Zuerst drei Inhaltskategorien trennen, dann über das Layout sprechen
Produktvertriebspräsentationen werden oft wie ein Dokument behandelt, sodass Verkaufsargumente, Parameter und Szenarien auf derselben Folie vermischt werden. Der Vortragende findet keine Schwerpunkte, und die Zuhörer können sich nichts merken. Sinnvoller ist es, die Inhalte in drei Blöcke aufzuteilen: Verkaufsargumente beantworten die Frage „Warum lohnt sich der Kauf?“, Parameter beantworten „Welche Spezifikationen gibt es genau?“ und Anwendungsszenarien beantworten „In welchen Situationen ist das Produkt nützlich?“. Die drei Blöcke haben unterschiedliche Ziele, erfordern unterschiedliche Seitenstrukturen und Vorbereitungsmaterialien. Eine Vermischung führt zu wiederholten Überarbeitungen.
Nach der Aufteilung wird entschieden, welche Folien zwingend erforderlich sind und welche zusammengefasst werden können. Der Umfang einer Vertriebspräsentation hängt vom Verwendungszweck ab: Live-Präsentation, Selbststudium durch den Kunden oder als Ausschreibungs- bzw. Investorenmaterial – die Anforderungen an Informationsdichte und Textmenge unterscheiden sich. Wird dies zuerst festgelegt, haben Seitenzahl und Angebot eine Diskussionsgrundlage.
Verkaufsargumente: Eine Folie, eine Aussage – keine Adjektivlisten
Verkaufsargumente werden leicht zu einer Sammlung von Adjektiven. Besser ist es, pro Folie nur eine Aussage zu platzieren, diese mit einer Hauptüberschrift klar zu formulieren und darunter mit zwei bis drei unterstützenden Informationen zu belegen, woher diese Aussage stammt. Ein Beispiel: Hauptüberschrift „Weniger Wechsel von Verbrauchsmaterialien“, darunter die Erklärung, welche Konstruktion oder welches Design dazu führt – statt nicht überprüfbarer Aussagen wie „pflegeleichter, effizienter, langlebiger“.
Beim Sammeln von Verkaufsargumenten kann zunächst eine Tabelle erstellt werden, in der die Kandidaten nach „Kundenrelevanz“ und „wie klar wir es erklären können“ sortiert werden. Argumente, die nicht klar erklärt werden können oder für die keine Belege vorliegen, sollten zunächst beiseitegelegt und nicht in die Präsentation aufgenommen werden. Geeignet sind in der Regel Punkte, die der Kunde bei seiner Entscheidung tatsächlich anspricht.
Wenn Verkaufsargumente Vergleiche enthalten, muss vorab geklärt werden, ob die Vergleichsbasis veröffentlicht werden darf und ob die Datenquellen verwendbar sind. Vergleichszahlen ohne nachprüfbare Quelle gehören weder auf die Folie noch als Platzhalter in den Designentwurf, um eine versehentliche Verwendung als offiziellen Inhalt zu vermeiden.
Parameter: Nach der Entscheidungsreihenfolge des Kunden filtern und nachprüfbare Angaben beibehalten
Das Problem bei Parameterfolien ist oft nicht ein Mangel, sondern eine zu große Fülle. Wird die gesamte Spezifikationstabelle in die Präsentation übernommen, findet der Kunde die entscheidenden Punkte nicht. Sinnvoller ist eine Sortierung nach der Entscheidungsreihenfolge des Kunden: Zuerst die auswahlrelevanten Punkte, dann sekundäre Spezifikationen. Die vollständige Tabelle kann als Anhang oder separate Folie am Ende stehen.
Bei der Zusammenstellung der Parameter sollten drei Dinge vereinheitlicht werden: Einheit, Bezugsbasis und Version. Die Einheiten müssen einheitlich sein, um unterschiedliche Schreibweisen auf einer Folie zu vermeiden. Die Bezugsbasis muss klar angeben, für welches Modell und welche Konfiguration die Werte gelten. Die Version muss vermerken, auf welche Produktcharge oder welche Anleitung sie sich bezieht, damit die Folien nach Produktaktualisierungen nicht inkonsistent werden.
Auch das Layout der Parameterfolien erfordert Abwägungen. Tabellen eignen sich für den direkten Vergleich, Karten für die Hervorhebung weniger Punkte, horizontale Vergleiche für mehrere Modelle nebeneinander. Die Wahl hängt von der Anzahl der Parameter und der Vortragsart ab – nicht je aufwendiger, desto besser. Wenn Parameter als Diagramme dargestellt werden sollen, ist zuerst zu prüfen, ob die Daten vollständig und zur externen Darstellung geeignet sind, bevor das Design beginnt.
Anwendungsszenarien: Wiederverwendbare Seitenstrukturen nutzen
Der Wert von Anwendungsszenarien liegt darin, dass sich der Kunde hineinversetzen kann. Bei der Erstellung kann nach den drei Abschnitten „Wer nutzt es? In welcher Situation? Welches Problem wird gelöst?“ vorgegangen werden, wobei jeder Abschnitt ein bis zwei Sätze umfasst und mit Bildern oder Schemata die Umgebung und Handlung veranschaulicht wird.
Szenariofolien eignen sich für eine wiederverwendbare Struktur: Eine Folie pro Szenario, festes Layout, nur Text und Bilder werden ausgetauscht. So müssen bei späteren Ergänzungen oder Anpassungen nicht alle Layouts neu gestaltet werden. Bei vielen Szenarien können zunächst drei bis fünf Kernszenarien als vollständige Folien ausgearbeitet und die übrigen auf einer Sammelfolie zusammengefasst werden.
Bei der Verwendung von Fotos, Schemata oder Stockbildern für Szenarien muss vorab der Lizenzumfang geklärt werden, insbesondere bei Bildern mit Personen, Orten oder Marken Dritter. Wenn kein geeignetes Material vorliegt, sollten zunächst die Bildanforderungen festgelegt und dann entschieden werden, ob selbst fotografiert, lizenziertes Material verwendet oder eine schematische Darstellung genutzt wird.
Vor der Beauftragung eines Designs vorzubereitende Unterlagen
Nach der Aufteilung in drei Blöcke ist klar, was vor der Designbeauftragung vorbereitet werden muss:
- Verwendungszweck und Anlass: Live-Präsentation, Selbststudium, Ausschreibung oder Investorenmaterial – bestimmt Umfang und Textmenge.
- Inhaltsliste: Textentwürfe für Verkaufsargumente, Parameter und Szenarien mit Angabe, welche Inhalte zwingend erhalten bleiben müssen.
- Parameterquellen: Zugehöriges Modell, Konfiguration und Version zur Überprüfung während des Designs.
- Markenunterlagen: Logo-Dateien, Markenfarben, Schriftvorgaben und ob eine bestehende Vorlage weiterverwendet werden soll.
- Bildmaterial: Lizenzstatus vorhandener Materialien oder Beschreibung der benötigten Neuaufnahmen.
- Lieferanforderungen: Benötigte Formate, ob editierbare Dateien erforderlich sind, ob Druck- oder Projektionsversionen benötigt werden.
Je näher die Unterlagen an der Endfassung sind, desto weniger Nacharbeit entsteht in der Designphase. Wenn Inhalte noch angepasst werden, können zunächst Layoutrahmen und Schlüsselfolien erstellt und die Inhalte später ergänzt werden. Dies sollte jedoch bei der Beauftragung kommuniziert werden, damit unfertige Inhalte nicht als endgültig gesetzt werden.
Nach welchen Variablen sich Angebote üblicherweise richten
Für das Design einer Vertriebspräsentation gibt es keine einheitlichen Preise. Die Kalkulation erfolgt meist aus einer Kombination mehrerer Variablen: Seitenzahl, Aufwand für die Inhaltsaufbereitung, Anteil originellen Designs, Anzahl von Diagrammen und Infografiken, ob mehrere Ausgabeversionen benötigt werden und Anzahl der Korrekturrunden. Die Überarbeitung einer bestehenden Vorlage und die Neugestaltung eines kompletten Layouts unterscheiden sich erheblich im Aufwand; reines Layout und die Neustrukturierung von Inhalten sind ebenfalls nicht dasselbe.
Bei der Angebotskommunikation ist es effektiv, Seitenzahl, Inhaltstyp pro Seite und gewünschtes Lieferformat klar zu benennen, damit der Dienstleister ein Angebot nach Leistungsumfang erstellen kann – statt nur nach einem Gesamtpreis zu fragen. Ändern sich später Seitenzahl oder Inhaltsumfang, muss der Preis in der Regel neu bestätigt werden. Das konkrete Angebot richtet sich nach dem bestätigten Leistungsumfang; Preise anderer Projekte sollten nicht übertragen werden.
Bei der Abnahme sind drei Punkte zu prüfen
Bei der Abnahme empfiehlt es sich, drei Punkte einzeln zu prüfen:
- Endprodukt: Stimmen Reihenfolge der Folien, Schriftdarstellung und Diagrammdaten der exportierten Präsentationsdatei mit der bestätigten Fassung überein?
- Editierbare Dateien: Werden editierbare Quelldateien bereitgestellt, und sind Schriften, Bildverknüpfungen und Diagramme darin normal editierbar? Endprodukt und editierbare Datei sind zwei verschiedene Dinge und müssen getrennt geprüft werden.
- Lizenzumfang: Deckt die Lizenz für verwendete Schriften, Bilder und Icons den tatsächlichen Verwendungszweck ab, insbesondere bei externer Veröffentlichung oder kommerzieller Präsentation?
Wenn die Präsentation als Handout gedruckt oder projiziert werden soll, müssen vorab Ausgabegröße, Farben und Dateiformat geklärt und mit dem tatsächlichen Nutzer abgestimmt werden, um Probleme bei der Darstellung oder beim Druck vor Ort zu vermeiden.
Wenn Sie eine Beauftragung im Bereich Grafikdesign in Erwägung ziehen, können Sie die Inhalte zunächst wie oben beschrieben strukturieren und dann in die Designphase eintreten – die Kommunikation wird dadurch deutlich effizienter. Weitere Informationen finden Sie unter Grafikdesign-Service.
