Eine Angebotsvorlage für Unternehmen ist nicht einfach ein Formular, in das man Preise einträgt. Sie erfüllt zwei Aufgaben gleichzeitig: Nach außen soll der Kunde verstehen, was angeboten wird, zu welchem Preis und bis wann gültig. Nach innen sollen verschiedene Vertriebs- oder kaufmännische Mitarbeiter dieselben Felder ausfüllen, um Auslassungen und unterschiedliche Auslegungen zu reduzieren. Bevor man eine Vorlage entwirft, sollte man die Informationen in feste und bei jeder Nutzung variable Angaben unterteilen, damit die Vorlage nicht mit der Zeit unübersichtlich wird.
1. Zunächst feste Informationen und variable Felder der Vorlage bestimmen
Feste Informationen erscheinen in jedem Angebot, z. B. Firmenname, Logo, Adresse, Telefon, E-Mail, Website, einheitlicher Sozialkreditcode usw. Variable Felder unterscheiden sich bei jedem Angebot, z. B. Kundenname, Projektname, Angebotsdatum, Positionen, Betrag, Gültigkeitsdauer. Bei der Gestaltung kann man feste Informationen in Kopf- und Fußzeilen oder gesperrten Bereichen platzieren und variable Felder als deutlich sichtbare Ausfüllfelder belassen, damit bei jeder Änderung nicht das Layout angepasst werden muss.
Wenn ein Unternehmen mehrere Geschäftsbereiche oder verschiedene Angebotseinheiten hat, sollte man prüfen, ob die Vorlage nach Einheiten unterschieden werden muss. Beispielsweise können verschiedene Firmenbezeichnungen oder Bankkonten unter derselben Gruppe nicht in einer allgemeinen Vorlage vermischt werden. Hier sollten umschaltbare Versionen oder separate Tabellen verwendet werden.
2. Kopf- und Kontaktinformationen müssen einen konkreten Ansprechpartner erkennen lassen
Der Angebotskopf enthält in der Regel den vollständigen Firmennamen und das Logo, bei Bedarf auch Adresse, Telefon, E-Mail und Website. Bei den Kontaktinformationen empfiehlt es sich, einen konkreten Ansprechpartner oder eine Abteilung anzugeben, nicht nur eine Zentrale. Kunden müssen nach Erhalt des Angebots oft Details klären. Wenn sie direkt den Ansprechpartner erreichen, entfallen viele Weiterleitungen.
Wenn das Angebot in formellen Geschäftsprozessen verwendet wird, können auch Felder für den Kundenkontakt, den Einkaufsverantwortlichen oder den Projektleiter vorgesehen werden. Diese Felder müssen nicht in jedem Angebot ausgefüllt werden, aber wenn sie in der Vorlage vorhanden sind, ist das ordentlicher als handschriftliche Ergänzungen.
3. Kunden- und Projektinformationen müssen klarstellen, worauf sich das Angebot bezieht
Ein Angebot muss eindeutig erkennen lassen, für wen es bestimmt ist und auf welches Projekt es sich bezieht. Übliche Felder sind Kundenname, Projektname, Angebotsnummer, Angebotsdatum und Angebotsersteller. Der Projektname sollte nicht nur als Abkürzung angegeben werden, besonders wenn ein Kunde mehrere Projekte hat, da Abkürzungen leicht verwechselt werden können.
Wenn sich das Angebot auf Designleistungen bezieht, kann im Projektbereich der Leistungsumfang angegeben werden, z. B. Logo-Design, Broschürengestaltung, PPT-Layout, Social-Media-Werbegrafiken usw. Je klarer der Umfang beschrieben ist, desto besser ist die Grundlage für spätere Änderungsdiskussionen und Lieferungen.
4. Die Positionszeilen sind das Herzstück des Angebots
Der Positionsteil einer Angebotsvorlage sollte Folgendes enthalten: Projektname, Leistungsbeschreibung, Menge oder Einheit, Einzelpreis, Zwischensumme. Die Leistungsbeschreibung sollte nicht nur „Designgebühr“ lauten, sondern klarstellen, was enthalten ist, z. B. „Layout für Broschüreninnenseiten, pro Seite“ oder „Social-Media-Werbegrafiken, pro Set“. Die Mengeneinheiten müssen einheitlich sein, nicht einmal „Set“ und einmal „Stück“.
Wenn das Angebot unterschiedliche Steuersätze oder Kostenarten enthält, können diese in den Positionen aufgeführt oder nach der Zwischensumme separat als Steuern, Rabatte und Zusatzkosten ausgewiesen werden. Wenn die Vorlage diese Zeilen vorsieht, sind Fehler bei der Berechnung unwahrscheinlicher als bei nachträglichen Einfügungen.
5. Beträge, Währung und Summen müssen eindeutig sein
Im Betragsbereich müssen Währung und Steuerstatus klar angegeben werden. Wenn ein Unternehmen sowohl in RMB als auch in Fremdwährungen anbietet, sollte die Währung in der Vorlage auswählbar sein und nicht nur als Symbol vor der Zahl stehen. Die Gesamtsumme sollte sowohl in Ziffern als auch in chinesischen Großbuchstaben dargestellt werden, um Änderungen oder Lesefehler zu erschweren.
Wenn Rabatte, Vergünstigungen oder Zusatzkosten im Angebot erscheinen, sollten die Berechnungsmethode oder Erläuterungen klar angegeben werden, nicht nur eine Endsumme. Der Kunde muss verstehen, wie der Preis zustande kommt, und auch intern muss eine Nachprüfung möglich sein.
6. Gültigkeitsdauer, Version und Angebotsnummer
Ein Angebot muss eine Gültigkeitsdauer angeben, z. B. „Dieses Angebot ist ab dem Angebotsdatum für eine bestimmte Anzahl von Tagen gültig“. Die Gültigkeitsdauer ist Teil der Geschäftsbedingungen und sollte in der Vorlage einen festen Platz haben, damit sie nicht vergessen wird. Die Angebotsnummer dient der internen Archivierung und der Kundenabfrage. Sie sollte mit Datum, Kundenkürzel oder Projektkürzel verknüpft sein, um die Suche zu erleichtern.
Wenn für dasselbe Projekt mehrere Angebote erstellt werden, sollte die Vorlage auch Versionsunterscheidungen unterstützen, z. B. Versionsnummer oder Revisionsdatum. So können alte und neue Versionen beim Kunden nicht verwechselt werden, und intern ist erkennbar, welche Version die endgültig bestätigte ist.
7. Bedingungen und Lieferbeschreibung müssen dem tatsächlichen Geschäft entsprechen
Eine Angebotsvorlage kann Zahlungsweise, Zahlungsmeilensteine, Lieferform, Änderungsumfang, Eigentumsrechte an geistigem Eigentum usw. enthalten. Diese Inhalte müssen jedoch auf das tatsächliche Geschäft und vertragliche Vereinbarungen des Unternehmens abgestimmt sein. Man darf nicht einfach einen allgemeinen Absatz aus dem Internet kopieren und als eigene Bedingungen verwenden. Bei der Gestaltung kann der Bedingungsbereich als austauschbares Modul angelegt werden, das erst nach Prüfung durch Vertrieb oder Rechtsabteilung verwendet wird.
Die Lieferform muss klar angeben, ob fertige Dateien, bearbeitbare Quelldateien oder beides geliefert werden. Wenn Quelldateien betroffen sind, müssen fertige Dateien, bearbeitbare Dateien und Lizenzumfang unterschieden werden, z. B. ob der Kunde selbst ändern darf oder ob eine Nutzung für andere Projekte erlaubt ist. Bei Druckprojekten müssen zudem Größe, Beschnitt, Farbmodus und Dateiformat mit der Druckerei abgestimmt werden. Diese Anforderungen sollten nicht willkürlich im Angebot festgeschrieben werden.
8. Unterschrift, Bestätigung und Bemerkungsbereich
Am Ende des Angebots kann ein Kundenbestätigungsfeld vorgesehen werden, einschließlich Unterschrift, Stempel, Datum oder Bestätigungsart. Der Bemerkungsbereich dient ergänzenden Hinweisen, z. B. „Dieses Angebot enthält keine Druckkosten“, „keine Fotokosten“, „keine Markenanmeldegebühren“ usw. Bemerkungen sind nicht immer besser, wenn sie zahlreicher sind, aber leicht missverständliche Grenzen sollten klar formuliert werden, um spätere Streitigkeiten zu reduzieren.
Wenn das Angebot zurückgesendet oder online bestätigt werden soll, muss die Vorlage sowohl für den Ausdruck als auch für die Bildschirmansicht geeignet sein. Tabellenlinien, Schriftgröße und Weißraum sollten bei A4-Ausdruck und PDF-Lesen klar bleiben. Die Schrift sollte nicht zu klein gewählt werden, nur um mehr Informationen unterzubringen.
9. Quelldateien und Änderungsumfang der Vorlage
Wenn die Angebotsvorlage von einem externen Designer erstellt wird, sollte bei der Lieferung klar sein, welche Dateien man erhält. Üblich sind bearbeitbare Design-Quelldateien, PDF- oder Bilddateien für den Export sowie Nutzungshinweise für Schriften und Materialien. Ob die bearbeitbaren Dateien alle Ebenen und Stile enthalten und ob die Schriften kommerziell nutzbar sind, muss vor der Lieferung geklärt werden.
Wenn die Vorlage intern von Nicht-Designern ausgefüllt wird, empfiehlt es sich, zusätzlich eine Ausfüllanleitung zu erstellen. Darin sollte stehen, welche Felder Pflichtfelder sind, welche leer bleiben können und in welchem Format Beträge und Daten einzutragen sind. So ist die Vorlage nicht nur optisch ansprechend, sondern wirklich wiederholt nutzbar.
Wenn Sie eine Angebotsvorlage oder begleitende Geschäftsmaterialien in Auftrag geben möchten, können Sie zunächst feste Informationen, Feldlisten und tatsächliche Nutzungsszenarien zusammenstellen und dann mit dem Designanbieter über Layout und Lieferanforderungen sprechen. Weitere Informationen finden Sie in unseren Grafikdesign-Leistungen.
