Bei der Erstellung eines Betriebsplans wird die Website-Update-Frequenz oft als einfacher Satz wie „zweimal pro Woche aktualisieren“ festgehalten. In der Praxis treten die Probleme jedoch an anderer Stelle auf: Manche Rubriken werden von niemandem befüllt, andere enthalten viele Inhalte, die niemand liest, und wieder andere Seiten müssten dringend überarbeitet werden, bleiben aber unangetastet. Die Update-Frequenz sollte nicht zuerst als Zahl festgelegt und dann nach Inhalten gesucht werden. Vielmehr sollte man sich zunächst klarmachen, warum jede Rubrik aktualisiert wird, wer sie aktualisiert und woher die Inhalte stammen, um daraus einen langfristig tragbaren Rhythmus abzuleiten.
Zunächst klären, was „Update“ eigentlich bedeutet
Die Aktualisierung einer Unternehmenswebsite beschränkt sich nicht nur auf das Veröffentlichen neuer Artikel. Nach der Art der Maßnahme lassen sich grob mehrere Kategorien unterscheiden:
- Neue Inhalte: Veröffentlichung neuer Artikel, Fallstudien, Produktbeschreibungen oder häufig gestellter Fragen.
- Überarbeitung von Inhalten: Aktualisierung veralteter Preisangaben, Kontaktdaten, Leistungsumfänge oder Richtlinienbeschreibungen.
- Strukturelle Anpassungen: Änderung der Rubrikgruppierung, der Navigationsebenen oder der Verlinkung zwischen Seiten.
- Laufende Wartung: Überprüfung, ob Bilder korrekt angezeigt werden, Links funktionieren und Formulare abgesendet werden können.
Diese Maßnahmen haben völlig unterschiedliche Rhythmen. Neue Inhalte können wöchentlich oder monatlich geplant werden, während Überarbeitungen und Wartung besser in festen Prüfzyklen erfolgen. Wenn im Betriebsplan nur von „Update-Frequenz“ die Rede ist, konzentrieren sich die Ausführenden leicht nur auf das Veröffentlichen neuer Artikel und übersehen dabei die eigentlich wichtigeren Überarbeitungen und Prüfungen.
Frequenz nach dem Zweck der Rubrik festlegen, nicht einheitlich für die gesamte Website
Verschiedene Rubriken haben unterschiedliche Aufgaben. Wenn für alle Rubriken dieselbe Frequenz gilt, werden wichtige Rubriken vernachlässigt und unwichtige mit Inhalten aufgefüllt. Eine einfache Orientierung: Für wen ist diese Rubrik gedacht und was soll die Zielgruppe nach dem Lesen tun?
| Rubriktyp | Hauptzweck | Frequenzansatz |
|---|---|---|
| Produkt-/Leistungsdetails | Kunden sollen prüfen können, ob ihre Anforderungen erfüllt werden | Bei Änderungen anpassen, ohne Änderungen regelmäßig überprüfen – keine erzwungene wöchentliche Aktualisierung |
| Häufig gestellte Fragen | Wiederholte Anfragen reduzieren | Nach tatsächlich gestellten Fragen ergänzen, rollierende Aktualisierung anhand von Anfrageprotokollen möglich |
| Branchen- oder Wissensartikel | Fachliche Kompetenz vermitteln, Suchanfragen bedienen | Rhythmus nach verfügbaren Materialien planen – lieber weniger, aber stetig, statt geballter Nachveröffentlichung |
| News/Aktuelles | Aktuelle Unternehmensaktivitäten zeigen | Nur bei echten Ereignissen veröffentlichen, keine inhaltsleeren Kurzmeldungen nur zur Frequenzerfüllung |
| Kontaktdaten/Qualifikationen | Sicherstellen, dass Kunden Kontakt aufnehmen können und Informationen korrekt sind | Regelmäßig überprüfen, bei Änderungen von Personal oder Adresse sofort aktualisieren |
Nachdem die Frequenz auf Rubrikebene verteilt wurde, lässt sich daraus der Gesamtrhythmus der Website ableiten. So steht im Plan nicht „zweimal pro Woche“, sondern „FAQ monatlich anhand von Anfrageprotokollen überarbeiten, Wissensartikel monatlich zwei, Kontaktdaten vierteljährlich prüfen“.
Frequenz aus Materialbestand und Kapazität ableiten
Eine noch so schöne Frequenz lässt sich ohne Materialien und Personal nicht umsetzen. Bei der Planerstellung kann man zunächst auflisten, welche Materialien verfügbar sind:
- Fragen, die Kundenservice oder Vertrieb kürzlich wiederholt beantwortet haben;
- tatsächliche Änderungen bei Produkten, Leistungen oder Prozessen;
- vorhandene interne Dokumentationen, Schulungsunterlagen oder Konzepttexte;
- häufige Bedenken und Vergleichspunkte von Kunden.
Danach schätzt man ein: Wie viele Inhalte können diese Materialien stützen und wer muss jeweils mitwirken? Wenn monatlich nur zwei qualitativ hochwertige Inhalte stabil produziert werden können, sollte der Plan auf zwei pro Monat lauten – nicht auf zwei pro Woche, was langfristig zu Rückständen führt. Der Wert der Frequenz liegt in der Nachhaltigkeit, nicht in einer beeindruckenden Zahl.
Ein weiterer oft übersehener Punkt ist der Freigabeprozess. Wenn Inhalte von der Fachabteilung bestätigt werden müssen, sollte die Bestätigungszeit in den Zyklus eingeplant werden. Sonst bleiben fertige Texte in der Freigabe hängen und der tatsächliche Veröffentlichungsrhythmus weicht vom Plan ab.
Frequenz als überprüfbare Maßnahmen formulieren
Ein Plan ist umso besser umsetzbar, je konkreter er festhält, wer wann was tut und in welchem Umfang. Zum Beispiel:
- Am ersten Arbeitstag jedes Monats exportiert die für den Betrieb zuständige Person die Anfrageprotokolle des Vormonats, filtert wiederkehrende Fragen heraus und ergänzt sie in der FAQ-Rubrik.
- Mitte jedes Monats bestätigen Kollegen aus der Fachabteilung, ob sich Produkt- oder Leistungsbeschreibungen geändert haben. Bei Änderungen werden die Detailseiten aktualisiert, andernfalls wird „geprüft“ vermerkt.
- Vierteljährlich werden Kontaktdaten, Qualifikationsnachweise, Navigationslinks und Formulare überprüft und einzeln geöffnet und bestätigt.
- Artikelinhalte werden nach Verfügbarkeit der Materialien geplant. Vor der Veröffentlichung werden Titel, Zusammenfassung, Bilddateinamen und Links im Text einheitlich geprüft.
Der Vorteil dieser Formulierung: Auch wenn in einem Monat keine neuen Artikel erscheinen, weiß das Team, was zu tun ist, und denkt nicht, der Betrieb stehe still, nur weil „diese Woche kein Artikel veröffentlicht wurde“.
Regelmäßig prüfen, ob die Frequenz angemessen ist
Die Frequenz ist nicht in Stein gemeißelt. Nach einer gewissen Laufzeit kann man auf einige Signale achten: Werden häufig minderwertige Inhalte nur zur Erfüllung der Frequenz veröffentlicht? Werden bestimmte Rubriken dauerhaft nicht gepflegt? Werden Überarbeitungsaufgaben ständig von neuen Inhalten verdrängt? Treten diese Situationen auf, passt die Frequenz nicht zur tatsächlichen Kapazität oder zur Bedeutung der Rubrik und muss angepasst werden.
Bei Anpassungen sollten zwei Arten von Inhalten priorisiert werden: Seiten, die Kunden tatsächlich lesen und die ihre Entscheidung beeinflussen, sowie Seiten mit hohen Anforderungen an die Informationsgenauigkeit. Erstere verdienen einen stabilen Pflegerhythmus, letztere müssen auch ohne neue Inhalte regelmäßig überprüft werden. Ob die Update-Frequenz konkret wöchentlich oder monatlich sein sollte, hängt vom Inhaltsbestand und den Pflegerollen des Unternehmens ab. Es gibt keinen einheitlichen Standard. Entscheidend ist, dass die Frequenz klar formuliert, umsetzbar und überprüfbar ist.
Falls bereits ein Betriebsplan vorliegt, kann man zunächst eines tun: Die im Plan genannte „Update-Frequenz“ Punkt für Punkt den konkreten Rubriken und Maßnahmen zuordnen und prüfen, welche umsetzbar sind und welche nur Zahlen auf dem Papier bleiben.
