La unificación de tarjetas de presentación, hojas membretadas y firmas de correo no consiste en hacer que los tres elementos se vean "parecidos", sino en definir primero una guía de marca básica que pueda aplicarse a los tres soportes y luego ejecutarla según las condiciones de cada uno. Estos tres tipos de materiales comparten características: superficie pequeña, información fija y uso repetido. Por eso, si la guía básica no está bien definida, cada nueva pieza requerirá una nueva ronda de comunicación.
Primero definir la guía básica, luego elaborar los tres elementos
Lo que realmente debe definirse de antemano en un diseño unificado son algunas variables que puedan documentarse y entregarse a diferentes personas para su ejecución:
- Uso del logotipo: versión horizontal o vertical, tamaño mínimo de uso, espacio libre alrededor. La tarjeta y la hoja membretada tienen espacios diferentes; si solo hay una versión, a menudo habrá que escalarla temporalmente y las proporciones pueden distorsionarse.
- Valores de color principal y secundarios: para impresión se usa CMYK; para pantalla y firmas de correo, RGB o hexadecimal. Un mismo color tiene valores diferentes en cada sistema, por lo que deben registrarse por separado, no solo uno.
- Tipografías: especificar una o dos para chino e inglés, e indicar cuál se usa para títulos y cuál para texto corrido. En la firma de correo hay que considerar que el ordenador del destinatario puede no tener esa fuente.
- Jerarquía de la información: nombre de la empresa, nombre de la persona, cargo, datos de contacto, dirección, sitio web; cuáles son obligatorios, cuáles opcionales y en qué orden se organizan.
- Área de composición y márgenes: cuáles son los márgenes de seguridad para la tarjeta y la hoja membretada, para que el texto no se salga.
Una vez definidos estos puntos, la tarjeta, la hoja membretada y la firma de correo se convierten en la aplicación de un mismo conjunto de reglas en diferentes tamaños, en lugar de tres creaciones independientes.
Qué materiales preparar para cada tipo de soporte
La guía básica es compartida, pero cada tipo de material tiene sus propios requisitos de información. Lo mejor es entregarlos todos de una vez para evitar idas y vueltas.
Tarjeta de presentación
- Nombre en chino e inglés, cargo, departamento y el orden de escritura en ambos idiomas (por ejemplo, si va primero el chino o el inglés).
- Teléfono, correo electrónico, sitio web, dirección, verificados palabra por palabra, incluidos código de área, extensión y uso de mayúsculas y minúsculas.
- Si se incluye código QR, a qué contenido dirige; se debe proporcionar una imagen o enlace utilizable del código QR.
- Si es a doble cara o una sola cara, y qué va en el reverso (espacio en blanco, logotipo, versión en otro idioma).
- Tamaño final y preferencia de papel, por ejemplo, tamaño estándar o formato especial.
Hoja membretada
- Uso: cartas impresas diarias, encabezado de cotizaciones o correspondencia formal. Según el uso, la cantidad de información en el encabezado varía.
- Tamaño final: comúnmente A4, aunque también hay otros formatos; debe especificarse.
- Información que debe aparecer en encabezado y pie de página: nombre de la empresa, logotipo, dirección, teléfono, sitio web, código de identificación fiscal, etc., según las necesidades reales.
- Si se debe reservar un área de impresión para evitar que el texto invada el encabezado o el pie de página.
- Si se necesitan sobres o notas adhesivas a juego; de ser así, indicarlo para planificarlos en conjunto.
Firma de correo
- Nombre, cargo, empresa, teléfono, correo electrónico, sitio web, dirección; cuáles son obligatorios.
- Si se incluye la imagen del logotipo de la empresa, y los requisitos de tamaño y formato de la imagen.
- Si se incluyen cuentas de redes sociales o códigos QR; de ser así, a dónde dirigen.
- Si se necesitan versiones para diferentes departamentos o personas.
- La firma debe adaptarse a la visualización en los clientes de correo más comunes; esto debe considerarse durante el diseño, no corregirse después.
De dónde provienen las diferencias de precio
No existe una tarifa única para estos tres tipos de materiales. Las diferencias provienen principalmente de los siguientes puntos. Al solicitar una cotización, explicarlos con claridad permite comparar presupuestos:
- Si ya existe una guía básica: si ya hay logotipo y guía, se trata de una extensión de aplicación; si no, primero hay que elaborar la guía, lo que implica una carga de trabajo diferente.
- Cantidad de materiales: no es lo mismo hacer solo la tarjeta que hacer tarjeta + hoja membretada + firma de correo juntas; la estructura de precios unitarios cambia.
- Número de versiones: tarjeta a doble cara en chino e inglés, firma de correo para varios departamentos, etc., aumentan la carga de trabajo.
- Si se requiere coordinación de impresión: entregar solo archivos de diseño no es lo mismo que incluir revisión previa a impresión y comunicación con el impresor.
- Rondas de modificación: cuántas rondas de cambios incluye la cotización y cómo se calculan las adicionales; preguntarlo de antemano.
La impresión, el papel, los acabados y la distribución normalmente no están incluidos en el costo de diseño y deben confirmarse por separado con el impresor. Se recomienda verificar directamente con el impresor el tipo de papel, el gramaje y el método de impresión, ya que las especificaciones de archivo pueden variar entre impresores.
Qué revisar en la entrega y validación
El punto más propenso a problemas en un diseño unificado es la entrega. Hay tres aspectos clave:
- Distinguir los tres tipos de archivos: archivos finales (como PDF para impresión, imágenes para correo), archivos fuente editables (como AI, PSD y otros archivos por capas) y la situación de licencias de fuentes e imágenes. Debe quedar claro qué archivos están dentro del alcance de entrega, si las fuentes son de uso comercial y si las imágenes tienen licencia; esto no está incluido por defecto en el costo de diseño.
- Verificar la exactitud de la información: teléfono, correo electrónico, dirección, ortografía de nombres, cotejando cada dato con la información original. Este tipo de errores no se pueden corregir después de la impresión.
- Confirmar los requisitos de impresión: sangrado, líneas de corte, modo de color, conversión de fuentes a curvas, etc., según lo indicado por el impresor, sin aplicar criterios por experiencia propia.
En la firma de correo también hay que confirmar adicionalmente: si al abrirla en diferentes dispositivos se muestran correctamente las fuentes, las imágenes y los saltos de línea. Esto no puede garantizarse solo con el archivo de diseño; hay que probarlo en correos reales.
Un orden de ejecución habitual
Si se empieza desde cero, se puede avanzar en este orden: organizar el logotipo y la guía básica (color, tipografía, jerarquía de información, márgenes) → confirmar la lista de materiales para cada uno de los tres soportes → empezar por la tarjeta de presentación, porque es la que tiene más información y más restricciones → extender las mismas reglas a la hoja membretada y la firma de correo → hacer una verificación unificada de la información → entregar por separado los archivos para impresión y los archivos para correo. El objetivo es que los tres elementos compartan un mismo conjunto de reglas, en lugar de ajustarlos después para que coincidan.
Si la empresa también necesita carteles, folletos, presentaciones PPT u otros materiales comerciales, se recomienda planificarlos bajo la misma guía básica para evitar que cada tipo de material tenga su propio estándar. Para servicios relacionados, puede consultar servicios de diseño gráfico.
