En la subcontratación mensual de diseño gráfico, las disputas más comunes no giran en torno al precio, sino a dos cuestiones: cuántos diseños se deben realizar realmente en el mes y cuántas veces se puede modificar un mismo diseño. Cuando estos dos puntos quedan ambiguos, ambas partes sienten que pierden: la empresa cree que pagó la cuota mensual pero no recibió lo esperado, y el diseñador percibe que las solicitudes se acumulan sin límite. A continuación se explica, en un orden práctico, cómo establecer estos acuerdos.
Primero definir "un diseño", luego hablar de cantidades
La falta de claridad en las cláusulas de cantidad se debe, en gran medida, a que no se ha definido qué es "un diseño". En un mismo cartel, ¿cambiar solo el texto cuenta como una nueva pieza? Si se adapta un mismo concepto visual a tres tamaños, ¿se considera una pieza o tres? Se recomienda fijar primero la unidad de medida en el acuerdo. Las prácticas habituales son:
- Por entregable: un cartel, una página de PPT, una imagen cuadrada para redes sociales cuentan cada uno como una pieza. Adecuado cuando los tipos de material son variados y la carga de trabajo por pieza es muy dispar.
- Por proyecto: un conjunto de identidad visual con tres tamaños cuenta como un proyecto. Adecuado para difusión multicanal de un mismo tema.
- Por conversión de horas de trabajo: no se fija un número de piezas, sino las horas disponibles al mes, y la empresa prioriza. Adecuado para equipos con demanda fluctuante y difícil de prever en número de piezas.
Los tres métodos pueden combinarse, pero debe especificarse en el acuerdo qué tipo de necesidad se rige por cada unidad de medida. Por ejemplo: "Las imágenes habituales para redes sociales se cuentan por pieza; la identidad visual de campañas se cuenta por proyecto".
La cantidad debe especificar el criterio, no solo el número
La frase "10 piezas al mes" por sí sola no es suficiente. Se recomienda acordar también:
- Objeto de medición: si se cuenta el número de imágenes finales o el número de entregas que incluyen archivos fuente.
- Tamaños y especificaciones: si una misma imagen en varios tamaños ocupa una pieza cada uno, o si se acuerda que "hasta tres tamaños de una misma imagen cuentan como una pieza".
- Si lo no utilizado se acumula: si las piezas no usadas en el mes se trasladan al mes siguiente o se pierden. Este punto genera expectativas muy diferentes y debe especificarse.
- Cómo se calcula el exceso: si la parte excedente se cobra por pieza adicional o se descuenta del mes siguiente. Se debe especificar el criterio del precio unitario, pero el monto concreto lo determinan las partes según su situación; este artículo no proporciona cifras de mercado.
- Planificación y plazos: cuándo envía la empresa sus solicitudes y cuándo entrega el diseñador, para evitar que se concentren solicitudes a fin de mes y no se puedan completar.
Rondas de revisión: distinguir entre "modificación" y "rehacer"
La falta de acuerdo en las rondas de revisión suele deberse a que se mezclan dos tipos de situaciones: una es ajustar dentro de una dirección ya establecida, como cambiar textos, sustituir imágenes, ajustar espaciados o cambiar colores; la otra es cambiar de dirección, como modificar el estilo, la estructura de maquetación o el concepto visual principal. La primera es una modificación; la segunda se acerca más a rehacer, tiene un costo diferente y no debería compartir la misma bolsa de rondas.
Una redacción operativa consiste en definir el alcance de la modificación:
- Una ronda de revisión: la empresa reúne y envía sus comentarios de una sola vez, y el diseñador realiza un ajuste en base a ellos. Enviar comentarios dispersos en varias veces puede contabilizarse como varias rondas.
- Alcance incluido: ajustes dentro de la dirección, como textos, sustitución de imágenes, colores, espaciados, posición de elementos locales.
- Alcance no incluido: cambio de estilo general, cambio de estructura de maquetación, cambio de concepto visual principal; estos se tratan como nueva necesidad o como rehacer.
- Límite de rondas: lo habitual es acordar de dos a tres rondas por pieza, según lo que decidan las partes. Debe especificarse cómo se factura el exceso.
- Forma de retroalimentación: usar comentarios, capturas de pantalla con marcas o listas en un documento; acordar una sola forma para reducir confirmaciones innecesarias.
Ejemplo (escenario hipotético, solo como referencia de redacción): "Cada pieza final incluye dos rondas de revisión. La empresa deberá reunir sus comentarios en una sola comunicación tras recibir el borrador inicial. Los ajustes dentro de la dirección cuentan como rondas; el cambio de estilo o de estructura de maquetación se considera una nueva necesidad y se mide por separado".
Incluir también urgencias, pausas y cancelaciones
En la colaboración mensual, los pedidos urgentes y las cancelaciones son frecuentes; acordarlos de antemano evita muchas explicaciones:
- Urgencia: qué se considera urgente, con cuánta antelación debe solicitarse, si ocupa piezas del mes o se factura aparte.
- Pausa: si la empresa pausa sus solicitudes del mes por alguna razón, cómo se gestiona la cuota mensual y si se traslada.
- Cancelación: si una solicitud ya iniciada pero cancelada cuenta para el número del mes.
- Ritmo de comunicación: fijar una reunión semanal o quincenal para revisar el avance y evitar descubrir a fin de mes que las cantidades no cuadran.
Entrega y aceptación: las cláusulas de cantidad deben alinearse con los entregables
La cantidad se refiere a "cuántas piezas se hacen"; la aceptación se refiere a "qué se entrega". Ambas deben estar alineadas; de lo contrario, puede ocurrir que "se completaron las piezas, pero no se obtienen archivos utilizables". Se recomienda distinguir en el acuerdo:
- Archivos finales: imágenes exportadas listas para usar, como JPG, PNG, PDF.
- Archivos editables: archivos fuente por capas, como PSD, AI, PPT. Debe especificarse si se incluyen en la cuota mensual y en qué grado se entregan.
- Alcance de licencia: el uso y la licencia de materiales, tipografías e imágenes; especialmente cuando se involucran recursos de terceros.
- Materiales de impresión: cuando hay impresión, los requisitos de sangrado, modo de color, conversión de tipografías a curvas, etc., deben confirmarse con la imprenta antes de dar el visto bueno final; esto no es una especificación que el diseñador pueda decidir por sí solo.
Si la empresa necesitará modificar por su cuenta más adelante, conviene aclarar desde el inicio la forma de entrega de los archivos fuente. Puede consultar la explicación sobre archivos de entrega en conocimientos de diseño gráfico.
Un marco de acuerdo adaptable
Llevando lo anterior al texto, el acuerdo incluiría aproximadamente estos bloques: unidad de medida y piezas por mes, si lo no utilizado se acumula, rondas de revisión y definición de modificación, criterios de facturación por rehacer y excesos, reglas de urgencia y pausa, lista de entregables y forma de aceptación, y plazos para el envío de solicitudes y comentarios. No es necesario que sea muy extenso, pero cada punto debe ser lo suficientemente concreto como para poder determinar "si cuenta o no".
Si la empresa tiene simultáneamente necesidades de material de marca, imágenes para redes sociales y archivos de presentación, puede agruparlas bajo distintos criterios de medición para evitar aplicar un mismo estándar de piezas a materiales con cargas de trabajo muy diferentes. Al planificar recursos de diseño mensuales, se puede combinar con el alcance real de los servicios de diseño gráfico para establecer el número de piezas y rondas por mes, y luego plasmarlo en un acuerdo escrito.
