Leistungsseiten lassen sich oft mühsam ändern – nicht weil die Texte schwer zu schreiben wären, sondern weil die zugrunde liegenden Materialien nicht klar aufbereitet sind. Projektnamen, die sich zwischendurch ändern, uneinheitliche Preisangaben, nicht auffindbare Originalbilder von Referenzen oder widersprüchliche Daten innerhalb derselben Seite führen dazu, dass eine kleine Änderung zu wiederholten Nacharbeiten wird. Der Schlüssel zur Reduzierung späterer Änderungskosten liegt darin, die für die Seite benötigten Informationen bereits bei der Aufbereitung der Geschäftsdaten festzulegen – und nicht erst, wenn die Seite fertig ist.
Zunächst trennen: Welche Materialien müssen endgültig feststehen?
Auf Leistungsseiten gibt es Inhalte, bei deren Änderung mehrere Stellen betroffen sind. Diese Informationen sollten vorrangig finalisiert werden:
- Der offizielle Name der Leistung und die externe Bezeichnung. Wenn dieselbe Leistung in Navigation, Überschrift, Fließtext und Formular unterschiedlich genannt wird, muss bei jeder späteren Änderung die gesamte Website durchsucht werden.
- Der Leistungsumfang – was enthalten ist und was nicht. Viele spätere Unstimmigkeiten entstehen, weil Kunden annehmen, eine bestimmte Leistung sei enthalten, die Seite dies aber nicht klar ausweist. Eine Änderung erfordert dann das Umschreiben ganzer Abschnitte.
- Externe Angaben wie Kontaktwege und Reaktionszeiten. Sobald diese veröffentlicht sind, müssen Änderungen in der Regel auf mehreren Seiten synchronisiert werden.
Andere Inhalte wie Referenzbilder, Teambeschreibungen oder häufig gestellte Fragen können dagegen schrittweise ergänzt werden und müssen nicht die gesamte Seite blockieren. Wenn Sie Materialien in „endgültig“ und „iterierbar“ unterteilen, bleibt die Aufbereitung nicht wegen eines fehlenden Bildes stehen.
Materialien mit einem einheitlichen Feldraster erfassen statt direkt Texte zu schreiben
Wenn Sie Kollegen aus dem Fachbereich bitten, „einen Abschnitt zur Leistung zu schreiben“, kommen oft unterschiedlich lange und uneinheitliche Texte zurück. Praktischer ist es, zunächst ein Feldraster festzulegen, das alle nach denselben Feldern ausfüllen:
- Leistungsname (offizieller Vollname, Kurzform)
- Zielgruppe oder Anwendungsszenario
- Leistungsinhalte (in Stichpunkten, jeder Punkt ein Satz)
- Nicht enthaltene Leistungen
- Lieferform oder Zeitrahmen
- Vom Kunden bereitzustellende Informationen
- Verknüpfbare Referenzen oder Materialnummern
Der Vorteil des Feldrasters: Wenn die Seite später umsortiert oder Module hinzugefügt oder entfernt werden sollen, ändern Sie die Feldkombination – und müssen nicht erneut Materialien anfordern. Das Feldraster selbst sollte mit Version und ausfüllender Person gekennzeichnet sein, damit nicht mehrere Personen unterschiedliche Versionen erstellen.
Dateibenennung und Ordnerstruktur müssen späteres Auffinden ermöglichen
Ein großer Teil der Änderungskosten von Leistungsseiten entfällt auf die Suche nach Materialien. Bereits bei der Aufbereitung sollten Sie Benennungsregeln festlegen, zum Beispiel Dateinamen nach dem Muster „Leistungsname – Materialtyp – Version oder Datum“ organisieren, Bilder und Dokumente getrennt ablegen und Materialien derselben Leistung im selben Ordner speichern. So können Sie ein halbes Jahr später ein Bild austauschen oder einen Parameter ändern, ohne in Chatverläufen suchen zu müssen.
Die Ordnerstruktur sollte in etwa der Seitenstruktur entsprechen: ein Ordner pro Leistung, darin Unterordner für Texte, Bilder und Anhänge. Wenn dieselbe Leistung auf mehreren Seiten erscheint, halten Sie die Materialien nur einmal vor und verweisen Sie von den Seiten auf dieselbe Quelle – so vermeiden Sie, dass zwei Stellen nach einer Aktualisierung nicht mehr zusammenpassen.
Bereiche, die sich häufig ändern, von vornherein als austauschbare Struktur anlegen
Auf Leistungsseiten gibt es Inhalte, die naturgemäß häufig wechseln: Leistungspositionen, Preis- oder Paketbeschreibungen, Referenzdarstellungen, häufig gestellte Fragen. Bei der Materialaufbereitung können Sie diese Stellen vorhersehen und die Inhalte als eigenständige Einträge verfassen, statt sie in einen langen Text zu integrieren. So ändern Sie beim späteren Hinzufügen oder Entfernen einer Leistung nur den Eintrag, ohne das gesamte Layout durcheinanderzubringen.
Bei Preisen, Zeitangaben und zusichernden Formulierungen ist besondere Vorsicht geboten. Sobald solche Inhalte veröffentlicht sind, müssen Änderungen oft auf mehreren Seiten und sogar in anderen Kanälen synchronisiert werden. Bereits in der Aufbereitungsphase sollte klar sein, wer sie freigibt und welche Materialien maßgeblich sind – damit Mitarbeiter sie nicht nach Gefühl ausfüllen. Inhalte ohne interne bestätigte Grundlage sollten lieber zunächst leer bleiben, als eine ungefähre Zahl einzutragen, die später einzeln überprüft werden muss.
Vor dem Livegang eine Gegenprüfung durchführen, um Nacharbeiten zu reduzieren
Wenn die Seite fertig ist, gehen Sie die folgende Reihenfolge durch – damit lassen sich die meisten späteren Änderungen vermeiden:
- Prüfen Sie anhand des Feldrasters, ob die Seite wichtige Informationen zu einer Leistung auslässt – insbesondere „was nicht enthalten ist“.
- Prüfen Sie, ob der Name derselben Leistung in Navigation, Überschrift, Fließtext und Fußzeile einheitlich ist.
- Öffnen Sie alle Links und Download-Anhänge auf der Seite und stellen Sie sicher, dass sie auf die aktuelle Materialversion verweisen.
- Prüfen Sie, ob Bilddateinamen und Alternativtexte für das Team verständlich sind, damit sie später leicht ersetzt werden können.
- Stellen Sie sicher, dass sensible Angaben wie Preise und Zeitrahmen eine interne bestätigte Grundlage haben.
Für diesen Schritt brauchen Sie keine komplexen Werkzeuge. Entscheidend ist, dass jemand für dieselbe Materialbasis verantwortlich ist. Viele spätere Änderungen entstehen nämlich dadurch, dass vor dem Livegang niemand die verschiedenen Inhalte zusammen betrachtet hat.
Einen Wartungszugang für die Materialien vorsehen
Eine Leistungsseite ist nicht mit dem Livegang abgeschlossen. Bei der Materialaufbereitung können Sie gleich die verantwortliche Person für jede Leistung und das Datum der letzten Aktualisierung notieren und in einem internen Shared Document ablegen. Wenn sich später die fachlichen Vorgaben ändern, aktualisieren Sie zuerst diese Materialbasis und dann die Seite – so wird die Seite nicht zur einzigen Informationsquelle. Auch bei einem Personalwechsel kann die neue Person die Grundlage entlang der Materialien nachvollziehen, statt sie aus der Seite zurückzuerschließen.
Wenn Sie aktuell eine Reihe von Leistungsseiten aufbereiten müssen, beginnen Sie am besten mit dem Feldraster, trennen Sie endgültige von iterierbaren Inhalten und entscheiden Sie dann, welche Inhalte zuerst live gehen und welche später ergänzt werden. Wenn Sie Änderungen in die Materialphase vorverlegen, sinkt die Anzahl späterer Anpassungen von selbst.
