Worauf kleine und mittlere Unternehmen bei der Erstellung eines Website-Inhaltsrahmens für die langfristige Pflege achten sollten

Bei kleinen und mittleren Unternehmen wird der Inhaltsrahmen einer Website oft schon beim ersten Livegang festgelegt: Die Navigation steht, die Rubriken sind angelegt, die Seiten sind gefüllt. Die eigentlichen Probleme zeigen sich meist erst nach einem halben Jahr – man möchte eine neue Produktkategorie hinzufügen und stellt fest, dass die Navigation keinen Platz mehr bietet; man möchte zwei alte Rubriken zusammenlegen und merkt, dass externe Links und Suchmaschinen-Einträge auf die alten Adressen verweisen; man möchte eine neue Kollegin einarbeiten, doch die Bilddateien heißen alle „1.jpg“ oder „Unbenannt-2.png“.

Ein Inhaltsrahmen bedeutet also nicht, „Rubriken schön anzuordnen“, sondern strukturellen Spielraum für zukünftige Aktualisierungen, Ergänzungen, Löschungen und Überarbeitungen zu schaffen. Im Folgenden wird die Reihenfolge beschrieben, in der Pflegeverantwortliche tatsächlich auf die Probleme stoßen.

Erst drei Dinge klären, dann Rubriken anlegen

Ein unübersichtlicher Rahmen ist meist kein ästhetisches Problem, sondern resultiert daraus, dass vor dem Start drei Punkte nicht geklärt wurden. Bevor die Navigation gezeichnet wird, sollten diese auf einer Seite festgehalten werden:

• Wer pflegt und wie oft. Wenn nur eine Teilzeitkraft für die Pflege zuständig ist, sollten die Rubriken nicht zu fein gegliedert sein. Sonst bleiben viele Rubriken dauerhaft leer, was den Eindruck erweckt, die Website werde nicht gepflegt. Wenn Inhalte aus verschiedenen Abteilungen kommen, sollte die Aufteilung nach Zuständigkeiten erfolgen, nicht nach optischen Gesichtspunkten.
• Welche Inhalte langfristig stabil sind und welche sich häufig ändern. Unternehmensprofil, Kontaktdaten und Zertifikate ändern sich oft jahrelang nicht; News, Referenzen, Veranstaltungen und Produktpreise können sich monatlich ändern. Stabile Inhalte eignen sich für feste Rubriken. Veränderliche Inhalte benötigen eine Struktur, die „massenhaftes Hinzufügen“ ermöglicht – zum Beispiel eine Referenzliste mit Detailseiten, statt zehn Referenzen auf einer langen Seite unterzubringen.
• Was die Kernaufgabe der Website ist. Sollen Besucher die Kontaktdaten finden, nach dem Lesen der Produkte eine Anfrage stellen oder soll die Seite als Link für den Vertrieb dienen? Je nach Aufgabe unterscheiden sich Priorität und Tiefe der Rubriken.

Rubriken-Ebenen: lieber flacher als raten zu müssen

Erfahrungsgemäß sind bei Unternehmenswebsites von KMU maximal zwei Navigationsebenen am praktischsten: Die erste Ebene ist direkt sichtbar, die zweite erscheint beim Überfahren oder Aufklappen. Ab drei Ebenen verlieren Besucher leicht die Orientierung, und Pflegeverantwortliche vergessen schnell, wo eine tief verschachtelte Seite liegt.

Ob eine Rubrik eigenständig sein sollte, lässt sich mit zwei Fragen entscheiden:

1. Entstehen dort künftig laufend neue Inhalte? Wenn ja, lohnt sich eine eigene Rubrik. Wenn nur gelegentlich eine Erklärung eingestellt wird, kann sie in die übergeordnete Rubrik integriert werden.
2. Suchen Besucher gezielt nach dieser Rubrik? „Karriere“ oder „Kontakt“ werden direkt gesucht und gehören in die Navigation. Wenn es nur internen Präsentationszwecken dient, kann es im Footer oder unter „Über uns“ platziert werden.

Bei der Benennung von Rubriken sollten Begriffe verwendet werden, die Besucher tatsächlich nutzen, nicht interne Bezeichnungen. Angenommen, ein Unternehmen für Industrieteile nennt seine Produkte intern „Sonderanfertigungen“, während Kunden eher nach „kundenspezifischer Bearbeitung“ suchen. Dann kann die Navigation den Kundenbegriff verwenden und der interne Begriff im Seitentitel oder Text ergänzt werden. Sobald die Benennung feststeht, sollten alle Seitentitel, Breadcrumbs und Bildbeschreibungen dieser Terminologie folgen, damit im Team bei der Materialsammlung nicht jeder andere Bezeichnungen verwendet.

URLs und Dateibenennung sind die größten langfristigen Pflegekosten

Viele Nacharbeiten entstehen nicht durch inhaltliche Fehler, sondern durch unübersichtliche Adressen und Dateien. Werden beim Aufbau des Rahmens einige Regeln festgelegt, spart das später viel Zeit:

• URLs kurz auf Englisch oder in Pinyin, keine bedeutungslosen Nummern. Zum Beispiel Produktkategorien unter /products/, Referenzen unter /cases/, News unter /news/. Nach dem Livegang einer Rubrik sollten Adressen möglichst nicht mehr geändert werden. Wenn eine Anpassung nötig ist, müssen Weiterleitungen der alten Adressen und interne Links gleichzeitig bearbeitet werden.
• Bilder und Dokumente nach „Rubrik-Zweck-Datum“ benennen. Zum Beispiel cases-2024-werkstattumbau-01.jpg statt IMG_2031.jpg. So lassen sich Dateien in der Medienbibliothek des Backends schnell nach Rubrik und Zweck finden.
• Für jede Rubrik eine Vorlage „Listenseite + Detailseite“ vorsehen. Die Listenseite übernimmt Darstellung und Kategorisierung, die Detailseite den konkreten Inhalt. Neue Inhalte werden dann einfach als weiterer Eintrag in die Liste aufgenommen, ohne das gesamte Seitenlayout neu zu gestalten.

Diese Regeln erfordern keine komplexen Tools. Es genügt, sie in einem gemeinsam genutzten Dokument festzuhalten, damit neue Kolleginnen und Kollegen sie bei der Übernahme befolgen können.

Platz für „später hinzuzufügende Dinge“ einplanen

Bei langfristig gepflegten Websites sollten im Rahmen einige Bereiche vorgesehen werden:

• Footer-Bereich. Für Kontaktdaten, Impressum, Partnerlinks, Datenschutzhinweise usw. Ergänzungen hier beeinflussen die Hauptnavigation nicht.
• Empfehlungsbereiche an der Seite oder unten. Für aktuelle Referenzen, verwandte Produkte oder Aktionen. Bei Inhaltsaktualisierungen werden nur die Empfehlungen ausgetauscht, nicht die Seitenstruktur.
• Erweiterbare Kategorien. Bei Rubriken wie Produkte, Referenzen und News sollten die Kategorien nicht von Anfang an starr festgelegt werden. Referenzen können beispielsweise zunächst nach Branche sortiert werden und später nach Region – vorausgesetzt, das Backend unterstützt mehrere Kategorien oder Tags.

Wenn das Backend nur eine einzige Kategorie unterstützt, muss bei der Planung geklärt werden: Ist die Einteilung nach Branche üblicher oder nach Leistungsart? Eine Hauptkategorie wählen und andere Dimensionen im Titel oder Text unterbringen, damit später nicht die Kategorien nicht ausreichen und alles neu aufgebaut werden muss.

Vor dem Livegang prüfen – günstiger als spätere Korrekturen

Nachdem der Rahmen steht, empfiehlt sich vor der Veröffentlichung eine Prüfrunde. Geprüft wird die Struktur, nicht die Textqualität:

• Hat jede Rubrik der ersten Ebene tatsächlich Inhalte, statt einer leeren Seite oder „Im Aufbau“?
• Funktioniert jeder Link in der Navigation und führt nicht zu einer toten Seite oder einem unpassenden Ziel?
• Führt das Breadcrumb von der Detailseite zurück zur Listenseite und von dort zur Startseite?
• Sind auf mobilen Geräten nach dem Aufklappen der Navigation die Unterrubriken weiterhin anklickbar?
• Lässt sich im Backend für jede Rubrik testweise ein neuer Inhalt anlegen und nach der Veröffentlichung im Frontend anzeigen?
• Sind die Regeln für Dateinamen und Rubrikbenennung im Teamdokument festgehalten?

Diese Prüfung muss nicht alle Inhalte abdecken, aber strukturelle Probleme sollten vor dem umfangreichen Befüllen gelöst werden. Je mehr Inhalte vorhanden sind, desto aufwendiger wird eine spätere Rahmenanpassung.

Wann der Rahmen in der Pflegephase angepasst werden sollte

Nach dem Livegang ist der Rahmen nicht unveränderlich, aber es muss zwischen „inhaltlichen Problemen“ und „strukturellen Problemen“ unterschieden werden.

Wenn eine Rubrik nur wenig Inhalt hat, sollten zunächst Inhalte ergänzt werden, statt die Rubrik vorschnell zu löschen. Wenn eine Rubrik über mehrere Monate keine neuen Inhalte erhält und Besucher selten über die Navigation dorthin gelangen, kann eine Zusammenlegung mit der übergeordneten Rubrik erwogen werden. Dabei sind zwei Dinge zu tun: die Inhalte der alten Seite an die neue Stelle migrieren und Weiterleitungen der alten Adresse einrichten, damit bereits verbreitete Links nicht ins Leere führen.

Wenn Besucher häufig über die Suche direkt auf einer Detailseite landen und selten über die Startseite, dann funktionieren Titel und Inhalt dieser Seite. Der Rahmen muss dann nicht grundlegend geändert werden. Stattdessen sollten verwandte Empfehlungen und Kontaktmöglichkeiten klar sichtbar sein.

Ziel von Rahmenanpassungen ist es, die Pflege zu erleichtern und Besuchern den nächsten Schritt zu erleichtern – nicht, alles auf Anhieb perfekt zu machen. Ein Inhaltsrahmen für die Website eines KMU ist bereits geeignet, wenn er die normale Pflege und kleinere Ergänzungen für ein bis zwei Jahre unterstützt.