企業公式サイトの運用を始めたばかりの方は、「記事データ」と聞くと、管理画面にあるタイトルと本文の集まりを思い浮かべるかもしれません。しかし実際に運用してみると、困るのは記事を書くことではなく、データそのものにあります。同じ種類のコンテンツが複数のカテゴリに散らばっていたり、画像のファイル名がアップロードした人にしか分からなかったり、3ヶ月前に公開した事例を探すのにページをめくらなければならなかったりします。この記事では、実際の運用順序に沿って、初心者の方が記事データをより使いやすく整理する方法を説明します。
まず記事がどのカテゴリに属するかを決めてから、項目を考える
カテゴリは記事データの最初の構造です。初心者が最も陥りやすい失敗は、記事を書きながらカテゴリを作ってしまい、最終的に「ニュースセンター」「会社動向」「業界情報」という意味が重複する入口ができてしまうことです。
作業を始める前に、まず既存のカテゴリをリストアップし、それぞれに「このカテゴリには何を入れ、何を入れないか」を一文で書いてみましょう。判断基準はシンプルで構いません。もし1つの記事が2つのカテゴリに同時に入れられるなら、それらは統合するか、境界を引き直す必要があります。一般的な安定したグループ分けは以下の通りです。
- 会社動向：企業自身に関連するリリース、イベント、チームの変化
- 業界情報：企業の業務に関連するが、自社の出来事ではないコンテンツ
- 製品・サービス説明：具体的な業務に直接対応する紹介
- よくある質問・ヘルプ：顧客から繰り返し質問され、長期的に参照する必要がある内容
カテゴリが決まったら、各カテゴリに安定したパスや識別子を付けます。今後のナビゲーション、内部リンク、サイトマップはこれに依存します。カテゴリの階層は深くしすぎないことをお勧めします。初心者の運用では、2階層あれば通常十分です。
記事データに記録すべき項目
管理画面の項目は多ければ良いというわけではありません。重要なのは、各項目に明確な用途があることです。「誰が使うのか、何のために使うのか」から逆算して考えましょう。
| 項目 | 用途 | 入力の推奨 |
|---|---|---|
| タイトル | 一覧表示、検索結果のタイトル | テーマを明確に書き、キーワードを詰め込まない |
| 所属カテゴリ | 記事がどの入口に表示されるかを決定 | 主カテゴリを1つだけ選び、重複を避ける |
| 概要 | 一覧ページや共有時の説明文 | 1〜2文で何について書かれているかを説明 |
| 公開日時 | 並び替えとアーカイブ | 形式を統一し、手動での乱入力を避ける |
| カバー画像 | 一覧の見た目と共有時のサムネイル | サイズを固定し、検索可能な命名にする |
| タグ・キーワード | サイト内の関連付けと検索 | 数を抑え、用語を統一する |
| ステータス | 下書き、承認待ち、公開済みの区別 | 公開前に必ずステータス確認を行う |
管理画面がカスタム項目に対応している場合は、「コンテンツ担当者」を追加すると便利です。後で「これは誰が書いたのか、修正できるか」と聞かれたときに役立ちます。項目が一度決まったら、チーム全員が同じルールで入力し、概要を入れる人と空欄にする人が混在しないようにしましょう。
素材とファイルの命名は他の人が見つけやすいように
記事データはテキストだけではありません。画像、添付ファイル、カバー画像も管理すべきデータです。命名の混乱は後から最も修正しにくい問題です。
実行可能な方法の一つは、ファイル名にカテゴリまたはテーマ、日付、連番を含めることです。例えば「会社動向-202406-年度総括-01.jpg」のようにします。こうすれば管理画面を離れても、ローカルフォルダで名前順に並べて見つけることができます。製品画像を一括アップロードする必要がある場合は、まず「製品名-角度-連番」のルールで一括リネームしてからアップロードすると、「WeChat画像_2024…」のような検索できない名前を避けられます。
画像の代替テキスト（alt）も忘れずに入力しましょう。タイトルを繰り返すのではなく、画像の内容を説明する一文にします。これはアクセシビリティと画像検索の両方に役立ちます。
公開前後にそれぞれ確認する
初心者が記事を公開する際は、簡単なチェックを習慣化して手戻りを減らすことをお勧めします。
- タイトル、概要、カバー画像が揃っているか、一覧ページの表示は正常か
- 所属カテゴリは正しいか、別の入口に誤って選択していないか
- 本文内のリンクはすべて開けるか、画像は表示されるか
- 公開日時とステータスは想定通りか
- 公開後、サイトのフロントエンドからクリックして確認し、パスが到達可能かチェックする
公開後にカテゴリの選択ミスやタイトルの誤りに気づいたら、すぐに修正しましょう。多くの記事が蓄積してから一括処理するのは、変更コストが高くなります。
古い記事をどう処理すれば乱雑にならないか
公式サイトをしばらく運用すると、記事はどんどん増えていきます。初心者の方は定期的に簡単な棚卸しを行い、各記事の去就を決めると良いでしょう。
- 内容が依然として正確で、読まれているものは残し、リンクを確認する
- テーマが重複しているものは、より完全な1記事に統合することを検討する
- 明らかに古くなり、アクセスもないものは、評価した上で削除またはアーカイブする
- タイトルや概要が曖昧なものは、ついでに明確に書き直す
棚卸しの際は、まず記事リストをエクスポートし、カテゴリと公開日時で一通り確認します。特にタイトルが内容を一目で判断できるかどうかに注目しましょう。この作業は一度に完了させる必要はなく、四半期ごとまたは半年ごとに行えば十分です。
初心者への次のステップ
今すぐ取りかかるなら、まず2つのことから始めましょう。既存のカテゴリの範囲を明確に書き出し、記事の項目とファイル命名規則を固定することです。この2つが完了すれば、その後の公開、検索、リニューアルがずっと楽になります。記事データの整理がうまくできているかは、最終的に「他の人が素早く見つけて再利用できるか」に表れます。
