Prozessdiagramme sind häufige informative Bilder auf Unternehmenswebsites, wie Serviceabläufe, Produktionsschritte oder Bestellprozesse. Diese Bilder haben eine Besonderheit: Bei Geschäftsanpassungen oder Inhaltsaktualisierungen müssen sie oft neu erstellt werden. Wenn bei der Erstellung nicht auf spätere Änderungsfreundlichkeit geachtet wird, kann jede spätere Änderung bedeuten, das gesamte Bild neu zu zeichnen – das kostet Zeit und erhöht die Kommunikationskosten. Dieser Artikel erläutert aus praktischer Sicht, wie Prozessdiagramme erstellt werden können, um spätere Änderungen zu reduzieren.
1. Zuerst klären, welche Aufgabe das Bild erfüllen soll
Bevor Sie ein Prozessdiagramm erstellen, sollten Sie klären, welche Informationen es zeigen soll, für wen es bestimmt ist und auf welcher Seite es platziert wird. Handelt es sich um einen Bestellprozess für Kunden oder um einen Arbeitsablauf für interne Mitarbeiter? Je nach Information unterscheiden sich Struktur und Detailgrad des Bildes. Beispielsweise könnte ein Kundenbestellprozess nur vier Schritte umfassen, während ein interner Genehmigungsprozess Verzweigungen und Ausnahmefälle enthalten kann. Wenn dies nicht von Anfang an klar definiert ist, kann eine spätere Geschäftsanpassung zu einer umfassenden Überarbeitung des Bildes führen. Erstellen Sie daher vor dem Design ein einfaches Textskript, das die Schritte, deren Reihenfolge, die Beschreibungstexte und eventuelle Verzweigungen auflistet. Dieses Skript dient auch als Referenz für spätere Änderungen.
2. Einheitliche Vorlagen und Stile verwenden, um wiederholtes Design zu vermeiden
Viele Unternehmenswebsites enthalten mehrere Prozessdiagramme, z. B. für verschiedene Geschäftsabläufe oder Verantwortlichkeiten verschiedener Abteilungen. Wenn jedes Bild unterschiedliche Farben, Schriftarten und Grafikstile verwendet, müssen bei späteren Änderungen die Stile neu gestaltet werden, was hohe Kosten verursacht. Es wird empfohlen, bereits in der Anfangsphase des Website-Aufbaus eine visuelle Richtlinie für Prozessdiagramme festzulegen, einschließlich:
- Formen: Einheitliche Verwendung von abgerundeten Rechtecken für Prozessschritte und Rauten für Entscheidungen.
- Farbschema: Feste Haupt-, Akzent- und Textfarben, um Inkonsistenzen zu vermeiden.
- Schriftarten und -größen: Einheitliche Größen und Schriftarten für Titel, Fließtext und Anmerkungen.
- Linienstile: Einheitliche Dicke und Pfeilformen für Verbindungslinien.
Auf diese Weise müssen bei Änderungen des Prozessinhalts nur Texte ersetzt oder Positionen angepasst werden, ohne das gesamte visuelle Design neu zu erstellen. Auch wenn verschiedene Personen Änderungen vornehmen, bleibt der Stil konsistent.
3. Text und Grafik trennen, um schnelle Bearbeitung zu ermöglichen
In Prozessdiagrammen sind Text und Grafik oft kombiniert. Wenn Text direkt in die Grafik „gezeichnet“ wird, muss er bei späteren Änderungen mühsam mit Zeichenwerkzeugen gelöscht und neu geschrieben werden. Effizienter ist:
- Verwendung von Vektorgrafiksoftware (wie Illustrator, Visio, ProcessOn), bei der Text als separate Textfelder existiert und direkt bearbeitet werden kann.
- Wenn Bildformate (wie PNG, JPG) verwendet werden, sollte die Originaldatei (z. B. AI, SVG, PPT) aufbewahrt werden, wobei die Textebene bearbeitbar bleibt.
- Für die Darstellung auf der Website kann auch HTML+CSS verwendet werden, um einfache Prozessdiagramme zu erstellen, sodass Textänderungen direkt im Code erfolgen, ohne das Bild neu zu generieren.
Zusätzlich sollte der Text prägnant sein, um lange Erklärungen zu vermeiden. Die Titel der Schritte sollten 5–10 Zeichen umfassen, ausführliche Erläuterungen können in Fußnoten unter dem Bild oder im Fließtext der Seite platziert werden. Das reduziert die Bildgröße und den Arbeitsaufwand für spätere Textanpassungen.
4. Änderungsspielraum einplanen, um „einen Fehler nach dem anderen“ zu vermeiden
Bei der Erstellung von Prozessdiagrammen sollte berücksichtigt werden, dass in Zukunft Schritte hinzugefügt oder entfernt werden könnten. Daher sollte das Layout nicht zu voll sein, sondern Freiräume lassen. Zum Beispiel:
- Ausreichender Abstand zwischen den Schritten, nicht zu eng.
- Verbindungslinien nicht zu lang oder zu verschlungen, um Platz für neue Schritte zu lassen.
- Bei möglicher Erweiterung kann ein modulares Design verwendet werden, bei dem jeder Schritt als eigenständige Grafik vorliegt, die leicht verschoben und neu kombiniert werden kann.
Darüber hinaus sollten variable Texte (wie Abteilungsnamen, Zeitpunkte) möglichst mit Platzhaltern oder Variablen dargestellt werden, nicht festgeschrieben. Beispielsweise „Abteilung A“ statt „Marketingabteilung“, sodass später nur der Text global ersetzt werden muss, ohne das Bild neu zu zeichnen.
5. Versionsverwaltung einführen, um Verwirrung zu vermeiden
Bei der Änderung von Prozessdiagrammen können leicht mehrere Versionen parallel existieren. Wenn Dateinamen nicht eindeutig sind, kann versehentlich eine alte Version verwendet werden, was zu inkonsistenten Inhalten auf der Website führt. Es wird empfohlen, für jedes Prozessdiagramm eine Versionsverwaltungsregel einzuführen:
- Dateinamen enthalten Projektname, Versionsnummer und Datum, z. B. „Bestellprozess_v2_20250301.ai“.
- Im Backend oder der Medienbibliothek der Website wird die neueste Version aufbewahrt, ältere Versionen werden archiviert oder gelöscht.
Auf diese Weise kann bei Änderungen schnell die richtige Quelldatei gefunden werden, ohne von Null zu beginnen.
6. Vor der Änderung von Prozessdiagrammen diese Punkte prüfen
Wenn sich Geschäftsänderungen ergeben und ein Prozessdiagramm geändert werden muss, sollte nicht sofort das Bild geöffnet und geändert werden. Zuerst sollten folgende Prüfungen durchgeführt werden, um Nacharbeit zu vermeiden:
- Stellen Sie sicher, dass das verwendete Bild die neueste Version ist, um Änderungen an einer alten Version zu vermeiden.
- Analysieren Sie den Umfang der Prozessänderung: neue Schritte, gelöschte Schritte oder geänderte Reihenfolge?
- Prüfen Sie die Genauigkeit der Texte, insbesondere bei Informationen wie Zeit, Abteilung oder Bedingungen, die sich ändern können.
- Nach der Änderung prüfen, ob die anderen Inhalte der Website (wie Textbeschreibungen, Button-Texte) konsistent sind, um Diskrepanzen zwischen Bild und Text zu vermeiden.
7. Zusammenfassung
Um spätere Änderungskosten bei Prozessdiagrammen zu reduzieren, ist der Kern, bei der Erstellung vorausschauend zu denken: einheitliche Vorlagen verwenden, Text und Grafik trennen, Änderungsspielraum einplanen und Versionsverwaltung betreiben. So kann bei Geschäftsanpassungen eine Änderung nur wenige Minuten dauern, statt das Bild neu zu gestalten. Für Website-Betreiber spart das viel Zeit und Kommunikationskosten und hält die Website-Inhalte aktuell.
