأسلوب: يمكن أولاً تحديد ما إذا كان سيتم ترتيب جلسة تصوير. عادةً لا تشمل تكلفة التصوير رسوم التصميم، وتحتاج إلى اتفاق منفصل.
• حجم النص يتجاوز سعة الصفحة بكثير: يجب تحديد ما إذا كان سيتم الاختصار أو تقسيم الصفحات أو تعديل حجم الكتيب مسبقاً.
• عدم وضوح معايير العلامة التجارية: إذا كانت هناك إرشادات لاستخدام الشعار، قدمها للمصمم مسبقاً. وإذا لم تكن موجودة، فعلى الأقل أكد الألوان الرئيسية وتفضيلات الخطوط.
• عدم وضوح متطلبات الطباعة: يجب تأكيد الأبعاد، ونوع الورق، وطريقة التجليد، والهوامش، ومتطلبات الألوان مع جهة الطباعة قبل اعتماد التصميم النهائي.
• ملكية الملفات المصدرية: عادةً ما يشمل التسليم ملفات المنتج النهائي. يجب توضيح ما إذا كانت تشمل الملفات المصدرية القابلة للتحرير، وتراخيص الخطوط والصور، قبل التعاون، لتجنب عدم العثور على الملفات المناسبة عند التعديل لاحقاً.

درجة جاهزية المواد تؤثر على التسعير وعدد جولات التعديل

عادةً ما ترتبط تكلفة تصميم الكتيب بعدد الصفحات، وتعقيد المحتوى، والحاجة إلى رسوم توضيحية أو مخططات، وعدد جولات التعديل، ونطاق ملفات التسليم. كلما كانت المواد أكثر اكتمالاً والفهرس أوضح، قل الوقت الذي يقضيه المصمم في التنظيم والتخمين، وانخفضت تكلفة التواصل. وعلى العكس، إذا تغيرت النصوص والصور بكثرة أثناء التصميم، فغالباً ما يزيد عبء التعديل.

عند طلب عرض سعر، يمكن توضيح عدد الصفحات، والعدد التقريبي للكلمات، وعدد الصور، وما إذا كانت هناك حاجة للتصوير أو الرسوم التوضيحية، والموعد المطلوب للتسليم، لتمكين الطرف الآخر من تقديم خطة أقرب إلى الواقع. إذا كنت بحاجة إلى فهم شامل لنطاق خدمات التصميم الجرافيكي، يمكنك الرجوع إلى خدمات التصميم الجرافيكي على موقعنا.

لا يلزم أن يكون تنظيم المواد مثالياً من المرة الأولى، لكن يُنصح بمراجعة النصوص والصور والفهرس قبل بدء التصميم. الفائدة المباشرة لذلك: تقليل إعادة العمل في مرحلة التصميم، وتقليل المفاجآت قبل الطباعة.