Warum der Veröffentlichungsplan die spätere Wartung berücksichtigen sollte
Viele Unternehmen legen bei der Website-Erstellung den Fokus auf das Seitendesign und denken nicht ausreichend über die Inhaltsaktualisierung und -verwaltung nach dem Launch nach. Sobald die Website live ist, stellen die Betreiber fest, dass sie für die Änderung eines Spaltennamens einen Techniker benötigen, für das Hinzufügen eines Bildes es neu hochladen und komprimieren müssen und für die Anpassung der Navigationsreihenfolge Codeänderungen erforderlich sind. Diese Probleme lassen sich bereits in der Planungsphase vermeiden. Ein Veröffentlichungsplan sollte nicht nur das Datum der Website-Freischaltung festlegen, sondern auch einen Mechanismus enthalten, der die nachfolgenden Wartungsarbeiten reibungslos ermöglicht.
Auswahl des geeigneten Content-Management-Systems (CMS)
Das CMS ist die Grundlage für die spätere Wartung. Es gibt viele CMS-Produkte auf dem Markt. Bei der Auswahl sollten folgende Aspekte berücksichtigt werden:
- Aktualisierungsfreundlichkeit: Können die Betreiber Texte direkt im Backend ändern, Bilder austauschen und Layouts anpassen, ohne Programmierkenntnisse zu benötigen?
- Spaltenverwaltung: Können Navigationen und Unterkategorien frei hinzugefügt, gelöscht und sortiert werden?
- Berechtigungssteuerung: Unterstützt das System mehrere Benutzerrollen? Zum Beispiel können Redakteure nur Inhalte bearbeiten, während Administratoren veröffentlichen dürfen.
- Vorlagenmechanismus: Beeinträchtigt der Wechsel einer Seitenvorlage bereits veröffentlichte Inhalte? Vorlagen und Inhalte sollten idealerweise getrennt sein.
- Erweiterbarkeit: Können später Funktionen wie Online-Beratung, Kontaktformulare oder Datenanalysen über Plugins oder Module hinzugefügt werden?
Es wird empfohlen, bereits in der Technologieauswahlphase eine Liste der für die Wartung erforderlichen Funktionen zu erstellen und diese mit den vorhandenen CMS-Funktionen zu vergleichen, um zu vermeiden, dass nach dem Launch wichtige Wartungsfähigkeiten fehlen.
Spaltenstruktur mit Raum für Erweiterungen gestalten
Die Spaltenstruktur ist nicht in Stein gemeißelt. Im Laufe der Unternehmensentwicklung können sich Geschäftsrichtungen ändern und Dienstleistungen erweitern. Bei der Planung der Spaltenstruktur kann man für einige Hauptkategorien Plätze für zweite oder sogar dritte Unterebenen vorsehen, diese aber beim Launch nicht unbedingt alle füllen. Zum Beispiel kann unter „Produkte“ zunächst nur drei Hauptprodukte platziert werden; später können direkt im Backend neue Produktseiten hinzugefügt werden, ohne die Navigationsstruktur anzupassen. Außerdem sollte die Navigationsebene auf maximal drei Ebenen beschränkt sein, sodass Benutzer mit drei Klicks zur Inhaltsseite gelangen – das ist auch suchmaschinenfreundlich.
Einheitliche Inhaltsvorlagen definieren
Viele Websites sind später schwer zu warten, weil die Inhaltsformate nicht einheitlich sind. Manche Nachrichtenseiten verwenden ein Links-Rechts-Layout, andere zentrieren den Text – das führt zu inkonsistenten Stilen und erfordert individuelle Anpassungen. Vor dem Launch sollten für häufige Seitentypen (wie Nachrichtendetails, Produktdetails, Fallstudien, Teamvorstellungen) Vorlagen definiert werden. Wenn Betreiber Inhalte veröffentlichen, müssen sie nur Titel, Text und Bilder eingeben; das Layout wird automatisch von der Vorlage übernommen. Das sorgt für einen einheitlichen Stil und reduziert den Wartungsaufwand.
Angemessene Berechtigungen und Genehmigungsprozesse einrichten
Wenn mehrere Personen die Website pflegen, ist die Berechtigungsverwaltung wichtig. Eine mögliche Aufteilung:
- Redakteursberechtigung: Kann neue Inhalte erstellen und bearbeiten, aber Änderungen müssen vor der Veröffentlichung genehmigt werden.
- Genehmigungsberechtigung: Kann ausstehende Inhalte prüfen und nach Bestätigung veröffentlichen.
- Administratorberechtigung: Kann alle Spalten, Benutzer und Systemeinstellungen verwalten.
So wird vermieden, dass durch Fehlbedienungen bereits veröffentlichte Seiten Fehler enthalten. Der Genehmigungsprozess kann je nach Unternehmenssituation angepasst werden – einfache Inhalte können direkt veröffentlicht werden, während wichtige Produkt- oder Dienstleistungsseiten eine Genehmigung erfordern.
Vor dem Launch Inhalte sichten und migrieren
Wenn die Website von einer alten Version überarbeitet wird, wie geht man mit alten Inhalten um? Es wird empfohlen, vor dem Launch alle alten Seiten zu sichten:
- Behalten: Seiten mit weiterhin relevantem Inhalt, wie Kernproduktbeschreibungen, Serviceabläufe, klassische Fallstudien.
- Zusammenführen: Seiten mit ähnlichem Inhalt in einer Seite oder Spalte bündeln.
- Löschen: Veraltete Informationen, abgelaufene Aktionen, nicht reparierbare Fehlerseiten.
- Weiterleitungen: Für gelöschte Seiten 301-Weiterleitungen einrichten, um den Traffic auf relevante neue Seiten zu lenken.
Bei einer neuen Website wird empfohlen, vor dem Launch grundlegende Inhalte (Über uns, Kontakt, Kernprodukte) vollständig vorzubereiten, anstatt sie später nach und nach zu ergänzen. Fehlende Basisinformationen beeinträchtigen den ersten Eindruck der Nutzer.
Wartungsrichtlinien und Backup-Mechanismen etablieren
Der Veröffentlichungsplan sollte auch Wartungsrichtlinien enthalten:
- Aktualisierungshäufigkeit: Welche Spalten müssen regelmäßig aktualisiert werden, und wie oft? Zum Beispiel sollten Neuigkeiten mindestens einmal pro Woche aktualisiert werden.
- Inhaltsprüfung: Wer prüft vor der Veröffentlichung? Wie kann bei Notfällen schnell veröffentlicht werden?
- Backup-Strategie: Tägliche automatische Backups der Datenbank und Dateien, Aufbewahrung für mindestens 30 Tage. Bei versehentlichem Löschen oder Datenbeschädigung kann schnell wiederhergestellt werden.
- Sicherheitsupdates: CMS- und Plugin-Versionen müssen rechtzeitig aktualisiert werden, um Sicherheitslücken zu schließen.
Diese Richtlinien können in einem Dokument festgehalten und den für die Wartung zuständigen Kollegen übergeben werden, um Unterbrechungen bei Personalwechsel zu vermeiden.
Wartungsfunktionen in der Testphase durchspielen
Vor dem offiziellen Launch sollten alle Wartungsvorgänge, die später benötigt werden, getestet werden. Dazu gehören: neue Spalten anlegen, Navigationsnamen ändern, Banner auf der Startseite austauschen, Produkte hinzufügen, Nachrichten veröffentlichen, Kontaktdaten ändern, Vorlagen anpassen usw. Wenn während des Tests festgestellt wird, dass Schritte umständlich sind, die Reaktionszeit langsam ist oder Berechtigungen falsch eingestellt sind, sollte sofort optimiert werden. Warten Sie nicht bis nach dem Launch, um festzustellen, dass die Wartungsfunktionen nicht gut funktionieren – dann sind alle Inhalte bereits veröffentlicht, und Änderungen an der Struktur beeinträchtigen den normalen Zugriff.
Fazit
Der Veröffentlichungsplan einer Website sollte sich nicht nur auf Designentwürfe und Entwicklungsfortschritt konzentrieren, sondern auch die Wartungsfreundlichkeit als wichtigen Indikator betrachten. Die Auswahl eines flexiblen und benutzerfreundlichen CMS, die Gestaltung einer erweiterbaren Spaltenstruktur, die Definition einheitlicher Inhaltsvorlagen, die Einrichtung angemessener Berechtigungen und Genehmigungsprozesse sowie die sorgfältige Inhaltsaufbereitung und Backup-Planung – all diese Maßnahmen mögen zwar etwas mehr Planungszeit in Anspruch nehmen, sparen aber in den folgenden Jahren oder sogar Jahrzehnten erheblich Wartungsaufwand.