Qué textos y medidas debe confirmar el cliente antes del diseño de etiquetas de producto

El diseño de etiquetas de producto es diferente al de un póster o una página de detalles. La etiqueta se adhiere al producto final; un milímetro de diferencia o un texto omitido puede provocar que todo el lote de etiquetas se desperdicie. Por eso, antes de comenzar el diseño, lo importante no es la estética, sino dejar claros dos puntos: «qué tamaño tendrá la etiqueta» y «qué debe decir obligatoriamente la etiqueta». A continuación se detalla lo que el cliente debe confirmar según el orden real del encargo.

1. Definir primero el tamaño físico y la forma de la etiqueta

El tamaño de la etiqueta se refiere al tamaño real del producto terminado una vez adherido al envase, no al tamaño del lienzo del diseño. El cliente debe proporcionar o confirmar la siguiente información:

• Largo y ancho finales: por ejemplo, 60 mm × 40 mm. Si la etiqueta es circular, indicar el diámetro; si es irregular, proporcionar el troquel o una descripción del contorno.
• Ubicación de pegado: si va en el cuerpo de la botella, la cara de la caja, la bolsa o el cierre. El etiquetado en superficies curvas y planas requiere diferentes márgenes de composición.
• Medidas reales del envase: si el cliente solo entrega el envase, puede medir el ancho y alto de la zona donde se puede adherir la etiqueta para evitar que sobresalga en superficies curvas y se despegue.
• Sangrado y márgenes: las etiquetas impresas suelen requerir sangrado; el valor exacto debe confirmarse con el impresor, ya que varía según el método de impresión y el material. El archivo de diseño debe incluir un margen de seguridad para evitar que el texto se corte o quede sobre las esquinas redondeadas.

Si el cliente aún no está seguro del tamaño, puede proporcionar fotos de la muestra del envase y medidas aproximadas para que el diseñador proponga varias opciones. Sin embargo, el tamaño final de impresión debe ser confirmado por escrito por el cliente.

2. Revisar uno por uno los textos obligatorios en la etiqueta

Los textos de la etiqueta se dividen en dos categorías: los que decide el cliente (marca y descripciones) y los exigidos por normativa o canal de venta. Estos últimos debe confirmarlos el cliente según su producto y región de venta; el diseñador no asume la responsabilidad de juzgar su cumplimiento normativo. Los textos que suelen requerir confirmación incluyen:

• Marca y nombre del producto: escritura exacta del logotipo principal, secundario y nombre de la serie, incluyendo mayúsculas, espacios y puntuación.
• Especificaciones y contenido neto: por ejemplo, contenido neto 250 g; la unidad y el valor deben escribirse de forma uniforme.
• Lista de ingredientes o composición: el cliente proporciona la versión final; el diseñador solo maqueta el texto entregado y no verifica su exactitud.
• Información de producción: nombre del fabricante, dirección, origen, fecha de producción o ubicación del lote. Si el lote se imprime con chorro de tinta, debe dejarse un espacio en blanco en la etiqueta.
• Vida útil o condiciones de almacenamiento: la redacción la confirma el cliente.
• Instrucciones de uso o advertencias: el cliente proporciona el texto original; el diseñador no lo modifica por iniciativa propia.
• Datos de contacto: teléfono, sitio web, dirección, etc., confirmados y proporcionados por el cliente.

Se recomienda que el cliente organice estos textos en una lista de texto plano, indicando cuáles son obligatorios, cuáles opcionales y cuáles tienen una ubicación fija. Una vez confirmados los textos, cuanto más tarde se realice un cambio, mayor será el costo, especialmente después de haber creado las planchas o impreso.

3. Códigos de barras, símbolos y elementos gráficos

Estos elementos no suelen ser generados por el diseñador, pero deben reservarse sus espacios:

• Código de barras del producto: el cliente proporciona el archivo o el número de código de barras y confirma el tamaño y la zona de silencio. La escala y combinación de colores deben cumplir con los requisitos de uso; esto se confirma con el cliente o el proveedor del código.
• Sellos de certificación, símbolos de reciclaje, logotipo de marca: el cliente proporciona archivos vectoriales o imágenes de alta resolución y confirma los colores y el tamaño mínimo de uso.
• Código QR: confirmar el enlace al que dirige, el tamaño y si necesita zona de silencio.

Si el cliente solo dispone de imágenes de baja resolución para el logotipo o los símbolos, debe indicarse con antelación para que proporcione archivos vectoriales o confirme si acepta la resolución existente.

4. Materiales, acabados y método de impresión

El material y los acabados de la etiqueta influyen en cómo se prepara el diseño. El cliente debe confirmarlo con el impresor y comunicarlo al diseñador:

• Material: papel, PET, PVC, papel estucado, etc. Cada material afecta la reproducción del color y la absorción de tinta.
• Acabado superficial: laminado, barnizado, estampado en caliente, relieve, etc. El estampado y el relieve requieren capas o planchas adicionales.
• Método de impresión: digital, offset, flexografía, etc., lo que determina el modo de color y los requisitos de sangrado.
• Estándar de color: si el cliente tiene requisitos específicos de color, debe proporcionar el código de color o una muestra física. El color en pantalla y el color impreso difieren; esto debe aclararse de antemano.

Si el cliente aún no ha definido esta información, el diseño puede realizarse de forma convencional, pero el archivo final de impresión debe generarse después de que el impresor confirme los requisitos.

5. Archivos de entrega y método de confirmación

Antes de comenzar el diseño, acordar con el cliente qué se entregará y cómo se confirmará reduce retrabajos:

• Archivo final: PDF u otro formato especificado para impresión, con sangrado y líneas de corte.
• Archivo editable: si se entrega el archivo fuente, si las fuentes e imágenes son editables; esto debe aclararse de antemano. La entrega del archivo fuente suele implicar licencias de fuentes e imágenes; el cliente debe confirmar que tiene derecho a usar dichos recursos.
• Archivo de vista previa: imagen o PDF para confirmación interna del cliente, marcado como «no apto para impresión».
• Flujo de confirmación: quién firma la confirmación final de textos y medidas, cómo se contabilizan las rondas de modificación; todo esto se acuerda antes del encargo.

6. Lista de verificación lista para usar

Organice lo anterior en una lista para que el cliente la complete antes de empezar:

1. Tamaño final, forma y ubicación de la etiqueta
2. Sangrado y margen de seguridad (confirmar con el impresor)
3. Escritura exacta de marca, producto y serie
4. Contenido neto, especificaciones, ingredientes, información de producción, vida útil, advertencias
5. Archivo o número de código de barras, enlace del código QR
6. Archivos de logotipo y sellos de certificación
7. Material, acabado superficial, método de impresión
8. Requisitos de color o muestra física
9. Tipo de archivo de entrega y rondas de modificación
10. Responsable de la confirmación final

Si el cliente necesita además servicios de identidad visual, etiquetas de envase u otros trabajos de diseño gráfico, puede consultar primero el alcance de nuestros servicios de diseño gráfico y luego preparar la información según la lista anterior. La impresión, solicitud de códigos de barras, registro de marcas y diseño estructural de envases no están incluidos por defecto y deben confirmarse por separado.