Der Kontaktbereich auf der Unternehmenswebsite ist der entscheidende Kanal für die Kommunikation zwischen Besuchern und Unternehmen. Die Gestaltung der Kontaktinformationen beeinflusst direkt den späteren Wartungsaufwand. Viele Websites müssen nach dem Launch aufgrund von Personalwechseln oder Geschäftsanpassungen häufig Telefonnummern, E-Mail-Adressen ändern oder neue Kundenservice-Kanäle hinzufügen. Wenn die ursprüngliche Gestaltung die spätere Änderbarkeit nicht berücksichtigt, kann jede Änderung mehrere Seiten und Stile betreffen, was hohe Kosten verursacht. Dieser Artikel erläutert aus drei Perspektiven – Informationsstruktur, Anzeigeposition und Backend-Pflege –, wie der Kontaktbereich gestaltet werden kann, um spätere Änderungskosten zu reduzieren.
1. Kontaktinformationen zentral verwalten statt verstreut platzieren
Eine häufige Praxis ist es, Telefon und E-Mail in der Fußzeile, auf der Kontaktseite und in seitlichen Schwebefenstern separat zu platzieren, aber jede Änderung muss dann einzeln aktualisiert werden. Sinnvoller ist es, im Backend der Website ein Modul zur Verwaltung der Kontaktinformationen einzurichten, das Telefon, E-Mail, Adresse, Online-Service-Links usw. zentral speichert und über Aufrufe auf der gesamten Website ausgibt. So muss bei Änderungen nur eine Stelle aktualisiert werden, und alle Verweise synchronisieren sich automatisch.
Wenn das Website-System diese Funktion nicht unterstützt, sollte zumindest in der Gestaltung eine einheitliche Position vorgesehen werden, z. B. ein fester Bereich in der linken Fußzeile für Kontaktinformationen, mit der Vereinbarung, dass nur dort Änderungen vorgenommen werden. Vermeiden Sie es außerdem, Kontaktinformationen auf mehreren Seiten fest zu kodieren, z. B. Telefonnummern willkürlich in Artikeltexten einzufügen, es sei denn, es handelt sich um spezielle Aktionsseiten.
2. Gestaffelte Anzeige nach Nutzungsszenario, um unnötige Änderungen zu vermeiden
Verschiedene Besucher benötigen in unterschiedlichen Szenarien unterschiedliche Kontaktwege: Neukunden möchten vielleicht telefonieren, Bestandskunden per E-Mail schreiben, und bei dringenden Problemen ist ein Online-Service gefragt. Wenn alle Kontaktinformationen zusammengewürfelt werden, wirkt die Seite unübersichtlich, und bei späteren Anpassungen ist schwer zu erkennen, was geändert werden muss.
Es wird empfohlen, die Kontaktinformationen in zwei Ebenen zu unterteilen:
- Kernkontaktinformationen: wie Zentrale und Vertriebs-E-Mail, platziert in der Fußzeile und auf der Kontaktseite, langfristig stabil und nicht leicht zu ändern.
- Temporäre Kontaktinformationen: wie Aktionshotlines oder spezielle Service-Hotlines, platziert auf bestimmten Seiten oder in Schwebefenstern, die nach Ende der Aktion entfernt werden können, ohne die Gesamtstruktur zu beeinträchtigen.
Durch diese Gestaltung ändern sich die Kernkontaktinformationen selten, und selbst wenn temporäre Kontaktinformationen häufig wechseln, müssen nur lokale Bereiche angepasst werden, ohne die gesamte Website zu beeinflussen.
3. Erweiterungsmöglichkeiten in der Anzeigeposition vorsehen, um spätere Umgestaltungen zu vermeiden
Viele Websites müssen später neue Kontaktwege hinzufügen, z. B. WeChat-Service oder TikTok-Konten. Wenn bei der ursprünglichen Gestaltung keine Position vorgesehen wurde, kann eine Anpassung des Seitenlayouts oder sogar der Stile erforderlich sein, was die Kosten erhöht.
Bei der Gestaltung des Kontaktbereichs kann in der Fußzeile oder auf der Kontaktseite ein Bereich für „Weitere Kontaktmöglichkeiten“ reserviert werden, der als Symbole oder Textlinks dargestellt wird, auch wenn er zunächst leer bleibt. So können später neue Inhalte einfach im Backend hinzugefügt werden, ohne das Template zu ändern.
Zusätzlich sollte das seitliche Schwebefenster zusammenklappbar sein, sodass zunächst nur ein Button „Online-Beratung“ angezeigt wird, der nach einem Klick die vollständige Liste der Kontaktinformationen öffnet. Dies hält die Seite übersichtlich und bietet gleichzeitig Platz für zukünftige Kanäle.
4. Backend-Pflege benutzerfreundlich gestalten, um die Abhängigkeit von Entwicklern zu reduzieren
Die mühsamste Änderung ist, wenn Code geändert oder technisches Personal benötigt wird. Wenn das Backend eine visuelle Bearbeitung ermöglicht, z. B. Telefon und E-Mail direkt in den Einstellungen zu ändern und nach dem Speichern auf der gesamten Website zu aktualisieren, können Redakteure dies selbst erledigen, was die Änderungskosten erheblich senkt.
Wenn die Backend-Funktionen begrenzt sind, sollte zumindest bei der Gestaltung vereinbart werden, dass Kontaktinformationen in einer Vorlagendatei zentralisiert und mit Kommentaren versehen werden, die kennzeichnen, welche Kern- und welche temporären Kontaktinformationen sind. So können technische Mitarbeiter Änderungen schnell lokalisieren und Kommunikationskosten reduzieren.
5. Regelmäßige Überprüfung der Gültigkeit von Kontaktinformationen, um Ansammlung ungültiger Daten zu vermeiden
Spätere Änderungskosten umfassen nicht nur das Ersetzen von Informationen, sondern auch das Bereinigen ungültiger Daten. Es wird empfohlen, vierteljährlich alle Kontaktwege zu überprüfen, einschließlich, ob Telefonnummern erreichbar sind, E-Mails ankommen und der Online-Service antwortet. Wenn etwas ungültig ist, sollte es zeitnah aktualisiert oder entfernt werden. Bei der Backend-Pflege kann ein Status „Aktiv/Inaktiv“ verwendet werden, anstatt direkt zu löschen, um eine Nachverfolgung zu ermöglichen.
Fazit
Die Reduzierung späterer Änderungskosten für Kontaktinformationen im Kontaktbereich hängt im Wesentlichen von der Planung in der Anfangsphase ab: zentrale Verwaltung, gestaffelte Anzeige, Erweiterungsmöglichkeiten und benutzerfreundliche Backend-Pflege. Diese Gestaltungsansätze erfordern keine komplexe Technik, sollten aber bereits beim Website-Aufbau berücksichtigt werden, da spätere Änderungen sonst viele Seiten und Stile betreffen, zeitaufwendig und fehleranfällig sind. Wenn Sie eine neue Website planen, nehmen Sie diese Punkte in die Anforderungsdokumente auf, damit der Kontaktbereich sowohl benutzerfreundlich als auch wartungsfreundlich ist.
