Nach dem Launch einer Unternehmenswebsite stellen Betreiber oft fest, dass Geschäftsunterlagen immer wieder geändert werden müssen – entweder weil die Inhalte nicht präzise genug sind oder die Struktur zu hohem Anpassungsaufwand führt. Der Hauptgrund dafür ist, dass in der Phase der Datenaufbereitung die tatsächlichen Bedürfnisse der Zielgruppe nicht ausreichend berücksichtigt wurden. Wenn man jedoch von Anfang an die Zielgruppe als zentralen Faktor in die Planung einbezieht, lassen sich die Änderungskosten nach dem Launch deutlich senken und die spätere Inhaltsverwaltung wird effizienter.
Erstellen Sie klare Benutzerprofile, um Anpassungen von Anfang an zu reduzieren
Der Ausgangspunkt für die Aufbereitung von Geschäftsunterlagen sollte nicht sein, was das Unternehmen hat, sondern was die Benutzer brauchen. Wenn die Unterlagen nur aus Unternehmenssicht Produkte, Dienstleistungen und Fallbeispiele auflisten, ohne zu berücksichtigen, worauf die Benutzer achten, wie sie Informationen finden und wie sie Entscheidungen treffen, sind nach dem Launch wahrscheinlich umfangreiche Anpassungen erforderlich. Es wird empfohlen, bereits in der frühen Phase eine Analyse der Benutzerprofile durchzuführen: Wer sind die Kernnutzer? Welches Ziel verfolgen sie beim Besuch der Website? Geht es um Produktinformationen, Vergleich von Lösungen, Preisanfragen oder Kontaktsuche? Die Informationsbedürfnisse verschiedener Benutzergruppen unterscheiden sich stark. Nur wenn diese klar sind, können die Inhalte und die Darstellungsweise optimal auf die Zielgruppe abgestimmt werden, wodurch der spätere Änderungsbedarf reduziert wird.
Strukturieren Sie Inhalte nach dem Entscheidungsweg der Benutzer
Der Strukturierungsgrad der Website-Inhalte beeinflusst direkt den späteren Änderungsaufwand. Wenn die Unterlagen einfach aneinandergereiht werden, kann eine Anpassung eines Moduls mehrere Seiten betreffen. Es wird empfohlen, die Inhalte nach dem Weg „Wahrnehmung – Überlegung – Entscheidung“ zu organisieren:
- Wahrnehmungsebene: Bieten Sie Branchenhintergrund, Unternehmensvorstellung, Kernvorteile usw., um Benutzern einen schnellen Überblick zu geben.
- Überlegungsebene: Zeigen Sie Produkt-/Dienstleistungsdetails, Fallbeispiele, Kundenbewertungen, technische Parameter usw., um den Vergleich und die Bewertung zu erleichtern.
- Entscheidungsebene: Heben Sie Kontaktmöglichkeiten, Preisinformationen, Kooperationsabläufe und häufig gestellte Fragen hervor, um Benutzer zur Kontaktaufnahme oder Lead-Generierung zu führen.
Jede Inhaltsebene sollte unabhängig voneinander sein, sodass bei späteren Aktualisierungen eines Produkts oder einer Dienstleistung nur das entsprechende Modul angepasst werden muss, ohne die Gesamtstruktur zu beeinträchtigen. Diese Schichtung macht die Website nicht nur benutzerfreundlicher, sondern reduziert auch die Komplexität und Kosten der späteren Wartung.
Erstellen Sie ein Standarddokument für Inhalte, um die Ausgabe zu vereinheitlichen
Viele Unternehmenswebsites müssen Inhalte wiederholt ändern, weil die von verschiedenen Personen bereitgestellten Unterlagen in Format, Stil und Wortwahl uneinheitlich sind. Beispielsweise liefern die Marketingabteilung Daten, die Technikabteilung Parameter und der Vertrieb Fallbeispiele – jede mit eigener Schreibweise. Die Integration in die Website erfordert dann viel Zeit für Anpassungen. Es wird empfohlen, bereits in der Phase der Datenaufbereitung ein Standarddokument für Inhalte zu erstellen, das Folgendes umfasst: Definitionen gängiger Begriffe, Richtlinien für Markennamen, Produktbenennungsregeln, Titelformate, Bildgrößenanforderungen, Formatierung von Kontaktinformationen usw. Alle an der Inhaltserstellung Beteiligten sollten sich an dieses Standarddokument halten, um den späteren Bearbeitungs- und Veröffentlichungsaufwand erheblich zu reduzieren.
Reservieren Sie Erweiterungsschnittstellen für Inhalte, um größere Strukturänderungen zu vermeiden
Das Geschäft entwickelt sich dynamisch – neue Produkte, Dienstleistungen und Fallbeispiele kommen ständig hinzu. Wenn bei der Datenaufbereitung keine zukünftigen Erweiterungen berücksichtigt werden, kann jede neue Inhaltsaufnahme eine Überarbeitung der Seitenstruktur oder sogar eine Neugestaltung der Kategorien erfordern. Es wird empfohlen, bei der Aufbereitung der Geschäftsunterlagen auf folgende drei Punkte zu achten:
- Kategorisieren Sie nicht zu fein, um zu vermeiden, dass neue Inhalte später nicht zugeordnet werden können.
- Verwenden Sie für gleichartige Inhalte dieselbe Vorlage oder Feldstruktur, um eine einfache Massenhinzufügung zu ermöglichen.
- Planen Sie in der Kategorienstruktur ein oder zwei Bereiche wie „Sonstiges“ oder „Aktuelles“ für flexible Ergänzungen.
Auf diese Weise können bei Geschäftsanpassungen einfach entsprechende Module oder Inhalte hinzugefügt werden, ohne die bestehende Seitenstruktur zu ändern, was erhebliche Änderungskosten spart.
Legen Sie einen Inhaltsprüfprozess fest, um wiederholte Änderungen nach dem Launch zu vermeiden
Viele Unternehmenswebsites müssen nach dem Launch häufig geändert werden, weil die ursprünglich veröffentlichten Inhalte nicht vollständig geprüft wurden – es gibt Ungenauigkeiten, unklare Formulierungen oder falsche Kontaktdaten. Bei der Aufbereitung der Geschäftsunterlagen sollte ein einfacher Prüfprozess etabliert werden: Zuerst bestätigt der Geschäftsverantwortliche die inhaltliche Richtigkeit, dann prüft der Redakteur Ausdruck und Format, und schließlich bestätigt der Entscheider die Gesamtrichtung. Auch wenn dies anfangs etwas mehr Zeit kostet, vermeidet es die höheren Kosten späterer wiederholter Änderungen.
Zusammenfassung und Empfehlungen
Der Schlüssel zur Reduzierung der späteren Änderungskosten einer Website liegt darin, in der Phase der Datenaufbereitung die Bedürfnisse der Zielgruppe an erste Stelle zu setzen. Durch die Erstellung klarer Benutzerprofile, die Strukturierung von Inhalten nach dem Entscheidungsweg, die Erstellung von Standarddokumenten, die Reservierung von Erweiterungsmöglichkeiten und die Einrichtung eines Prüfprozesses können Unternehmen den Wartungsaufwand nach dem Website-Launch erheblich reduzieren. Wenn Ihr Unternehmen gerade eine Website-Überarbeitung oder Inhaltsaktualisierung plant, nehmen Sie sich die Zeit, die Beziehung zwischen Geschäftsunterlagen und Zielgruppe zu analysieren – dieser Schritt erleichtert den späteren Betrieb erheblich.
