名片、信紙和郵件簽名的統一，不是把三樣東西做得「像」，而是先定一份能落到這三處的品牌基礎規範，再分別按各自的載體條件去執行。這三類物料的共同點是：面積小、資訊固定、被反覆使用，所以一旦基礎規範沒定清楚，後面每做一次都要重新溝通一遍。
先定基礎規範，再動手做三樣東西
統一設計真正要提前確定的，是幾個可以寫下來、交給不同人執行的變數：
- 標誌的使用方式：橫版還是豎版、最小使用尺寸、周圍留出多少空白。名片和信紙的空間不同，如果只有一個版本，往往要臨時縮放，比例容易走樣。
- 主色與輔助色的色值：印刷用 CMYK，螢幕和郵件簽名用 RGB 或十六進位。同一個顏色在兩套體系裡數值不同，需要分別記錄，不能只寫一個。
- 字體：中英文各指定一到兩款，並說明標題和正文分別用哪款。郵件簽名要考慮對方電腦裡沒有這款字體的情況。
- 資訊層級：公司名、姓名、職位、聯絡方式、地址、網址，哪些必出現、哪些可選、按什麼順序排。
- 版心與邊距：名片和信紙各自的安全邊距是多少，文字不越線。
這幾項定完之後，名片、信紙、郵件簽名就變成同一套規則在不同尺寸上的應用，而不是三次獨立創作。
三類物料各自要準備什麼資料
基礎規範是共用的，但每類物料還有自己的資料要求，最好一次性給齊，避免來回補。
名片
- 中英文姓名、職位、部門，以及中英文的寫法順序（例如中文在前還是英文在前）。
- 電話、信箱、網址、地址，逐字核對，包括區號、分機、大小寫。
- 是否需要二維碼，二維碼指向什麼內容；二維碼本身要提供可用的圖片或連結。
- 是否雙面、單面，背面放什麼（空白、標誌、其他語言版本）。
- 成品尺寸和紙張傾向，例如常規尺寸還是異形。
信紙
- 用途：日常列印信件、報價單抬頭，還是正式函件。用途不同，抬頭資訊量不同。
- 成品尺寸：常用 A4，也有其他規格，需明確。
- 需要出現在頁首頁尾的資訊：公司名、標誌、地址、電話、網址、統一編號等，按實際需要列。
- 是否要預留列印區域，避免正文壓到頁首頁尾。
- 是否需要配套的信封、便籤，如果要，一併說明，便於一起規劃。
郵件簽名
- 姓名、職位、公司、電話、信箱、網址、地址，哪些必留。
- 是否放公司標誌圖片，以及圖片的尺寸和格式要求。
- 是否放社交帳號或二維碼，如果放，指向哪裡。
- 是否需要區分不同部門或不同人的版本。
- 簽名要能適配常見郵件客戶端的顯示方式，這一點需要在設計時就考慮，而不是做完再改。
報價差異來自哪些變數
這三類物料的報價沒有統一行情，差異主要來自以下幾點，詢價時說明清楚，報價才有可比性：
- 是否已有基礎規範：已有標誌和規範的，屬於應用延展；沒有的，需要先補規範，工作量不同。
- 物料數量：單做名片，和名片＋信紙＋郵件簽名一起做，單價結構不一樣。
- 版本數量：名片中英文雙面、郵件簽名多個部門版本，都會增加工作量。
- 是否需要印刷對接：只交設計檔案，和包含印前檢查、與承印方溝通，是兩件事。
- 修改輪次：報價裡包含幾輪修改、超出後怎麼算，要提前問清。
印刷、紙張、工藝、配送通常不包含在設計費裡，需要單獨向承印方確認。具體用紙、克重、印刷方式，建議直接和承印方核對要求，不同承印方的檔案規範可能不同。
交付與驗收要看什麼
統一設計最容易出問題的地方在交付環節，重點看三件事：
- 分清三類檔案：成品檔案（如用於印刷的 PDF、用於郵件的圖片）、可編輯原始檔（如 AI、PSD 等分層檔案）、以及字體和圖片的授權情況。要明確哪些檔案在交付範圍內，字體是否可商用、圖片是否有授權，這些不屬於設計費預設包含的內容。
- 檢查資訊準確性：電話、信箱、地址、姓名拼寫，逐項對照原始資料核對。這類錯誤印刷後無法修改。
- 確認印刷要求：出血、裁切線、色彩模式、字體轉曲等，以承印方給出的要求為準，不要憑經驗套用。
郵件簽名還要額外確認：在不同裝置上開啟時，字體、圖片、換行是否仍能正常顯示。這一點無法靠設計檔案本身保證，需要在真實郵件裡測試。
一個常見的執行順序
如果從零開始，可以按這個順序推進：先整理標誌和基礎規範（顏色、字體、資訊層級、邊距）→ 確認三類物料各自的資料清單 → 先做名片，因為它資訊最密集、限制最多 → 用同一套規則延展到信紙和郵件簽名 → 統一做一次資訊核對 → 分別交付印刷檔案和郵件用檔案。這樣做的目的是讓三樣東西共享同一套規則，而不是靠事後調整去湊一致。
如果企業還需要海報、宣傳冊、PPT 等其他商務物料，建議在同一套基礎規範下一起規劃，避免每類物料各自一套標準。相關服務可參考 平面設計服務。
