Die Frage „Wie oft sollte ein Service-Titel überprüft werden?“ lässt sich nicht pauschal mit einer festen Anzahl von Tagen für alle Unternehmen beantworten. Was die Prüffrequenz tatsächlich bestimmt, ist nicht der Kalender, sondern ob sich der Service hinter dem Titel verändert hat, an welchen Stellen die Seite noch referenziert wird und ob der Titel den aktuellen Serviceinhalt noch korrekt beschreibt. Wenn diese drei Punkte geklärt sind, ergibt sich der Prüfrhythmus von selbst.
Zunächst unterscheiden: Welche Service-Titel sollten regelmäßig geprüft werden
Die Service-Rubriken auf einer Unternehmenswebsite lassen sich grob in zwei Kategorien einteilen. Die eine Kategorie ist langfristig stabil, wie etwa „After-Sales-Service“ oder „Kontakt“ – grundlegende Einstiegspunkte, deren Service sich selten ändert und deren Titel daher nicht häufig angepasst werden müssen. Die andere Kategorie passt sich an das Geschäft an, beispielsweise wenn ein Service neue Zielgruppen erhält, umbenannt wird, in zwei Unterpunkte aufgeteilt wird oder vorübergehend nicht mehr angeboten wird. Die zweite Kategorie ist der Schwerpunkt der Überprüfung.
Der erste Schritt ist also nicht, einen Zyklus festzulegen, sondern zunächst die Titel in den Service-Rubriken durchzugehen und zu markieren, welche sich „möglicherweise ändern“. Als Kriterium kann gelten: Wenn sich Name, Umfang oder Zielgruppe dieses Service im vergangenen Jahr geändert haben, gehört er in die Kategorie der regelmäßig zu prüfenden Titel. Wenn es sich lediglich um einen festen Erklärungs-Einstiegspunkt auf der Website handelt, gehört er in die Kategorie mit niedriger Prüffrequenz.
Den Prüfrhythmus an der Änderungshäufigkeit ausrichten
Für Service-Titel, die regelmäßig geprüft werden müssen, kann folgende Vorgehensweise hilfreich sein:
- Vor und nach Geschäftsanpassungen unbedingt prüfen. Sobald sich Serviceinhalt, Name oder Anwendungsbereich ändern, muss der Titel einmal abgeglichen werden. Das ist die direkteste Auslösebedingung und verlässlicher als jeder feste Zyklus.
- Bei Aktionen oder temporären Hinweisen mitprüfen. Wenn eine Service-Seite vorübergehende Hinweise oder temporäre Einstiegspunkte enthält, sollte nach Ende der Aktion überprüft werden, ob der Titel noch veraltete Beschreibungen enthält.
- Bei der regulären Überprüfung mit erledigen. Wenn das Team ohnehin regelmäßige Website-Inhaltsprüfungen durchführt, können die Service-Titel in diese Prüfung aufgenommen werden, ohne einen separaten Zyklus aufzusetzen.
Für langfristig stabile Basis-Service-Titel kann die Frequenz deutlich niedriger sein und zusammen mit der allgemeinen Inhaltsinventur erfolgen. Wenn beide Kategorien mit derselben Frequenz geprüft werden, führt das entweder zu verschwendetem Aufwand oder dazu, dass tatsächlich zu aktualisierende Stellen übersehen werden.
Was bei der Überprüfung konkret abgeglichen werden sollte
Bei der Überprüfung geht es nicht nur darum, ob der Titel sprachlich passt, sondern ob er noch mit dem Seiteninhalt übereinstimmt. Folgende Schritte können der Reihe nach durchgeführt werden:
- Die Service-Seite öffnen und zunächst prüfen, ob der beschriebene Serviceumfang mit dem Titel übereinstimmt.
- Prüfen, ob der Titel veraltete Einschränkungen enthält, z. B. nicht mehr gültige Zielgruppen oder gestrichene Hinweise.
- Prüfen, ob der Titel in Navigation, Rubrikenlisten und Empfehlungen mit dem Seiteninhalt übereinstimmt.
- Falls der Titel geändert wurde, sicherstellen, dass alle anderen Stellen, die ihn referenzieren, ebenfalls aktualisiert wurden.
Nach diesen Schritten lässt sich in der Regel beurteilen, ob der Titel beibehalten, leicht angepasst oder neu geschrieben werden muss. Das Kriterium ist einfach: Kann ein Besucher, der keine internen Unterlagen kennt, allein anhand von Titel und Textinhalt korrekt verstehen, was dieser Service ist?
Worauf achten, wenn der Titel an mehreren Stellen referenziert wird
Service-Titel erscheinen oft nicht nur auf der Service-Seite selbst, sondern auch auf der Startseite als Service-Einstieg, im Navigationsmenü, in Seitenempfehlungen oder als relevante Links in Artikeln. Wenn bei der Überprüfung nur der Titel auf der Service-Seite geändert wird, an anderen Stellen aber die alte Bezeichnung bleibt, wirkt das auf Besucher inkonsistent.
Eine zuverlässige Vorgehensweise ist, vor der Titeländerung zu prüfen, an welchen Stellen im Site der Titel referenziert wird, und nach der Änderung alle diese Stellen einzeln zu kontrollieren. Bei vielen Referenzstellen kann intern eine einfache Liste geführt werden, die festhält, auf welchen Seiten der Titel erscheint, damit bei der nächsten Überprüfung direkt verglichen werden kann, ohne jedes Mal neu suchen zu müssen.
Wie sich übersehene Prüfungen bei mehreren Verantwortlichen reduzieren lassen
Wenn die Inhalte der Service-Rubriken von verschiedenen Personen betreut werden, kann leicht die Situation entstehen, dass jeder annimmt, der andere würde prüfen. Bereits in der Planungsphase der Rubrik kann festgelegt werden: Wer ist für welchen Service-Titel verantwortlich und unter welchen Umständen muss er überprüft werden. Beispielsweise liefert die Fachabteilung die korrekte Servicebeschreibung, während das Marketing für Titel und Seitendarstellung verantwortlich ist; beide Seiten stimmen sich bei Serviceänderungen ab.
Darüber hinaus sollten Titeländerungen kurz dokumentiert werden, mit Angabe, was geändert wurde und warum. So lässt sich bei der nächsten Überprüfung schnell erkennen, welcher Hintergrund zur letzten Anpassung geführt hat, und es wird vermieden, dass ständig hin und her geändert wird.
Eine einfache Entscheidungsreihenfolge
Zurück zur Ausgangsfrage: Ob jetzt überprüft werden sollte, lässt sich in dieser Reihenfolge entscheiden: Hat sich der Service selbst verändert? Beschreibt der Titel den aktuellen Service noch korrekt? Ist der Titel an anderen Stellen im Site noch konsistent? Wenn eine dieser drei Fragen mit „Nein“ beantwortet wird, sollte eine Überprüfung eingeplant werden. Wenn alle drei unproblematisch sind, müssen keine häufigen Änderungen nur um des Zyklus willen vorgenommen werden.
Die Überprüfung von Service-Titeln ist im Kern Teil der Inhaltswartung und folgt derselben Logik wie Rubrikenplanung und die Kontrolle vor der Seitenveröffentlichung. Statt sich über feste Tageszahlen Gedanken zu machen, ist es sinnvoller, die Auslösebedingungen klar zu definieren und die Überprüfung an tatsächlichen Veränderungen auszurichten. So wird weder etwas übersehen noch unnötige Arbeit geleistet.
