Como organizar um plano de reformulação do site com mais clareza antes do lançamento

Muitos planos de reformulação de site parecem completos à primeira leitura, mas quando chegam às mãos de designers e desenvolvedores, quem executa ainda não sabe por onde começar. O problema normalmente não está na expressão escrita, mas no fato de o plano conter apenas direções, sem objetos: quais páginas manter, quais conteúdos mesclar, como tratar os links antigos, quais páginas abrir uma a uma antes do lançamento para confirmar — nada disso está claro. Para organizar um plano de reformulação com mais clareza, o essencial é substituir "o que fazer" por "o que fazer em qual página, qual arquivo, qual seção, e até que ponto isso é considerado concluído".

Primeiro, faça o inventário do site antigo — só assim o plano terá base

A primeira parte de um plano de reformulação não deve ser como será a nova página inicial, mas sim o que o site antigo tem atualmente. Sem esse documento de base, todas as decisões posteriores serão baseadas em impressões.

Recomenda-se que o inventário comece pela exportação ou organização de três listas a partir do site antigo:

• Lista de páginas: liste as páginas existentes por seção, registrando o título, a URL, a seção a que pertencem e o tipo aproximado de conteúdo (apresentação de produto, cases, notícias, contato etc.). Se o painel administrativo permitir exportar, exporte; caso contrário, navegue nível por nível e registre.
• Lista de conteúdos: quantos produtos, cases e artigos existem, quais foram atualizados recentemente e quais não são alterados há dois ou três anos. O critério pode ser simples: conteúdos atualizados no último ano e ainda em uso no negócio têm prioridade de manutenção.
• Lista de links: registre quais páginas recebem links externos e quais são frequentemente referenciadas internamente. Essas páginas exigem mais cautela durante a reformulação, pois desempenham não apenas uma função de exibição.

Após concluir o inventário, o plano poderá indicar claramente "esta reformulação envolve aproximadamente X páginas e Y conteúdos", em vez de uma frase genérica como "reformulação completa do site".

Defina o destino de cada conteúdo, em vez de dizer genericamente "otimizar"

Como tratar o conteúdo antigo é a parte mais fácil de ficar vaga em um plano de reformulação. Escrever apenas "manter conteúdos de qualidade e excluir conteúdos desatualizados" não permite que quem executa saiba classificar cada item. Uma abordagem mais clara é atribuir um destino específico a cada conteúdo:

• Migração sem alterações: conteúdo e estrutura permanecem iguais, apenas o template muda. Indicado para páginas de produtos e cases cujas informações ainda são precisas e a estrutura é clara.
• Mesclagem: vários conteúdos tratam do mesmo assunto e são unificados em uma página mais completa. Ao mesclar, é preciso especificar qual URL será mantida e como as demais serão tratadas.
• Reescrita: o tema ainda é necessário, mas o conteúdo está desatualizado ou pouco claro e precisa ser reorganizado.
• Descontinuação: conteúdos que não fazem mais parte do negócio e não possuem referências externas podem não ser incluídos no novo site.

O critério pode ser baseado em ações concretas: abra o conteúdo e verifique se ele ainda está no escopo atual do negócio, se as informações continuam precisas e se há outras páginas que o referenciam. Se duas das três respostas forem negativas, pode-se considerar a mesclagem ou descontinuação.

Vale lembrar que descontinuar um conteúdo não significa que o link antigo deixará de funcionar imediatamente. Para onde a URL antiga apontará no novo site é uma seção que deve ser escrita separadamente no plano, e não deixada para resolução improvisada após o lançamento.

Use a estrutura de seções para explicar a organização do conteúdo

O planejamento de seções em um plano de reformulação não deve se limitar a um diagrama de navegação. O diagrama mostra os pontos de entrada, mas o plano também precisa explicar o que cada seção contém, como os níveis são divididos e como se relacionam com as seções antigas.

Uma forma executável de escrever é descrever seção por seção:

• Nome e nível da seção (primeiro ou segundo nível);
• Quais tipos de conteúdo essa seção inclui e qual é o critério de inclusão;
• A qual ou quais seções do site antigo ela corresponde;
• Para onde vão os conteúdos das seções antigas que não atendem aos novos critérios.

Por exemplo, se o site antigo dividia "Notícias" e "Informações do setor" em duas seções e o novo site as unifica em uma, o plano deve especificar quais conteúdos antigos serão mantidos e quais não serão incluídos, em vez de escrever apenas "integração da seção de informações". Os níveis de seção também não devem ser muito profundos; para sites institucionais, dois a três níveis geralmente são suficientes. Níveis mais profundos dificultam tanto para visitantes quanto para a equipe de manutenção decidir onde cada conteúdo deve ficar.

A ordem de verificação antes do lançamento é mais importante que a quantidade de itens

A última parte do plano de reformulação é a verificação de lançamento. Em vez de listar dezenas de itens genéricos como "verificar se os links estão funcionando", é melhor escrever em ordem o que cada etapa verifica, quem confirma e como tratar os problemas encontrados.

Pode-se organizar na seguinte ordem:

1. Primeiro, verifique a estrutura e a navegação: partindo da página inicial, abra cada seção nível por nível e confirme que não há seções vazias, entradas inacessíveis ou links apontando para endereços do site antigo.
2. Depois, abra as páginas principais uma a uma: páginas de produtos, cases, contato e formulários devem ser abertas individualmente para confirmar que o conteúdo está completo, as imagens aparecem corretamente e os formulários podem ser enviados.
3. Em seguida, verifique os links antigos: pegue a lista de URLs antigas exportada na fase de inventário e acesse uma por uma, confirmando que o novo site abre o conteúdo correspondente ou redireciona para um local adequado. Esta etapa não pode ser apenas por amostragem, pois as páginas esquecidas costumam ser justamente as de menor tráfego.
4. Por fim, verifique os detalhes: se os títulos das páginas estão duplicados, se os nomes dos arquivos de imagem são fáceis de localizar pela equipe, se as informações de contato foram atualizadas e se as informações do rodapé estão corretas.

Cada etapa pode ter um responsável designado. Escrever no plano "quem confirma qual etapa e quando" é muito mais útil do que escrever "verificação completa antes do lançamento".

Faça com que o plano possa ser executado por outra pessoa

O critério para avaliar se um plano de reformulação é claro é simples: ao entregar o plano a um colega que não participou das discussões, ele consegue saber o que fazer primeiro, como tratar cada conteúdo e quais páginas verificar antes do lançamento? Se não conseguir, geralmente é porque o plano ainda está no nível de descrições como "otimizar a experiência" ou "melhorar a clareza da estrutura", sem chegar a páginas, arquivos e ações concretas.

Na organização, pode-se começar pelos resultados do inventário, depois pelo destino dos conteúdos, em seguida pela correspondência entre seções e, por fim, pela ordem de verificação. Depois de escrever, percorra o plano você mesmo: escolha três conteúdos antigos aleatórios e veja se o plano indica para onde cada um vai; escolha cinco URLs antigas aleatórias e veja se o plano explica como serão tratadas. Os pontos que não funcionarem são exatamente onde ainda faltam detalhes.