Muitas empresas, ao se prepararem para criar um site corporativo, elaboram um documento de processo de construção. No entanto, se o documento estiver cheio de jargões técnicos ou detalhes de desenvolvimento, os clientes geralmente ficam confusos e precisam de explicações repetidas. A chave para tornar o processo mais compreensível para os clientes é usar uma linguagem familiar a eles, transformando o processo de construção em um roteiro claro de "o que fazer primeiro, o que fazer depois e o que obter no final". Abaixo, sob a perspectiva do cliente, organizamos uma abordagem adequada para apresentar o processo de construção do site aos clientes.
Divida as fases em marcos que o cliente possa perceber
Os clientes não se importam com qual framework foi usado no backend ou como o banco de dados foi projetado; eles se preocupam com "quando verei o primeiro rascunho", "quando poderei preencher o conteúdo" e "quanto tempo até o lançamento". Portanto, o processo deve ser dividido com base nos marcos de entrega, e não nas etapas internas. Geralmente, pode ser dividido nas seguintes fases:
- Confirmação de requisitos e definição do plano: Ambas as partes comunicam os objetivos do site, a estrutura de seções e os requisitos funcionais, resultando em um documento de plano aprovado por ambas.
- Entrega e aprovação do design: O designer cria mockups da página inicial e páginas internas com base no plano. O cliente vê o estilo visual e fornece feedback até a aprovação.
- Desenvolvimento front-end e back-end: Os desenvolvedores transformam os mockups em páginas clicáveis e constroem o sistema de gerenciamento do backend. Nesta fase, o cliente pode não ver mudanças visíveis, mas pode receber atualizações periódicas de progresso.
- Preenchimento de conteúdo e upload de materiais: O cliente fornece conteúdo como apresentação da empresa, imagens de produtos e artigos de casos, que são carregados no site pela equipe de operações ou desenvolvimento.
- Testes e ajustes: Ambas as partes verificam funções como exibição de páginas, links de navegação e envio de formulários, corrigindo problemas encontrados.
- Lançamento e publicação: O site é implantado no servidor oficial, o domínio é vinculado e, após a conclusão do registro ou auditorias relevantes, fica acessível ao público.
Substitua descrições técnicas por prazos
No documento do processo, cada fase deve incluir um prazo aproximado. Por exemplo, "a fase de confirmação de requisitos geralmente leva de 3 a 5 dias úteis" ou "as revisões do design geralmente são limitadas a 2 rodadas". Isso dá ao cliente uma expectativa realista do cronograma geral, evitando cobranças frequentes durante as fases intermediárias. Os prazos podem ser indicados com uma tabela simples ou gráfico de Gantt, mas evite palavras como "absoluto" ou "garantido"; prefira "previsto" ou "geralmente".
Esclareça as responsabilidades de cada parte
Muitos clientes, mesmo após ver o processo, ainda não sabem o que precisam fazer. Portanto, abaixo de cada fase, pode-se incluir duas colunas: uma com as responsabilidades do prestador de serviço (empresa de construção de sites ou equipe interna), como criar o design e desenvolver as páginas; e outra com o que o cliente precisa fazer, como aprovar requisitos, fornecer textos e imagens, e revisar o design. Assim, o cliente pode se preparar e saber exatamente quando agir.
Use analogias do dia a dia para explicar etapas técnicas
Algumas etapas são desconhecidas para os clientes, como "registro", "implantação no servidor" e "interação front-end". Use analogias para facilitar a compreensão:
- Registro: É como obter um RG para o site; é necessário enviar documentos para análise, geralmente levando alguns dias úteis.
- Implantação no servidor: Equivale a colocar a casa construída em um local com energia 24 horas, para que os visitantes possam acessá-la a qualquer momento.
- Desenvolvimento front-end: Transformar o design em páginas clicáveis no navegador, como seguir um projeto de decoração para transformar um imóvel bruto em um espaço habitável.
Essas analogias não precisam ser incluídas em todos os documentos, mas podem ser adicionadas quando os clientes frequentemente perguntam sobre essas etapas.
Inclua explicações sobre feedback e ajustes
O que mais preocupa os clientes é "e se eu não gostar do resultado?". Portanto, o processo deve incluir o mecanismo de ajustes: antes da aprovação do design, podem ser feitas sugestões de alteração; após o desenvolvimento, problemas funcionais podem ser corrigidos; mas mudanças estruturais grandes ou adição de novas funcionalidades podem impactar prazos e custos. Esclarecer as regras reduz disputas futuras. Evite promessas como "ajustes ilimitados" ou "satisfação garantida"; em vez disso, escreva "ajustes dentro de limites razoáveis" ou "negociação conforme a situação real".
Forneça uma lista de verificação final para o cliente
Ao final do documento do processo, inclua uma lista de verificação pré-lançamento simples, como:
- Todas as páginas estão funcionando corretamente?
- As informações de contato, endereço e mapa estão corretos?
- As imagens dos produtos estão nítidas?
- A seção de notícias/casos tem conteúdo de demonstração?
Essa lista incentiva o cliente a participar ativamente da verificação antes do lançamento, reduzindo a probabilidade de problemas após a publicação. Além disso, demonstra o cuidado e profissionalismo do prestador de serviço.
Dica: O documento do processo não precisa ser extremamente detalhado. Para pequenas e médias empresas, manter o processo em 6 a 8 marcos, com uma linguagem simples explicando o resultado de cada etapa e as responsabilidades de cada parte, já é suficiente para que o cliente entenda e confie. Se o cliente tiver interesse em detalhes técnicos, eles podem ser explicados separadamente em anexos ou verbalmente, sem sobrecarregar o processo principal com muitos termos técnicos.