Viele Unternehmenswebsites veröffentlichen Artikel und lassen sie dann lange unverändert, bis jemand meldet, dass die Informationen auf der Seite nicht mehr stimmen. Dass Artikeldaten kontinuierlich aktualisiert werden müssen, liegt nicht in erster Linie daran, dass Suchmaschinen neue Inhalte bevorzugen, sondern daran, dass die in den Artikeln enthaltenen Geschäftsinformationen einen Lebenszyklus haben: Kontaktdaten ändern sich, Produktparameter ändern sich, Richtlinien ändern sich, Quellen können ungültig werden. Wenn Leser veraltete Informationen sehen, führen sie dies im besten Fall dazu, dass sie von einer Anfrage absehen, im schlimmsten Fall zweifeln sie die Glaubwürdigkeit der gesamten Website an.
Zunächst klären: Welche Inhalte in einem Artikel zählen zu den „Artikeldaten“?
Artikeldaten umfassen nicht nur das Veröffentlichungsdatum, sondern auch alle Informationen im Artikeltext und im Umfeld der Seite, die sich mit dem Geschäft ändern können. Betreiber können zunächst eine Bestandsaufnahme nach folgenden Kategorien vornehmen:
- Zeitbezogene Daten: Veröffentlichungsdatum, Start- und Endzeit von Aktionen, Stichtag für Statistiken, Jahr der zitierten Quellen.
- Faktenbezogene Daten: Produktspezifikationen, Leistungsumfang, Anwendungsbedingungen, Teamgröße, Büroadresse.
- Kontaktdaten: Telefon, E-Mail, Online-Beratung, Formularhinweise.
- Quellenangaben: Herkunft und Version von zitierten Normen, Berichten und Branchendaten.
- Verlinkungen: Ob andere Seiten, Downloads oder Fallstudien, die im Artikel erwähnt werden, noch gültig sind.
Wenn man diese Punkte in einer Tabelle auflistet und Artikel für Artikel abgleicht, erkennt man schnell, welche Artikel eine hohe Datendichte haben und leicht veralten, und welche nur methodische Erläuterungen enthalten und seltener aktualisiert werden müssen. Dieser Schritt ist die Grundlage für alle weiteren Entscheidungen.
Warum neue Artikel das Aktualisieren nicht ersetzen können
Manche Teams veröffentlichen ständig neue Artikel und lassen alte unbeachtet. Das direkte Problem: Alte Artikel bleiben in Suchergebnissen und in der internen Navigation sichtbar, und Leser können sie zuerst sehen. Wenn die Kontaktdaten, der Leistungsumfang oder die Preisangaben in alten Artikeln nicht mehr mit der aktuellen Situation übereinstimmen, verstehen Leser das Geschäft anhand veralteter Informationen, was den Kommunikationsaufwand erhöht.
Ein weiteres praktisches Problem ist inhaltliche Redundanz. Wenn zu einem Thema alte und neue Artikel nebeneinander existieren und sich widersprechen, fällt es auch intern schwer zu entscheiden, welcher maßgeblich ist. Ein Zweck der kontinuierlichen Aktualisierung besteht darin, pro Thema eine aktuell gültige Version zu behalten, anstatt mehrere widersprüchliche Artikel gleichzeitig online zu lassen.
Entscheiden: Aktualisieren oder archivieren?
Nicht jeder alte Artikel ist es wert, überarbeitet zu werden. Man kann in folgender Reihenfolge vorgehen:
- Wird der Artikel noch referenziert? Wenn er in der Navigation, auf Kategorieseiten, in anderen Artikeln oder in externen Materialien verlinkt ist, dient er noch als Einstiegspunkt und eignet sich zur Aktualisierung.
- Sind die Kernaussagen noch gültig? Bei methodischen Inhalten oder Anleitungen, deren Schlussfolgerungen weiterhin zutreffen, müssen nur veraltete Zeitangaben, Kontakte und Quellen korrigiert werden. Sind die Schlussfolgerungen nicht mehr gültig, ist der Aufwand für eine Aktualisierung groß.
- Gibt es einen Ersatzartikel? Wenn bereits ein neuerer Artikel zum gleichen Thema existiert und der alte keine einzigartigen Informationen bietet, kann man den alten in den neuen integrieren und den alten Link auf die neue Version umleiten.
- Wie hoch ist der Pflegeaufwand? Artikel mit hoher Datendichte und häufiger Prüfung benötigen kürzere Überprüfungsintervalle; reine Begriffserklärungen können länger unverändert bleiben.
Die Ergebnisse sollten direkt in der Artikelliste festgehalten werden, mit den Status „behalten und aktualisieren“, „zusammenführen“ oder „archivieren“, damit nicht jedes Mal neu diskutiert werden muss.
Einen umsetzbaren Aktualisierungsrhythmus festlegen
Der Rhythmus muss nicht kompliziert sein, wichtig ist die Verknüpfung mit Geschäftsänderungen. So kann man vorgehen:
- Bei Änderungen von Geschäftsinformationen wie Kontaktdaten, Leistungsumfang oder Büroadresse: noch am selben Tag eine Liste der betroffenen Artikel erstellen und diese einzeln anpassen.
- Einmal pro Quartal eine stichprobenartige Überprüfung aller Artikel durchführen, mit Fokus auf zeitbezogene, faktenbezogene und quellenbezogene Daten.
- Bei jeder Veröffentlichung eines neuen Artikels auch alte Artikel zum gleichen Thema prüfen und entscheiden, ob der alte aktualisiert oder im neuen Artikel auf die Ablösung hingewiesen wird.
Aktualisierungen müssen sich auf konkrete Felder beziehen: Welcher Satz wird geändert, welche Zahl ersetzt, welcher Link ausgetauscht. Die bloße Notiz „Inhalt muss aktualisiert werden“ ist nutzlos, weil die ausführende Person nicht weiß, was genau zu ändern ist.
Was nach der Aktualisierung überprüft werden muss
Nach der Überarbeitung ist es nicht getan. Vor der Veröffentlichung empfiehlt sich folgende Checkliste:
- Sind alle Zeitangaben, Zahlen und Kontaktdaten im Text ersetzt, ohne verbliebene alte Werte?
- Funktionieren die im Artikel erwähnten anderen Seiten und Downloads noch?
- Stimmen Seitentitel, Kategoriezuordnung und Zusammenfassung noch mit dem Text überein?
- Gibt es mehrere Sprachversionen oder mobile Ansichten? Wurden diese synchron aktualisiert?
- Ist im Änderungsprotokoll Datum und Inhalt der Änderung klar dokumentiert, um die nächste Prüfung zu erleichtern?
Diese Prüfungen erfordern keine Tools, sondern können manuell Punkt für Punkt bestätigt werden. Häufige Fehler sind: Der Text wurde geändert, die Zusammenfassung nicht, oder der Text wurde geändert, aber die Beschreibung auf der zugehörigen Kategorieseite nicht.
Verantwortlichkeiten für die Aktualisierung festlegen
Die größte Hürde bei der kontinuierlichen Aktualisierung ist oft die Frage „Wer macht das?“. Eine praktikable Aufteilung: Redakteure kümmern sich um Text und Quellen, Fachexperten um Produktparameter, Leistungsumfang und Richtlinien, der Betriebsleiter bestätigt die Veröffentlichung. Jeder Artikel erhält in der Liste einen Verantwortlichen, der bei Aktualisierungen direkt kontaktiert wird – effizienter als eine Rundfrage im Chat.
Bei begrenzten Ressourcen kann man mit Artikeln beginnen, die stark frequentiert sind, z. B. empfohlene Artikel auf Kategorieseiten, direkt in der Navigation verlinkte Artikel oder solche, die vor einer Anfrage häufig gelesen werden. Wenn diese gut gepflegt sind, kann man nach und nach weitere Inhalte einbeziehen.
Nächste Schritte
Falls noch keine Artikelliste existiert, kann man zunächst alle vorhandenen Artikel exportieren und um die Spalten Veröffentlichungsdatum, letztes Aktualisierungsdatum und Verantwortlichen ergänzen. Dann die Datendichte gemäß den oben genannten Kategorien kennzeichnen. Nach diesem Schritt wird klar, welche Artikel vorrangig aktualisiert werden müssen und welche zusammengeführt oder archiviert werden können. Wenn man später die Aktualisierungsprotokolle aufbewahrt, spart die nächste Überprüfung viel Zeit.
