Lorsqu'un site vient d'être mis en ligne, les fonctionnalités sont peu nombreuses et chacun sait à peu près qui fait quoi et ce qui peut être modifié. Quelques mois plus tard, un formulaire a été ajouté, le module de consultation en ligne a changé de place, une ligne d'information légale est apparue dans le pied de page : la liste initiale ne correspond plus à la réalité. Pour un débutant en exploitation de site, la liste des fonctionnalités n'est pas un document de pure forme, mais une carte permettant de trouver rapidement des indices en cas de problème.
Définir d'abord à qui s'adresse la liste
Beaucoup de débutants commencent par lister les fonctionnalités en suivant un modèle, pour finalement produire un document que personne n'utilise. Il faut d'abord déterminer les cas d'usage pour savoir quoi inclure et quoi écarter :
- Si la liste sert principalement à votre maintenance quotidienne, l'accent doit être mis sur « quels contenus je peux modifier et à quel endroit dans l'administration ».
- Si elle doit aussi servir aux échanges avec l'équipe technique ou un prestataire, il faut ajouter « qui est responsable de cette fonctionnalité et qui contacter en cas de problème ».
- Si elle doit faciliter une transmission en interne, il faut préciser « pourquoi cette fonctionnalité existe et ce que sa suppression affecterait ».
Une même liste peut couvrir ces besoins, mais l'ordre des informations doit suivre le scénario le plus fréquent, en plaçant en tête les renseignements les plus consultés.
Chaque fiche de fonctionnalité doit contenir au moins quatre éléments
Une liste de fonctionnalités ne consiste pas à recopier un menu, mais à conserver pour chaque fonction des informations vérifiables. Il est recommandé d'inclure :
- Nom et emplacement de la fonctionnalité : indiquez clairement sur quelle page et dans quelle zone elle apparaît, par exemple « point d'entrée de la consultation en ligne en bas de la page d'accueil ». La description de l'emplacement doit être suffisamment précise pour qu'une personne qui n'a jamais travaillé sur le site puisse la trouver.
- Accès à l'administration : sous quel menu et quel module la gérer. Les chemins d'administration évoluent selon les versions ; il est donc utile d'ajouter une phrase du type « si vous ne le trouvez pas, commencez par regarder tel menu ».
- Responsable : qui gère le contenu, qui gère la technique. C'est le point où un débutant bloque le plus souvent : « je ne sais pas qui contacter ».
- Méthode de vérification : comment déterminer si la fonctionnalité est opérationnelle. Par exemple, où consulter les enregistrements après l'envoi d'un formulaire, si le point d'entrée de consultation s'affiche correctement lorsqu'on clique dessus. Une action de contrôle concrète est bien plus utile que la mention « vérifier que tout fonctionne ».
Si des fonctionnalités dépendent les unes des autres, par exemple un bouton qui renvoie vers une page précise, ajoutez une note de liaison dans la fiche pour pouvoir suivre le fil lors du diagnostic.
Quand mettre à jour la liste
L'erreur fréquente chez les débutants est d'attendre la fin du mois pour tout mettre à jour, alors que les détails sont déjà flous. Une approche plus réaliste consiste à lier la mise à jour à des actions concrètes :
- Lors de l'ajout ou de la suppression d'une fonctionnalité, ajoutez ou barrez une ligne immédiatement, sans attendre.
- Après une refonte de page ou un ajustement de rubrique, vérifiez au passage les fiches concernées.
- Lors d'une transmission de poste, demandez à la personne qui reprend d'ouvrir et de valider chaque ligne de la liste, en signalant immédiatement celles qui ne passent pas.
Prenons un exemple : le service marketing ajoute temporairement un point d'inscription à un événement sur la page d'accueil, à retirer une fois l'événement terminé. Si cette ligne n'est pas dans la liste, il sera facile de l'oublier lors du diagnostic du mois suivant, voire de croire qu'il s'agit d'une fonctionnalité officielle supprimée par erreur. Les fonctionnalités temporaires doivent donc aussi être consignées, avec la mention « temporaire, date de retrait prévue », et supprimées activement à l'échéance.
Utiliser la liste pour une vérification après mise en ligne
Une fois la liste constituée, il est conseillé de la parcourir dans un ordre fixe plutôt qu'au hasard. On peut procéder ainsi : d'abord vérifier que la navigation et les principaux points d'entrée s'ouvrent correctement, ensuite tester les fonctionnalités interactives comme les formulaires et la consultation en ligne, enfin contrôler les zones fixes telles que le pied de page, les mentions de copyright et les informations légales.
Lors de la vérification, ne vous contentez pas de regarder si « la page s'ouvre » : vérifiez aussi où mène un clic et si un envoi de formulaire produit un retour. En cas d'anomalie, notez d'abord le symptôme, puis reportez-vous aux responsables et aux accès d'administration indiqués dans la liste pour localiser le problème. Évitez de modifier le code ou de supprimer du contenu dès le premier réflexe.
La liste doit évoluer avec le site
La liste des fonctionnalités n'est pas un document à usage unique : sa valeur réside dans sa disponibilité continue. Pour un débutant, il est possible de faire régulièrement un petit rangement : archiver les fonctionnalités retirées, ajouter les nouvelles, mettre à jour les responsables qui ne sont plus exacts. La fréquence n'a pas besoin d'être élevée, mais un passage est recommandé après chaque modification notable du site.
Si plusieurs personnes interviennent sur le site, on peut convenir d'une règle simple : celui qui modifie quelque chose ajoute une ligne dans la liste. Ainsi, même en cas de changement de personnel, les successeurs pourront reconstituer l'évolution des fonctionnalités du site à partir des enregistrements et perdre moins de temps lors du diagnostic des problèmes.
