Avant de créer le site, clarifiez ces documents de base
Lorsqu'une PME décide de créer un site web, elle se concentre souvent sur le design et les fonctionnalités, mais néglige une étape clé : la préparation des documents. Une préparation complète des documents permet de faire avancer le processus de création du site en douceur ; des documents incomplets peuvent entraîner des communications répétées et prolonger les délais. Alors, quels documents faut-il préparer pour un site web d'entreprise ? Cet article dresse une liste par catégorie pour vous aider à vérifier.
Informations de base de l'entreprise
Le site doit présenter l'identité de l'entreprise. Voici les informations de base :
- Nom complet et abréviation de l'entreprise : utilisés pour les mentions de copyright, la page « À propos de nous », etc.
- Présentation de l'entreprise : incluant la date de création, l'activité principale, la taille, les particularités, etc. Il est recommandé de préparer une présentation officielle de 200 à 500 mots, ainsi qu'une version courte.
- Coordonnées : adresse, téléphone, e-mail, compte WeChat public (optionnel), compte de service client en ligne, etc.
- Logo de l'entreprise : de préférence au format vectoriel (comme AI, EPS, CDR) ou en PNG haute résolution pour rester net à différentes tailles.
- Valeurs ou culture : comme la mission, la vision, les valeurs fondamentales, qui peuvent être affichées dans le pied de page ou sur la page « À propos de nous ».
Documents sur les produits et services
Contenu essentiel à présenter, à préparer à l'avance :
- Catégories de produits : établir une hiérarchie claire, par exemple catégories principales et sous-catégories.
- Détails des produits : nom de chaque produit, images, spécifications, instructions d'utilisation, scénarios d'application, etc. Les images doivent être en haute résolution et de préférence aux mêmes dimensions.
- Cas clients ou études de cas : exemples de collaborations réelles, incluant le contexte, le processus et les résultats, pour renforcer la confiance. Attention à anonymiser les données pour éviter de divulguer des informations confidentielles.
- Processus de service : si des services personnalisés sont proposés, préparez un schéma ou des étapes pour aider les visiteurs à comprendre le mode de collaboration.
Documents de qualification et de reconnaissance
Ces éléments renforcent la crédibilité du site. Préparez des versions électroniques :
- Registre du commerce : nécessaire pour l'enregistrement du site, de préférence sous forme de scan.
- Licences ou certificats de qualification : comme la licence d'exploitation alimentaire, la licence ICP, les certificats de brevet, les certifications de qualité, etc.
- Prix et distinctions : photos de trophées ou de certificats, en respectant les droits d'auteur.
- Marques partenaires ou lettres d'autorisation : si vous avez des partenaires importants ou des autorisations de marque, vous pouvez les afficher.
Documents relatifs au nom de domaine et au serveur
Documents techniques :
- Nom de domaine : enregistré à l'avance, de préférence en lien avec le nom de l'entreprise ou la marque, et vérifié.
- Informations sur le serveur ou l'hébergement : adresse IP, identifiants du panneau de gestion, informations de la base de données, etc. Si vous déléguez à une agence, fournissez les justificatifs d'achat ou aidez à la migration.
- Informations d'enregistrement : pour un site en Chine, l'enregistrement est obligatoire. Généralement, l'agence vous aide, mais vous devez fournir les informations de l'entité (registre du commerce, carte d'identité du représentant légal, etc.).
Contenu et textes
Chaque page du site doit être remplie de contenu textuel :
- Texte de la page d'accueil : slogan de la marque, avantages clés, proposition de valeur, généralement court.
- À propos de nous : historique de l'entreprise, présentation de l'équipe, valeurs, etc.
- Actualités ou mises à jour : préparez quelques articles sur le secteur ou des nouvelles de l'entreprise, à mettre à jour régulièrement.
- FAQ ou questions fréquentes : répondez aux questions courantes des clients pour les aider à s'informer.
- Conditions d'utilisation et politique de confidentialité : indispensables si le site propose une inscription ou collecte des données.
Autres documents auxiliaires
- Images : photos de fond du secteur, de l'environnement de travail, de l'équipe, etc. Utilisez de préférence des images dont vous détenez les droits pour éviter les violations.
- Vidéos : vidéos promotionnelles de l'entreprise, démonstrations de produits, pour renforcer l'attrait du site.
- Sites de référence : listez quelques sites du même secteur ou que vous aimez pour donner une idée du style de design souhaité.
Points d'attention pour la préparation des documents
- Format uniforme : images au format JPEG ou PNG, textes en Word ou PDF pour faciliter la collaboration.
- Conformité des droits d'auteur : tous les textes, images et vidéos doivent provenir de sources légales, évitez les éléments non autorisés.
- Fourniture par étapes : si les documents sont nombreux, commencez par le contenu essentiel (informations de l'entreprise, images des produits), puis complétez.
- Conservation de copies : pendant la création du site, des modifications seront fréquentes. Gardez une copie locale des fichiers originaux.
Conclusion
La préparation des documents pour la création d'un site web n'est pas compliquée, mais nécessite une planification préalable. Vérifiez chaque élément de la liste ci-dessus pour garantir une collaboration efficace avec l'agence. Si certains documents manquent, vous pouvez les fournir au fur et à mesure, mais les informations clés (nom de l'entreprise, coordonnées, images des produits) doivent être prioritaires. Plus la préparation est complète, plus le lancement du site se fera en douceur.