Viele Unternehmen schreiben auf ihrer Website nur einen Satz wie „Wir liefern pünktlich“ oder „Unser professionelles Team garantiert Qualität“ – das bringt Kunden nicht wirklich weiter. Eine wirklich nützliche Lieferbeschreibung sollte Kunden bereits vor der Zusammenarbeit klar machen: Was bekomme ich, wie läuft der Prozess ab, wann ist alles fertig und wie wird die Abnahme definiert? Das reduziert spätere Missverständnisse und zeigt Professionalität.
Die Lieferbeschreibung muss vier Fragen beantworten
Bevor Sie die Lieferbeschreibung verfassen, überlegen Sie, was Kunden am meisten interessiert:
- Was wird geliefert? Welche konkreten Ergebnisse gibt es, z. B. Quellcode, Design-Dateien, Bedienungsanleitung, Schulungsvideos oder alles zusammen.
- Wie wird geliefert? Auf welchem Weg erfolgt die Übergabe – per Online-Versand, als physische Kopie oder durch Bereitstellung auf dem Server des Kunden.
- Wann wird geliefert? Wie lange dauert es von der Vertragsunterzeichnung bis zur Lieferung? Gibt es Zwischenstände?
- Wann gilt die Lieferung als abgeschlossen? Was sind die Abnahmekriterien, z. B. einwandfreie Funktion, vollständige Dokumentation und Bestätigung durch den Kunden.
Wenn diese vier Punkte klar sind, ist der Großteil der Lieferbeschreibung bereits gelungen.
Struktur der Lieferbeschreibung
Die Lieferbeschreibung muss nicht lang sein, aber klar strukturiert. Empfehlenswert sind folgende Abschnitte:
1. Lieferumfang
Listen Sie alle Liefergegenstände auf, am besten in einer Tabelle oder Liste. Zum Beispiel:
- Quellcode der Website (inkl. Datenbankskripte)
- Design-Quelldateien (PSD oder AI)
- Bedienungsanleitung für das Backend (PDF)
- Administrator-Zugang (Initialpasswort muss geändert werden)
- Hinweise zur Domain-Einrichtung (falls erforderlich)
Ergänzen Sie bei jedem Punkt eine kurze Erläuterung, z. B. „Der Quellcode ist nur für dieses Projekt bestimmt und enthält keine Lizenzen für Drittanbieter-Komponenten.“
2. Lieferprozess
Beschreiben Sie die Schritte vom Projektstart bis zur endgültigen Lieferung, damit Kunden wissen, was sie in jeder Phase erhalten. Zum Beispiel:
- Anforderungsabstimmung: Beide Seiten bestätigen Funktionsumfang und Design-Entwürfe.
- Entwicklung und Test: Nach internen Tests stellen wir einen Link zur Testumgebung bereit.
- Kundenabnahme: Der Kunde prüft die Testumgebung und gibt Änderungswünsche.
- Offizieller Start: Bereitstellung auf dem Produktionsserver und Einrichtung der Domain.
- Dokumentenübergabe: Übergabe aller Liefergegenstände und Zugangsdaten.
3. Lieferzeit
Geben Sie den voraussichtlichen Zeitrahmen an, aber vermeiden Sie feste Daten, da unvorhersehbare Faktoren auftreten können. Formulieren Sie z. B. „Die erste Version wird innerhalb von 30 Arbeitstagen nach Vertragsunterzeichnung und Eingang der Anzahlung geliefert“ und ergänzen Sie: „Bei Verzögerungen durch den Kunden verschiebt sich der Termin entsprechend.“
4. Abnahmekriterien
Definieren Sie klar, wann der Kunde die Leistung als abgenommen betrachtet. Zum Beispiel:
- Alle Funktionen laufen gemäß Anforderungsdokumentation einwandfrei.
- Die Seiten werden in gängigen Browsern (Chrome, Edge, Safari) korrekt angezeigt.
- Das Backend kann normal angemeldet und bedient werden.
- Der Kunde bestätigt die Abnahme per Unterschrift auf dem Abnahmeprotokoll oder per E-Mail.
Wichtige Punkte bei der Formulierung
Verständliche Sprache verwenden
Vermeiden Sie zu viele Fachbegriffe. Erklären Sie z. B. „Bereitstellung“ als „Website auf den Server bringen, damit Besucher sie aufrufen können“. Wenn Fachbegriffe nötig sind, fügen Sie beim ersten Auftreten eine kurze Erklärung in Klammern hinzu.
Grenzen und Ausnahmen klar benennen
Die Lieferbeschreibung ist kein Versprechenskatalog. Schreiben Sie klar, was nicht im Lieferumfang enthalten ist, z. B. „Kosten für Plugins von Drittanbietern sind nicht enthalten“ oder „Schulungen für vom Kunden selbst vorgenommene Änderungen sind nicht enthalten“. So vermeiden Sie unrealistische Erwartungen.
Kommunikationspunkte hervorheben
Markieren Sie im Prozess Stellen, an denen der Kunde mitwirken muss, z. B. „Logo-Quelldateien bereitstellen“ oder „Homepage-Design bestätigen“. So wird deutlich, dass die Lieferung eine Zusammenarbeit ist und nicht einseitig erfolgt.
Aktualisierung und Pflege
Die Lieferbeschreibung ist kein einmaliges Dokument. Wenn sich Leistungen, Prozesse oder Produktversionen ändern, muss sie zeitnah angepasst werden. Zum Beispiel bei Einführung einer Wartungsphase oder neuer Liefergegenstände. Überprüfen Sie die Beschreibung regelmäßig, damit sie mit der Realität übereinstimmt.
Abschließender Hinweis
Die Lieferbeschreibung ist Teil Ihrer Website und kann Vertrauen schaffen. Wichtiger ist jedoch, dass Sie sich tatsächlich daran halten. Wenn Sie „24-Stunden-Reaktionszeit“ versprechen, müssen Sie das auch einhalten. Sonst wird aus einer schönen Beschreibung schnell eine Quelle negativer Bewertungen.
