Viele Unternehmen erstellen bei der Planung einer offiziellen Website ein Dokument zum Website-Erstellungsprozess. Wenn das Dokument jedoch voller Fachbegriffe oder Entwicklungsdetails ist, sind Kunden oft verwirrt und benötigen wiederholte Erklärungen. Der Schlüssel, um den Prozess für Kunden verständlicher zu machen, liegt darin, in der Sprache des Kunden zu sprechen und den Bauprozess in eine klare Roadmap zu übersetzen: „Was wird zuerst gemacht, was dann, und was erhält man am Ende?“. Im Folgenden wird aus Kundensicht eine Reihe von Schreibweisen für den Website-Erstellungsprozess vorgestellt, die sich für die Präsentation vor Kunden eignen.
Phasen in für Kunden wahrnehmbare Meilensteine aufteilen
Kunden interessieren sich nicht dafür, welches Framework im Backend verwendet wird oder wie die Datenbank gestaltet ist; sie fragen: „Wann kann ich den ersten Entwurf sehen?“, „Wann kann ich Inhalte einfügen?“, „Wie lange dauert es bis zum Launch?“. Daher sollte der Prozess nach Liefermeilensteinen gegliedert werden, nicht nach internen Arbeitsschritten. Allgemein kann man folgende Phasen unterscheiden:
- Bedarfsermittlung und Konzeptfestlegung: Beide Seiten besprechen die Website-Ziele, Seitenstruktur und Funktionsanforderungen und erstellen ein gemeinsam bestätigtes Konzeptdokument.
- Design-Entwurf und Freigabe: Der Designer erstellt auf Basis des Konzepts Mockups für die Startseite und Unterseiten. Der Kunde sieht den visuellen Stil, gibt Feedback und stimmt zu.
- Frontend- und Backend-Entwicklung: Entwickler setzen das Design in klickbare Seiten um und bauen das Content-Management-System. In dieser Phase sieht der Kunde möglicherweise keine großen Änderungen, erhält aber regelmäßige Fortschrittsupdates.
- Inhaltsbefüllung und Daten-Upload: Der Kunde liefert Firmenbeschreibung, Produktbilder, Fallstudien usw., die vom Betrieb oder Entwickler auf die Website hochgeladen werden.
- Test und Anpassungen: Beide Seiten überprüfen gemeinsam Seitenanzeige, Link-Weiterleitungen, Formularübermittlungen usw. und beheben Probleme.
- Live-Schaltung: Die Website wird auf den Produktionsserver deployed, die Domain wird verbunden, und nach Abschluss der Registrierung oder Prüfung wird sie für die Öffentlichkeit zugänglich gemacht.
Zeitpläne statt technischer Beschreibungen verwenden
Im Prozessdokument sollte jeder Phase ein ungefährer Zeitrahmen beigefügt werden. Zum Beispiel: „Die Bedarfsermittlung dauert in der Regel 3-5 Werktage“ oder „Das Design-Feedback ist normalerweise auf 2 Runden begrenzt“. So hat der Kunde realistische Erwartungen an den Gesamtzeitraum und drängt nicht ständig in der Mitte. Zeitpläne können mit einfachen Tabellen oder Gantt-Diagrammen dargestellt werden, aber vermeiden Sie Wörter wie „absolut“ oder „garantiert“. Verwenden Sie stattdessen „voraussichtlich“ oder „in der Regel“.
Aufgaben beider Seiten klar definieren
Viele Kunden wissen nach dem Lesen des Prozesses immer noch nicht, was sie selbst beitragen müssen. Daher kann unter jeder Phase eine zweispaltige Tabelle stehen: eine Spalte für die Aufgaben des Dienstleisters (z. B. Design-Entwurf, Seitenentwicklung) und eine für die Aufgaben des Kunden (z. B. Bestätigung der Anforderungen, Bereitstellung von Text- und Bildmaterial, Prüfung des Designs). So kann der Kunde nachschlagen und weiß genau, wann er was tun muss.
Lebensnahe Metaphern für Fachbegriffe
Einige Schritte sind für Kunden ungewohnt, wie „Registrierung“, „Server-Deployment“ oder „Frontend-Interaktion“. Verwenden Sie Analogien zum besseren Verständnis:
- Registrierung: Wie das Beantragen eines Personalausweises für die Website – es müssen Unterlagen eingereicht werden, und es dauert in der Regel einige Werktage.
- Server-Deployment: Wie das Aufstellen eines fertigen Hauses an einem Ort mit 24-Stunden-Stromversorgung, damit Besucher jederzeit darauf zugreifen können.
- Frontend-Entwicklung: Verwandelt das Design in klickbare Seiten im Browser – wie das Einrichten einer Rohbauwohnung nach Bauplan, um sie bewohnbar zu machen.
Diese Metaphern müssen nicht in jedem Dokument vorkommen, können aber bei häufig nachgefragten Schritten eingefügt werden.
Rückmeldungs- und Änderungsmechanismen erklären
Kunden haben oft Angst: „Was, wenn mir etwas nicht gefällt?“ Daher sollte der Prozess den Änderungsmechanismus erklären: Vor der Design-Freigabe können Änderungswünsche geäußert werden; nach der Entwicklung können funktionale Probleme behoben werden; größere strukturelle Änderungen oder neue Funktionen können jedoch Zeit und Kosten beeinflussen. Klare Regeln reduzieren spätere Konflikte. Vermeiden Sie Formulierungen wie „unbegrenzte Änderungen“ oder „Zufriedenheitsgarantie“. Schreiben Sie stattdessen „Änderungen im angemessenen Rahmen“ oder „Anpassungen nach Absprache je nach Situation“.
Checkliste für den Kunden am Ende
Am Ende des Prozessdokuments kann eine einfache Checkliste vor dem Launch stehen, z. B.:
- Sind alle Seiten fehlerfrei erreichbar?
- Sind Kontaktdaten, Adresse und Karte korrekt?
- Sind die Produktbilder scharf?
- Gibt es Demo-Inhalte in den News/Fallstudien-Bereichen?
Diese Liste ermutigt den Kunden, vor dem Launch aktiv zu prüfen, und reduziert die Wahrscheinlichkeit von Problemen nach dem Launch. Gleichzeitig zeigt sie die Sorgfalt und Professionalität des Dienstleisters.
Hinweis: Ein Prozessdokument muss nicht übermäßig detailliert sein. Für kleine und mittlere Unternehmen reicht es, den Prozess auf 6-8 Meilensteine zu beschränken und in einfacher Sprache die Ergebnisse und Aufgaben jedes Schrittes zu erklären. Das reicht aus, damit Kunden es verstehen und Vertrauen fassen. Wenn Kunden an technischen Details interessiert sind, können diese in einem Anhang oder mündlich erklärt werden – nicht im Hauptprozess mit zu vielen Fachbegriffen überladen.