名刺、レターヘッド、メール署名の統一とは、三つを「似せる」ことではなく、まずこの三つに適用できるブランド基本規範を定め、それぞれの媒体条件に合わせて実行することです。これら三つの共通点は、面積が小さく、情報が固定され、繰り返し使われることです。そのため、基本規範が明確でないと、制作のたびに一からコミュニケーションを取り直すことになります。
まず基本規範を定め、それから三つを制作する
統一デザインで本当に事前に決めておくべきなのは、書き留めて異なる担当者が実行できるいくつかの変数です。
- ロゴの使用方法：横版か縦版か、最小使用サイズ、周囲に確保する余白。名刺とレターヘッドではスペースが異なるため、一つのバージョンしかないと、その都度拡大縮小することになり、比率が崩れやすくなります。
- メインカラーと補助カラーの色値：印刷にはCMYK、画面やメール署名にはRGBまたは16進数を使用します。同じ色でも二つの体系では数値が異なるため、それぞれ記録する必要があり、一つだけ書くわけにはいきません。
- フォント：日本語と英語それぞれに1～2種類を指定し、見出しと本文でどれを使うかを明記します。メール署名では、相手のパソコンにそのフォントがない場合を考慮する必要があります。
- 情報の階層：会社名、氏名、役職、連絡先、住所、ウェブサイトなど、必須の情報、任意の情報、並べる順序を決めます。
- 版面と余白：名刺とレターヘッドそれぞれの安全余白を定め、文字がはみ出さないようにします。
これらを決めれば、名刺、レターヘッド、メール署名は同じルールを異なるサイズに適用したものになり、三つの独立した創作ではなくなります。
三つの媒体ごとに準備する資料
基本規範は共通ですが、各媒体にはそれぞれの資料要件があります。一度に揃えておくと、後から追加でやり取りする手間が省けます。
名刺
- 日本語と英語の氏名、役職、部署、および表記順（例：日本語を先にするか英語を先にするか）。
- 電話、メール、ウェブサイト、住所を一字一句確認。市外局番、内線番号、大文字小文字も含みます。
- QRコードの要否、QRコードのリンク先。QRコード自体は使用可能な画像またはリンクを提供する必要があります。
- 両面か片面か、裏面に何を入れるか（空白、ロゴ、他言語版など）。
- 完成サイズと用紙の傾向（例：標準サイズか変形サイズか）。
レターヘッド
- 用途：日常の印刷書簡、見積書のヘッダー、正式な書簡など。用途によってヘッダーに載せる情報量が変わります。
- 完成サイズ：一般的にはA4ですが、他の規格もあるため明確にします。
- ヘッダー・フッターに記載する情報：会社名、ロゴ、住所、電話、ウェブサイト、統一社会信用コードなど、実際の必要に応じてリストアップします。
- 印刷領域を確保するかどうか。本文がヘッダー・フッターに重ならないようにします。
- 封筒やメモ用紙など関連アイテムの要否。必要なら一緒に説明し、まとめて計画できるようにします。
メール署名
- 氏名、役職、会社、電話、メール、ウェブサイト、住所のうち、必須のもの。
- 会社ロゴ画像を入れるか、入れる場合のサイズと形式の要件。
- SNSアカウントやQRコードを入れるか、入れる場合のリンク先。
- 部署や個人ごとに異なるバージョンが必要か。
- 署名は一般的なメールクライアントでの表示方法に適合する必要があります。これはデザイン時点で考慮すべきで、後から修正するものではありません。
見積もりの差が生まれる要因
これら三つの媒体の見積もりに統一相場はありません。差は主に以下の点から生じます。見積もり依頼時に明確に伝えることで、比較可能な見積もりになります。
- 基本規範の有無：ロゴと規範が既にある場合はアプリケーション展開ですが、ない場合はまず規範を整備する必要があり、作業量が異なります。
- 媒体の数：名刺のみか、名刺＋レターヘッド＋メール署名をまとめてかで、単価構造が変わります。
- バージョン数：名刺の日英両面、メール署名の複数部署版などは作業量を増やします。
- 印刷対応の要否：デザインファイルの納品のみか、プリフライトチェックや印刷会社とのやり取りを含むかは別物です。
- 修正回数：見積もりに何回の修正が含まれるか、超過分の計算方法を事前に確認する必要があります。
印刷、用紙、加工、配送は通常デザイン費に含まれず、印刷会社に別途確認する必要があります。具体的な用紙、坪量、印刷方法は、印刷会社に直接要件を確認することをお勧めします。印刷会社によってファイル規範が異なる場合があります。
納品と検収で確認すべきこと
統一デザインで最も問題が起きやすいのは納品段階です。特に以下の三点を確認します。
- 三種類のファイルを区別する：完成ファイル（印刷用PDF、メール用画像など）、編集可能なソースファイル（AI、PSDなどのレイヤーファイル）、およびフォントと画像のライセンス状況。どのファイルが納品範囲に含まれるか、フォントが商用利用可能か、画像にライセンスがあるかは、デザイン費にデフォルトで含まれるものではありません。
- 情報の正確性を確認する：電話、メール、住所、氏名の綴りを、元資料と項目ごとに照合します。この種の誤りは印刷後に修正できません。
- 印刷要件を確認する：塗り足し、トンボ、カラーモード、フォントのアウトライン化などは、印刷会社が提示する要件に従ってください。経験で当てはめないようにします。
メール署名ではさらに、異なるデバイスで開いたときにフォント、画像、改行が正常に表示されるかを確認する必要があります。これはデザインファイル自体では保証できず、実際のメールでテストする必要があります。
一般的な実行順序
ゼロから始める場合は、次の順序で進めることができます。まずロゴと基本規範（色、フォント、情報階層、余白）を整理する → 三つの媒体それぞれの資料リストを確認する → 情報が最も密集し制約が多い名刺から制作する → 同じルールをレターヘッドとメール署名に展開する → 情報を一度まとめて照合する → 印刷用ファイルとメール用ファイルをそれぞれ納品する。この目的は、三つが同じルールを共有し、後から調整して無理に一致させるのではなく、最初から一貫性を持たせることです。
企業がポスター、パンフレット、プレゼンテーション資料など他のビジネス媒体も必要とする場合は、同じ基本規範の下で一緒に計画することをお勧めします。媒体ごとに別々の基準が生まれるのを避けられます。関連サービスはグラフィックデザインサービスをご参照ください。
