Welche Dateien kleine Unternehmen für ein grundlegendes Markendesign benötigen

Kleine Unternehmen stehen oft vor der Frage: Welche Dateien müssen wir eigentlich haben, damit es ausreicht? Die Antwort hängt nicht von der Anzahl der Dateien ab, sondern davon, was Sie damit vorhaben. Wenn Sie zunächst nur Visitenkarten, PowerPoint-Präsentationen und Social-Media-Profilbilder vereinheitlichen möchten, benötigen Sie andere Dateien als ein Unternehmen, das ein vollständiges Markenhandbuch erstellen möchte.

Im Folgenden werden die Dateitypen einzeln erläutert. Für jede Kategorie wird erklärt, welches Problem sie löst, welche Formate üblich sind und worauf bei der Abnahme zu achten ist. Wenn Sie ein Design in Auftrag geben möchten, können Sie anhand dieser Liste feststellen, welcher Teil fehlt, und dann entscheiden, ob Sie alles auf einmal oder in mehreren Schritten erledigen. Relevante Dienstleistungen finden Sie unter Grafikdesign-Service.

1. Vektordatei des Logos: Der unverzichtbarste Teil

Das Logo ist das am häufigsten wiederverwendete Element im Markendesign. Es sollte mindestens eine Vektordatei enthalten, üblicherweise in Formaten wie AI, EPS oder SVG. Vektordateien lassen sich verlustfrei vergrößern und eignen sich für Schilder, Druck und großformatige Ausgaben. Wenn nur PNG oder JPG vorhanden ist, kann es bei Vergrößerung zu unscharfen Kanten oder Treppeneffekten kommen.

Neben der Vektordatei werden in der Regel auch einige exportierte Fertigbilder für verschiedene Anwendungsfälle benötigt:

• PNG mit transparentem Hintergrund: für Webseiten, PowerPoint, zum Überlagern auf dunklem oder hellem Hintergrund.
• Version mit weißem oder schwarzem Hintergrund: für Situationen, in denen keine transparente Überlagerung möglich ist.
• Einfarbige Version: für Stempel, Gravuren, einfarbigen Druck usw., bei denen nur eine Farbe möglich ist.

Bei der Abnahme ist darauf zu achten, zwischen „Fertigbild“ und „editierbarer Quelldatei“ zu unterscheiden. Fertigbilder können direkt verwendet werden, aber Farben, Buchstabenabstände oder Struktur können nicht geändert werden. Nur Quelldateien ermöglichen spätere Anpassungen. Bei der Lieferung sollte klar angegeben werden, welche Datei editierbar ist und welche nur ein Export ist.

2. Schrift- und Farbdefinitionsdateien

Ein einheitliches Markendesign basiert auf klaren Vorgaben für Schriften und Farben, nicht auf spontanen Entscheidungen.

Für Schriften muss festgehalten werden: Welche Schrift für Überschriften, welche für Fließtext, und welche für Deutsch bzw. andere Sprachen. Ein praktisches Problem: Viele kommerzielle Schriften benötigen eine Lizenz. Nur weil sie im Designentwurf verwendet werden können, heißt das nicht, dass Sie sie für den Druck oder kommerzielle Zwecke nutzen dürfen. Bei der Lieferung sollten die Schriftnamen bestätigt werden, und Sie sollten selbst prüfen, ob eine Lizenz erforderlich ist. Gehen Sie nicht davon aus, dass Schriften frei kommerziell genutzt werden können.

Für Farben müssen genaue Farbwerte angegeben werden, nicht nur „ungefähr dieses Blau“. Üblich sind mehrere Darstellungsformen:

• HEX oder RGB: für Bildschirme, Webseiten, Social Media.
• CMYK: für den Druck.
• Pantone-Farbnummer (falls relevant): für Druck oder Materialien mit hohen Farbanforderungen.

Bildschirmfarben und Druckfarben können unterschiedlich wirken. Dieselben Farben erscheinen auf Smartphone, Monitor und Papier nicht identisch. Daher sollten Farbwerte je nach Verwendungszweck separat angegeben werden und nicht als ein universeller Wert.

3. Einseitige grundlegende Anleitung

Kleine Unternehmen benötigen nicht unbedingt ein mehrseitiges Markenhandbuch, aber eine kurze Anleitung ist sehr nützlich. Sie beantwortet die Frage: „Wie verwendet man das Logo, wenn man es erhält?“ Der Inhalt umfasst:

• Wie viel Freiraum um das Logo herum sein muss, damit es nicht am Rand klebt oder andere Elemente überdeckt.
• Die minimale Verwendungsgröße, damit es nicht zu klein und unleserlich wird.
• Erlaubte Farbkombinationen und nicht empfohlene Anwendungen (z. B. Verzerren, Umranden, unpassende Farben).
• Hauptfarbe, Sekundärfarbe und die entsprechenden Farbwerte.
• Namen der Schriften für Überschriften und Fließtext.

Diese Anleitung muss nicht umfangreich sein; ein bis zwei Seiten reichen für den täglichen Gebrauch. Ihr Wert liegt darin, dass sie als Referenz dient, egal ob Sie selbst Grafiken erstellen oder jemanden beauftragen, damit der Stil nicht jedes Mal variiert.

4. Einige häufig verwendete Materialdateien

Zu den „Dateien“ eines grundlegenden Markendesigns gehören auch fertige oder editierbare Vorlagen für konkrete Materialien. Kleine Unternehmen priorisieren meist diese:

• Visitenkarten: Editierbare Druckvorlagen, bei denen Beschnittzugabe und Schnittmarken berücksichtigt werden. Die genauen Spezifikationen für Druckdateien sollten mit dem Druckdienstleister abgestimmt werden, da Anforderungen an Beschnitt, Farbmodus und Dateiformat je nach Druckerei variieren können.
• Briefpapier, Umschläge oder Briefkopfvorlagen: Für formelle Geschäftsdokumente, in der Regel editierbare Dokumentvorlagen.
• PowerPoint- oder Präsentationsvorlagen: Titelseite, Inhaltsverzeichnis, Inhaltsseiten, Abschlussseite – für die wiederholte interne Nutzung.
• Social-Media-Vorlagen: Profilbild, Titelbild, gängige Layouts mit austauschbaren Text- und Bildplätzen.

Diese Materialien müssen nicht alle auf einmal erstellt werden. Sie können mit Visitenkarten und PowerPoint-Vorlagen beginnen und den Rest nach Bedarf ergänzen. Wichtig ist, dass bei jedem Element die editierbare Datei erhalten bleibt, um später Inhalte ändern zu können, ohne alles neu zu machen.

5. Abnahme bei der Lieferung

Nach Erhalt der Dateien empfiehlt es sich, die folgenden Punkte zu prüfen, um Nacharbeit zu vermeiden:

• Lässt sich die Vektordatei normal öffnen? Ist die Ebenenstruktur klar?
• Hat das exportierte PNG einen transparenten Hintergrund? Ist es auf dunklem und hellem Hintergrund gut sichtbar?
• Sind alle Farbwerte vorhanden? Sind Bildschirm- und Druckfarben getrennt angegeben?
• Sind die Schriftnamen angegeben? Ist eine zusätzliche Lizenz erforderlich?
• Sind bei Druckdateien Beschnitt und Farbmodus gemäß den Anforderungen des Druckdienstleisters eingestellt?
• Sind editierbare Dateien und Fertigbilder getrennt abgelegt? Sind die Dateinamen verständlich?

Wenn nur Bilder ohne Quelldateien geliefert werden, kann selbst eine Änderung der Telefonnummer oder Farbe eine Neuerstellung erfordern, was die Kosten erhöht. Achten Sie bei der Abnahme daher zuerst darauf, ob Änderungen möglich sind, und erst dann auf die Optik.

6. Nach Bedarf in Etappen, nicht alles auf einmal

Die Dateiliste für ein grundlegendes Markendesign kann als Reihenfolge vom Kern zur Peripherie verstanden werden: Logo-Vektordatei, Schrift- und Farbdefinitionen sowie eine einseitige Anleitung sind die drei Kernpunkte. Materialdateien wie Visitenkarten, PowerPoint- und Social-Media-Vorlagen werden nach tatsächlicher Nutzungshäufigkeit ergänzt.

Überlegen Sie zuerst, wo Sie die Dateien in den nächsten drei Monaten einsetzen werden, und entscheiden Sie dann, welche Dateien in dieser Runde erstellt werden. Das ist praktischer, als alles auf einmal anzufordern, was später nicht gebraucht wird. Bei Bedarf können Sie auch vorhandene Dateien zusammenstellen und dann feststellen, wo Lücken sind.