A unificação de cartões de visita, papel timbrado e assinatura de e-mail não consiste em fazer os três parecerem "iguais", mas sim em definir primeiro um conjunto de diretrizes básicas de marca que possa ser aplicado a esses três pontos e, em seguida, executá-las separadamente de acordo com as condições de cada suporte. O ponto em comum entre esses três materiais é: área pequena, informações fixas e uso repetido. Portanto, se as diretrizes básicas não estiverem claramente definidas, cada nova produção exigirá uma nova rodada de comunicação.
Defina as diretrizes básicas antes de produzir os três materiais
O que realmente precisa ser determinado antecipadamente em um design unificado são algumas variáveis que podem ser documentadas e entregues a diferentes pessoas para execução:
- Uso do logotipo: versão horizontal ou vertical, tamanho mínimo de uso, quanto espaço em branco ao redor. O espaço em um cartão de visita e em um papel timbrado é diferente; se houver apenas uma versão, muitas vezes será necessário redimensionar temporariamente, e as proporções podem ser distorcidas.
- Valores de cor principal e secundária: para impressão, use CMYK; para tela e assinatura de e-mail, use RGB ou hexadecimal. A mesma cor tem valores diferentes nos dois sistemas, e ambos precisam ser registrados separadamente, não apenas um.
- Tipografia: especifique uma ou duas fontes para chinês e inglês, e indique qual é usada para títulos e qual para texto corrido. A assinatura de e-mail deve considerar a possibilidade de o computador do destinatário não ter essa fonte instalada.
- Hierarquia de informações: nome da empresa, nome da pessoa, cargo, contato, endereço, site — quais são obrigatórios, quais são opcionais e em que ordem devem ser organizados.
- Área de composição e margens: qual é a margem de segurança para cartões de visita e papel timbrado, para que o texto não ultrapasse os limites.
Depois que esses itens forem definidos, cartões de visita, papel timbrado e assinatura de e-mail se tornam a aplicação do mesmo conjunto de regras em diferentes tamanhos, em vez de três criações independentes.
O que cada um dos três materiais precisa preparar
As diretrizes básicas são compartilhadas, mas cada tipo de material tem seus próprios requisitos de informação. O ideal é fornecer tudo de uma vez para evitar idas e vindas.
Cartão de visita
- Nome, cargo e departamento em chinês e inglês, e a ordem de escrita nos dois idiomas (por exemplo, chinês primeiro ou inglês primeiro).
- Telefone, e-mail, site e endereço, verificados palavra por palavra, incluindo código de área, ramal e maiúsculas/minúsculas.
- Se é necessário incluir QR code, para onde ele direciona; o QR code em si deve ser fornecido como imagem utilizável ou link.
- Se é frente e verso ou apenas frente, e o que vai no verso (em branco, logotipo, versão em outro idioma).
- Tamanho final e preferência de papel, por exemplo, tamanho padrão ou formato especial.
Papel timbrado
- Uso: impressão de cartas do dia a dia, cabeçalho de orçamentos ou correspondência formal. Usos diferentes exigem diferentes quantidades de informações no cabeçalho.
- Tamanho final: A4 é comum, mas há outros formatos; é preciso especificar.
- Informações que devem aparecer no cabeçalho e rodapé: nome da empresa, logotipo, endereço, telefone, site, código unificado de crédito social etc., listados conforme a necessidade real.
- Se é necessário reservar uma área de impressão para evitar que o texto corrido invada o cabeçalho e o rodapé.
- Se são necessários envelopes e blocos de anotações correspondentes; se sim, informe junto para que sejam planejados em conjunto.
Assinatura de e-mail
- Nome, cargo, empresa, telefone, e-mail, site e endereço — quais são obrigatórios.
- Se deve incluir a imagem do logotipo da empresa, e os requisitos de tamanho e formato da imagem.
- Se deve incluir contas de redes sociais ou QR code; se sim, para onde direcionam.
- Se é necessário diferenciar versões por departamento ou por pessoa.
- A assinatura deve se adaptar à exibição dos clientes de e-mail mais comuns; isso precisa ser considerado durante o design, e não corrigido depois.
De onde vêm as diferenças de orçamento
Não há uma tabela única de preços para esses três tipos de materiais. As diferenças vêm principalmente dos pontos abaixo. Ao pedir orçamento, explique-os claramente para que as propostas sejam comparáveis:
- Já existe uma diretriz básica? Se o logotipo e as diretrizes já existem, trata-se de uma extensão de aplicação; se não existem, é preciso primeiro criar as diretrizes, e a carga de trabalho é diferente.
- Quantidade de materiais: fazer apenas o cartão de visita tem uma estrutura de preço diferente de fazer cartão de visita + papel timbrado + assinatura de e-mail juntos.
- Número de versões: cartão de visita frente e verso em chinês e inglês, assinatura de e-mail para vários departamentos — tudo isso aumenta a carga de trabalho.
- Necessidade de interface com a gráfica: entregar apenas os arquivos de design é diferente de incluir verificação pré-impressão e comunicação com o fornecedor de impressão.
- Rodadas de revisão: quantas rodadas de alteração estão incluídas no orçamento e como são cobradas as excedentes; pergunte com antecedência.
Impressão, papel, acabamentos e entrega geralmente não estão incluídos no custo de design e precisam ser confirmados separadamente com o fornecedor de impressão. Para papel específico, gramatura e método de impressão, recomenda-se verificar diretamente com o fornecedor, pois as especificações de arquivo podem variar entre diferentes fornecedores.
O que observar na entrega e aceitação
O ponto mais propenso a problemas em um design unificado é a etapa de entrega. Preste atenção em três coisas:
- Distinguir os três tipos de arquivo: arquivos finais (como PDF para impressão e imagens para e-mail), arquivos editáveis (como AI, PSD e outros arquivos em camadas) e a situação de licenciamento de fontes e imagens. É preciso deixar claro quais arquivos estão no escopo de entrega, se as fontes podem ser usadas comercialmente e se as imagens têm licença. Esses itens não estão incluídos por padrão no custo de design.
- Verificar a precisão das informações: telefone, e-mail, endereço e grafia dos nomes, conferindo item por item com os dados originais. Esse tipo de erro não pode ser corrigido após a impressão.
- Confirmar os requisitos de impressão: sangria, marcas de corte, modo de cor, conversão de fontes em curvas etc., conforme as exigências do fornecedor de impressão, sem aplicar regras por experiência própria.
Para a assinatura de e-mail, é preciso confirmar adicionalmente: ao abrir em diferentes dispositivos, as fontes, imagens e quebras de linha ainda são exibidas corretamente. Isso não pode ser garantido apenas pelo arquivo de design; é necessário testar em e-mails reais.
Uma ordem de execução comum
Se estiver começando do zero, pode seguir esta ordem: organizar o logotipo e as diretrizes básicas (cores, fontes, hierarquia de informações, margens) → confirmar a lista de informações de cada um dos três materiais → fazer primeiro o cartão de visita, porque ele tem a maior densidade de informações e o maior número de restrições → estender as mesmas regras para papel timbrado e assinatura de e-mail → fazer uma verificação unificada das informações → entregar separadamente os arquivos para impressão e os arquivos para e-mail. O objetivo é fazer com que os três compartilhem o mesmo conjunto de regras, em vez de ajustar depois para parecerem consistentes.
Se a empresa também precisar de pôsteres, catálogos, PPT e outros materiais comerciais, recomenda-se planejá-los juntos sob o mesmo conjunto de diretrizes básicas, para evitar que cada tipo de material tenha seu próprio padrão. Para serviços relacionados, consulte serviços de design gráfico.
