Zunächst: Fertige Datei und Quelldatei unterscheiden
Viele Auftraggeber erhalten bei der Abnahme einer PPT-Präsentation eine exportierte PDF-Datei oder pro Seite ein Bild. Solche Dateien lassen sich ansehen und projizieren, aber Texte können nicht geändert und Diagrammdaten nicht angepasst werden. Wenn Sie später Zahlen aktualisieren, Namen austauschen oder Formulierungen anpassen möchten, reichen diese fertigen Dateien nicht aus.
Eine Quelldatei ist die native Projektdatei des Designwerkzeugs, z. B. eine .pptx-Datei von PowerPoint, eine .key-Datei von Keynote oder eine exportierte editierbare Projektdatei eines Designwerkzeugs. Nur bei Quelldateien kann von „editierbaren Inhalten“ gesprochen werden. Klären Sie vor der Abnahme, welche Art von Datei Sie erhalten, und prüfen Sie dann die folgenden Punkte einzeln.
Ist Text noch Text?
Öffnen Sie die Quelldatei und klicken Sie in Überschriften und Fließtext, um zu sehen, ob der Cursor hineingesetzt und der Text direkt geändert werden kann. Häufige Probleme: Überschriften wurden in Bilder oder Konturen umgewandelt – sie sehen wie Text aus, lassen sich aber nicht anklicken. Oder der Fließtext wurde in einzelne Textfelder pro Zeile aufgeteilt, sodass zum Ändern eines Satzes mehrere Felder verschoben werden müssen.
Bei der Prüfung können Sie auf Folgendes achten:
• Sind Überschriften, Fließtext und Fußzeilen als editierbarer Text vorhanden?
• Bleibt ein Absatz in einem Textfeld erhalten, statt zeilenweise aufgeteilt zu sein?
• Ändern sich chinesische und englische Satzzeichen sowie Aufzählungszeichen zusammen mit dem Text?
Wenn der Designer Text in Grafiken umgewandelt hat, geschah dies meist, um Layoutverschiebungen durch fehlende Schriftarten zu vermeiden. Das geht jedoch zu Lasten der Editierbarkeit. Sie können eine zusätzliche Version mit editierbarem Text anfordern.
Können Diagramme und Daten aktualisiert werden?
Häufig vorkommende Balken-, Kreis- und Liniendiagramme in PPT können auf zwei Arten erstellt werden: entweder als editierbares Diagramm, das per Doppelklick Daten ändern lässt, oder als Screenshot bzw. Vektorgrafik, die nur betrachtet werden kann.
Wenn Ihre Präsentationsdaten sich quartalsweise oder projektbezogen ändern, sollten Sie sicherstellen, dass das Diagramm ein editierbares Objekt ist und die zugehörige Datentabelle geöffnet werden kann. Die Prüfung ist einfach: Doppelklicken Sie auf das Diagramm und sehen Sie, ob ein Datenbearbeitungsfenster erscheint. Handelt es sich nur um ein Bild, müssen Sie für neue Daten ein neues Diagramm erstellen.
Sind Bilder und Symbole austauschbar?
Prüfen Sie, ob Bilder in das Layout eingebettet sind oder ob sie einzeln ausgewählt und ersetzt werden können. Bei manchen Designs werden mehrere Bilder und der Hintergrund zu einem großen Bild zusammengefügt. Dann muss für ein neues Foto die gesamte Seite neu erstellt werden.
Dasselbe gilt für Symbole. Wenn Symbole Vektorformen oder editierbare Gruppen sind, lassen sich Farbe und Größe anpassen. Handelt es sich um Bitmaps, werden sie beim Vergrößern unscharf. Versuchen Sie bei der Abnahme, ein Symbol auszuwählen und die Füllfarbe zu ändern.
Layout, Master und Farben
Eine fachgerecht gelieferte PPT integriert das Layout in den Master, sodass neue Seiten den einheitlichen Stil übernehmen. Prüfen Sie zwei Punkte: Werden beim Hinzufügen einer neuen Seite Titel, Seitenzahl und Hintergrund automatisch übernommen? Ändert sich das gesamte Design, wenn Sie die Master-Farben anpassen?
Wenn jede Seite manuell zusammengesetzt wurde, muss eine neue Seite von Grund auf ausgerichtet werden, was die spätere Pflege sehr aufwendig macht. Das gehört zur Editierbarkeit und sollte bei der Abnahme bestätigt werden.
Schriftarten, Animationen und Links
Bei Schriftarten sollten Sie die im Quelldatei verwendeten Schriftnamen prüfen und feststellen, ob diese Schriftarten auf Ihrem Computer verfügbar sind. Wenn spezielle Schriftarten verwendet werden, für die Sie keine Lizenz haben, können sie beim Öffnen ersetzt werden und das Layout gerät durcheinander. Klären Sie mit dem Designer, ob die Schriftarten mit der Datei geliefert werden oder ob Sie selbst eine Lizenz erwerben müssen.
Prüfen Sie bei Animationen und Übergängen, ob sie erhalten bleiben und bearbeitet werden können. Wenn die Präsentation später auf einem anderen Computer abgespielt werden soll, stellen Sie außerdem sicher, dass die Wiedergabeumgebung diese Effekte unterstützt.
Hyperlinks, Inhaltsverzeichnis-Sprünge sowie eingebettete Videos oder Audiodateien sollten bei der Lieferung ebenfalls angeklickt werden, um zu prüfen, ob die Links korrekt führen und ob Medien eingebettet oder extern verlinkt sind.
Editierbare Dateien und Nutzungsrechte sind zwei verschiedene Dinge
Eine editierbare Quelldatei zu erhalten bedeutet nicht, dass Sie die kommerziellen Nutzungsrechte an allen enthaltenen Materialien besitzen. Bilder, Symbole und Schriftarten können aus externen Materialbibliotheken stammen, deren Lizenzbedingungen unterschiedlich sind. Bei der Lieferung sollte angegeben werden, welche Materialien kommerziell genutzt werden dürfen und welche nur für diese Präsentation verwendet werden dürfen, um Probleme bei späterer Veröffentlichung zu vermeiden.
Wenn Sie eine vollständige Präsentationsdesign-Leistung benötigen, können Sie sich über unsere Grafikdesign-Leistungen informieren. Gehen Sie bei der Abnahme die oben genannten editierbaren Punkte einzeln durch – das zeigt besser als die reine Betrachtung des fertigen Ergebnisses, ob die Quelldatei wirklich nutzbar ist.
