Primero distinga entre producto final y archivo fuente
Muchos clientes, al recibir un PPT para su aceptación, reciben un PDF exportado o una imagen por página. Estos archivos se pueden ver y proyectar, pero no permiten modificar el texto ni ajustar los datos de los gráficos. Si posteriormente necesita actualizar cifras, reemplazar nombres de personal o ajustar la redacción, este tipo de archivo final no será suficiente.
El archivo fuente se refiere al archivo de proyecto nativo de la herramienta de diseño, como .pptx de PowerPoint, .key de Keynote, o archivos de proyecto editables exportados por herramientas de diseño. Solo el archivo fuente permite hablar de "contenido editable". Antes de la aceptación, confirme primero qué tipo de archivo ha recibido y luego revise punto por punto lo siguiente.
¿El texto sigue siendo texto?
Abra el archivo fuente, haga clic en el título y el cuerpo del texto, y verifique si el cursor puede posicionarse y si se puede modificar directamente. Los problemas comunes son: el título se ha convertido en imagen o contorno, parece texto pero no se puede seleccionar; el cuerpo del texto se ha dividido en un cuadro de texto por línea, y para cambiar una frase hay que mover varios cuadros.
Al revisar, preste atención a:
• Si los títulos, el cuerpo del texto y los pies de página son texto editable;
• Si los párrafos se mantienen dentro de un solo cuadro de texto, en lugar de estar divididos línea por línea;
• Si la puntuación en chino e inglés y las viñetas cambian junto con el texto.
Si el diseñador convirtió el texto en gráficos, probablemente fue para evitar desajustes de diseño por falta de fuentes, pero esto sacrifica la editabilidad. Puede solicitar que también se proporcione una versión con texto editable.
¿Se pueden actualizar los gráficos y los datos?
Los gráficos de barras, circulares y de líneas comunes en PPT se pueden realizar de dos maneras: una es insertar un gráfico editable, que al hacer doble clic permite modificar los datos; la otra es una captura de pantalla o un gráfico vectorial, que solo se puede ver pero no modificar.
Si los datos de su presentación se actualizan por trimestre o proyecto, debe confirmar que los gráficos son objetos editables y que se puede abrir la tabla de datos correspondiente. La forma de verificarlo es sencilla: haga doble clic en el gráfico y vea si aparece una ventana de edición de datos. Si es solo una imagen, significa que para cambiar los datos posteriormente habrá que rehacer el gráfico.
¿Se pueden reemplazar las imágenes y los iconos?
Verifique si las imágenes están incrustadas en el diseño y si se pueden seleccionar y reemplazar individualmente. Algunos diseños combinan varias imágenes y el fondo en una sola imagen grande, por lo que cambiar una foto implica rehacer toda la página.
Lo mismo ocurre con los iconos. Si el icono es una forma vectorial o un grupo editable, se pueden ajustar el color y el tamaño; si es un mapa de bits, se verá borroso al ampliarlo. Al revisar, intente seleccionar un icono y vea si puede cambiar el color de relleno.
Diseño, patrón y combinación de colores
Un PPT entregado de manera profesional incluye el diseño en el patrón, de modo que las páginas nuevas mantengan un estilo uniforme. Al revisar, observe dos puntos: al agregar una página nueva, si el título, el número de página y el fondo se aplican automáticamente; al cambiar la combinación de colores del patrón, si todas las páginas cambian en consecuencia.
Si cada página se ha armado manualmente, agregar una página nueva requerirá alinear todo desde cero, y el costo de mantenimiento posterior será alto. Esto forma parte de la editabilidad y merece confirmarse durante la aceptación.
Fuentes, animaciones y enlaces
En cuanto a las fuentes, confirme los nombres de las fuentes utilizadas en el archivo fuente y si están disponibles en su computadora. Si se utilizó una fuente especial y usted no tiene licencia, al abrir el archivo podría ser sustituida y el diseño se desajustaría. En este caso, debe confirmar con el diseñador si la fuente se proporciona con el archivo o si usted debe obtener la licencia por su cuenta.
Verifique si las animaciones y los efectos de transición se conservan y se pueden editar. Si posteriormente se van a reproducir en otra computadora, también confirme si el entorno de reproducción admite estos efectos.
Los hipervínculos, la navegación del índice, los videos o audios incrustados también deben probarse al momento de la entrega, para confirmar que los enlaces apuntan correctamente y si los archivos multimedia están incrustados o enlazados externamente.
Archivo editable y licencia de uso son dos cosas distintas
Obtener el archivo fuente editable no significa que usted posea la licencia comercial de todos los materiales incluidos. Las imágenes, los iconos y las fuentes pueden provenir de bancos de material de terceros, y los alcances de las licencias varían. En la entrega se debe indicar qué materiales se pueden usar comercialmente y cuáles están limitados a esta presentación, para evitar problemas al publicarlos posteriormente.
Si necesita un servicio completo de diseño de presentaciones, puede consultar nuestro servicio de diseño gráfico. Al momento de la aceptación, revise uno por uno los elementos editables mencionados anteriormente; esto le permitirá juzgar mejor si el archivo fuente es realmente utilizable, más que observar solo el efecto final.
