Bei der Aktualisierung von Website-Inhalten stehen kleine und mittlere Unternehmen (KMU) häufig vor Problemen wie inkonsistenten Informationen und uneinheitlichen Stilen. Beispielsweise widersprechen sich Produktbeschreibungen, Designelemente sind uneinheitlich und Fachbegriffe werden unterschiedlich verwendet – all dies beeinträchtigt das Vertrauen der Nutzer und das Markenimage. Der Schlüssel zur Lösung dieses Problems liegt in der Etablierung einheitlicher Content-Management-Richtlinien, die Aspekte wie Vorlagen, Prozesse und Rollenverteilung umfassen, sodass jede Aktualisierung nachvollziehbar und strukturiert erfolgt.
Häufige Probleme: Warum sind Website-Inhalte oft uneinheitlich?
Die Uneinheitlichkeit von Website-Inhalten bei KMU hat meist folgende Ursachen:
- Fehlende Richtlinien bei der Zusammenarbeit: Verschiedene Abteilungen oder Personen bearbeiten Inhalte ohne einheitliche Schreibrichtlinien oder Formatvorgaben, was zu unterschiedlichen Textstilen, Bildgrößen und Layouts führt.
- Chaotische Versionsverwaltung: Es gibt keine Aufzeichnung von Aktualisierungen, oder mehrere Personen bearbeiten gleichzeitig dieselbe Seite, was zu einer Vermischung alter und neuer Versionen und widersprüchlichen Informationen führt.
- Fehlen fester Vorlagen: Jede neue Seite wird neu gestaltet, was zu stark unterschiedlichen Seitenstrukturen und einem unzusammenhängenden Nutzererlebnis führt.
- Fehlende Inhaltsüberprüfung: Aktualisierungen werden direkt veröffentlicht, ohne Korrektur oder Überprüfung, sodass Detailfehler leicht übersehen werden.
Lösungsansatz: Etablierung eines einheitlichen Aktualisierungsmechanismus
Um diese Probleme zu lösen, können vier Ansätze verfolgt werden: Erstellung von Inhaltsrichtlinien, Einsatz von Vorlagen, klare Kollaborationsprozesse sowie regelmäßige Überprüfung und Optimierung.
1. Erstellung von Inhaltsrichtlinien
Inhaltsrichtlinien sind die Grundlage für Einheitlichkeit. Es empfiehlt sich, einen kurzen „Leitfaden für die Website-Inhaltsbearbeitung“ zu erstellen, der Folgendes umfasst:
- Markenstil: Verwendungsstandards für Firmenname, Logo, Farben, Schriftarten usw.
- Sprachstil: Verwendung von Höflichkeitsformen wie „Sie“, formeller oder freundlicher Ton, verbotene umgangssprachliche oder werberechtliche Begriffe.
- Einheitliche Terminologie: Feste Schreibweisen für Produktnamen, Dienstleistungsnamen und Fachbegriffe, um Synonyme zu vermeiden.
- Bildanforderungen: Auflösung, Seitenverhältnis, Wasserzeichenposition, Schreibweise von Alt-Texten usw.
Dieser Leitfaden sollte in einem gemeinsam genutzten Dokument oder im öffentlichen Bereich des Content-Management-Systems hinterlegt werden, damit er jederzeit eingesehen werden kann.
2. Einsatz von vorlagenbasierten Seitenstrukturen
Vorlagen reduzieren Inkonsistenzen auf Designebene erheblich. Es wird empfohlen, für häufige Seitentypen (z. B. Produktseiten, Fallstudien, Nachrichten, Dienstleistungsseiten) feste Vorlagen zu entwerfen, die Folgendes enthalten:
- Überschriftenhierarchie für jeden Bereich (H1, H2, H3)
- Empfohlene Absatzlänge (in der Regel nicht mehr als 80 Zeichen pro Zeile)
- Richtlinien für die Verwendung von Listen (wann geordnete und ungeordnete Listen verwendet werden)
- Stil und Position von CTA-Buttons
- Vorlagen können als Seitenmuster oder direkt als voreingestellte Layouts im Content-Management-System bereitgestellt werden, sodass Redakteure nur noch Inhalte einfügen müssen, ohne zusätzliches Design.
3. Klare Aktualisierungsprozesse und Rollen
Die Inhaltsaktualisierung sollte nicht von einer Person allein durchgeführt werden. Es wird empfohlen, folgende Rollen und Prozesse einzurichten:
- Inhaltsredakteur: Verantwortlich für das Verfassen oder Sammeln von Originalinhalten und Sicherstellung der Informationsgenauigkeit.
- Prüfer: Überprüft, ob die Inhalte den Richtlinien entsprechen, Rechtschreibfehler vorhanden sind und die Informationen konsistent sind.
- Veröffentlicher: Verantwortlich für die endgültige Veröffentlichung und Aufzeichnung von Aktualisierungsdatum und Version.
Beispiel für einen Prozess: Redakteur reicht ein → Prüfer genehmigt → Veröffentlichung. Jeder Schritt sollte im System protokolliert werden, um die Nachverfolgung zu erleichtern.
Langfristige Pflege: Regelmäßige Überprüfung und Iteration
Die Einheitlichkeit der Inhalte ist keine einmalige Aufgabe, sondern erfordert regelmäßige Pflege. Es wird empfohlen, die Website-Inhalte vierteljährlich einer umfassenden Überprüfung zu unterziehen, mit besonderem Fokus auf:
- Sind die Informationen auf allen Seiten noch konsistent (z. B. Kontaktdaten des Unternehmens, Logo-Version)?
- Gibt es veraltete oder widersprüchliche Inhalte?
- Müssen die Richtlinien aktualisiert werden (z. B. nach einem neuen Logo oder neuen Dienstleistungen)?
Die Einführung eines Inhaltsaktualisierungsprotokolls, das Datum, Inhalt und Bearbeiter jeder Änderung festhält, hilft, Probleme schnell zu identifizieren.
Zusammenfassung
Der Schlüssel zur Wahrung der Einheitlichkeit von Website-Inhalten liegt in der Erstellung und konsequenten Umsetzung von Richtlinien. Obwohl KMU über begrenzte Ressourcen verfügen, können sie durch die Erstellung von Redaktionsrichtlinien, den Einsatz von Vorlagen und die Einrichtung einfacher Überprüfungsprozesse die Konsistenz ihrer Inhalte erheblich verbessern. Einheitliche Inhalte lassen die Website nicht nur professioneller wirken, sondern verbessern auch das Nutzererlebnis und reduzieren Missverständnisse sowie Beratungskosten. Es wird empfohlen, mit den wichtigsten Seiten (z. B. Startseite, Produktseiten) zu beginnen und die Richtlinien schrittweise auf die gesamte Website auszuweiten.
