En el sitio web de una empresa, muchas compañías simplemente escriben una frase como "entregamos a tiempo" o "equipo profesional garantizado", y el cliente lo lee como si no lo hubiera leído. Una descripción de entrega realmente útil debe permitir que el cliente sepa claramente antes de colaborar: qué recibirá, cómo será el proceso, cuándo se completará y cómo se considerará aceptado. Esto no solo reduce malentendidos posteriores, sino que también refleja la profesionalidad de la empresa.
La descripción de entrega debe responder a cuatro preguntas
Antes de redactar la descripción de entrega, piensa en las cuatro cosas que más preocupan al cliente:
- Qué se entrega: cuáles son los entregables específicos, como el código fuente del sitio web, los diseños, el manual de operación, los videos de capacitación, o si incluye todo.
- Cómo se entrega: de qué manera se proporciona al cliente, si es por envío en línea, copia física o implementación en el servidor del cliente.
- Cuándo se entrega: cuánto tiempo tomará desde la firma del contrato hasta la entrega, y si hay entregas por fases.
- Cómo se considera completada la entrega: cuáles son los criterios de aceptación, como que las páginas carguen correctamente, las funciones estén operativas, los materiales estén completos, y la confirmación del cliente.
Si se aclaran estas cuatro preguntas, la descripción de entrega estará casi completa.
Organización del contenido de la descripción de entrega
La descripción de entrega no necesita ser extensa, pero su estructura debe ser clara. Se recomienda dividirla en varias secciones:
1. Lista de entregables
Enumera todos los entregables, preferiblemente en una tabla o lista. Por ejemplo:
- Código fuente del sitio web (incluyendo scripts de base de datos)
- Archivos fuente de diseño (formato PSD o AI)
- Manual de operación del backend (PDF)
- Cuenta de administrador (la contraseña inicial debe cambiarse)
- Instrucciones de resolución de dominio (si es necesario)
Después de cada elemento, se puede añadir una nota, como "El código fuente se utiliza solo para este proyecto, no incluye licencias de componentes de terceros".
2. Proceso de entrega
Describe los pasos desde el inicio del proyecto hasta la entrega final, para que el cliente sepa qué recibirá en cada etapa. Por ejemplo:
- Confirmación de requisitos: ambas partes confirman la lista de funciones y los diseños.
- Desarrollo y pruebas: después de las pruebas internas, se proporciona el enlace del entorno de pruebas.
- Aceptación del cliente: el cliente revisa en el entorno de pruebas y envía comentarios.
- Lanzamiento oficial: se implementa en el servidor de producción y se completa la resolución de dominio.
- Entrega de materiales: se proporcionan todos los entregables y cuentas.
3. Tiempo de entrega
Indica el período estimado, pero no des fechas exactas, ya que pueden existir factores incontrolables. Se puede escribir "La primera versión se entregará dentro de los 30 días hábiles posteriores a la firma del contrato y la recepción del pago inicial", y añadir "Si hay retrasos por causas del cliente, el tiempo de entrega se extenderá en consecuencia".
4. Criterios de aceptación
Especifica en qué condiciones el cliente considera que la entrega está aceptada. Por ejemplo:
- Todas las funciones operan correctamente según el documento de requisitos.
- Las páginas se muestran correctamente en los navegadores principales (Chrome, Edge, Safari).
- El backend se puede iniciar sesión y operar correctamente.
- El cliente firma el formulario de confirmación de entrega o envía una confirmación por correo electrónico.
Puntos clave en la redacción
Usa un lenguaje que el cliente entienda
Evita demasiados términos técnicos, como "implementación" o "iteración", que pueden explicarse como "colocar el sitio web en el servidor para que los visitantes puedan acceder". Si es necesario usarlos, añade una aclaración entre paréntesis la primera vez que aparezcan.
Define límites y excepciones
La descripción de entrega no es una carta de compromiso; debe indicar claramente qué situaciones no están incluidas en el alcance de la entrega. Por ejemplo, "No incluye el costo de compra de complementos de terceros" o "No incluye capacitación para que el cliente modifique el contenido por sí mismo". Esto evita expectativas poco realistas por parte del cliente.
Destaca los puntos de comunicación
En el proceso, señala los lugares donde se requiere la colaboración del cliente, como "Proporcionar el archivo fuente del logo" o "Confirmar el diseño de la página de inicio". Así el cliente entiende que la entrega es una colaboración mutua, no una espera unilateral.
Actualización y mantenimiento
La descripción de entrega no se escribe una sola vez. Cuando cambien los servicios, procesos o versiones de productos de la empresa, debe actualizarse oportunamente. Por ejemplo, si se añade un período de mantenimiento postventa o se lanza un nuevo tipo de entregable, debe modificarse en consecuencia. Se recomienda revisar periódicamente para asegurar que el contenido coincida con la realidad.
Recordatorio final
La descripción de entrega es parte del contenido del sitio web; si está bien redactada, puede aumentar la confianza. Pero lo más importante es que, en la práctica, se cumpla realmente lo que se indica. Si la descripción promete "respuesta en 24 horas", debe cumplirse. De lo contrario, incluso la descripción más bonita se convertirá en una fuente de críticas negativas.
