بعد تشغيل الموقع الإلكتروني للشركة لفترة من الوقت، غالبًا ما تصبح الصور هي الجزء الأصعب في التنظيم: فقد تم تغيير بانر صفحة الأقسام ثلاث مرات، وهناك مجموعتان من صور المنتجات، إحداهما بعلامة مائية والأخرى بدونها، وصور الحملات التي انتهت صلاحيتها منذ زمن لا تزال مكدسة في نفس المجلد. عند الحاجة إلى إعادة التصميم أو تغيير صورة رأس القسم بشكل مؤقت، يضطر موظفو التشغيل إلى البحث بين مئات الملفات، وقد لا يستطيعون التمييز بين النسخة النهائية المستخدمة. إن تنظيم مكتبة الصور ليس مسألة تصميم في جوهره، بل هو مسألة صيانة محتوى — يجب أن يتوافق مع هيكل أقسام الموقع، وعملية النشر، وتوزيع المهام بين الموظفين، حتى يكون قابلاً للاستخدام على المدى الطويل.
اجعل تجميع المواد متوافقًا مع هيكل الأقسام أولاً
أسهل طريقة هي جعل الدليل الرئيسي لمكتبة المواد متطابقًا تقريبًا مع الأقسام الرئيسية للموقع. على سبيل المثال، إذا كان الموقع يحتوي على أقسام: الصفحة الرئيسية، من نحن، الخدمات، الأخبار، اتصل بنا، فقم بإنشاء مجلدات مقابلة في مكتبة المواد، ولا تصنف حسب المصدر مثل "صور 2024" أو "تصاميم" أو "من العميل". المشكلة في التصنيف حسب المصدر هي أن الصورة نفسها قد تنتمي إلى عدة أقسام في وقت واحد، ومع مرور الوقت لن يتذكر أحد أين تم استخدامها.
إذا كان هناك صفحات فرعية تحت القسم، مثل "الخدمات" التي تنقسم إلى مجالات عمل مختلفة، يمكن إنشاء مجلدات فرعية داخل مجلد القسم. لا حاجة لمستويات عميقة جدًا، يكفي مستوى أو مستويين، لأن التعمق أكثر يزيد من صعوبة البحث. أما الصور التي تحتاج إلى إعادة استخدام عبر الأقسام، مثل شعار الشركة، وخلفية رمز الاستجابة السريعة، والخلفيات العامة، فتوضع في مجلد منفصل "مواد مشتركة"، لتجنب تخزين نسخة في كل قسم ونسيان تحديث الأخرى.
يجب أن تكون أسماء الملفات مفهومة دون فتحها
اسم ملف الصورة هو مفتاح استخدام مكتبة المواد. يُنصح بأن يتضمن الاسم ثلاث معلومات: الغرض، المحتوى، الإصدار أو الحجم. على سبيل المثال، صورة تستخدم في أعلى صفحة قسم الخدمات يمكن تسميتها "الخدمات-صورة-رأس-القسم-1920x600-v2.jpg". بهذه الطريقة، حتى دون فتح الملف، يمكن تحديد القسم الذي تنتمي إليه وموقعها في الصفحة.
هناك بعض عادات التسمية التي يجب توحيدها:
- لا تستخدم الأسماء الافتراضية للكاميرا مثل IMG_0001 أو أسماء مثل "صورة_wechat_2024"، فهي لا تحمل أي معلومات عمل؛
- لا تخلط بين الأحرف العربية والرموز الخاصة، واستبدل المسافات بشرطة قصيرة، لتجنب ظهور رموز غير مفهومة عند النقل بين أنظمة مختلفة؛
- للإصدارات المختلفة من نفس الصورة بأحجام مختلفة، استخدم لاحقة الحجم للتمييز، بدلاً من عبارات غامضة مثل "صورة صغيرة" و"صورة كبيرة"؛
- ضع رقم الإصدار في النهاية، مثل v1، v2، وعند التعديل احفظ نسخة جديدة بدلاً من استبدال الملف الأصلي مباشرة.
بمجرد تحديد قواعد التسمية، من الأفضل كتابتها في إرشادات تقديم المواد للفريق، بحيث يلتزم المصممون وموظفو التشغيل والشركاء الخارجيون بنفس القواعد عند تسليم الصور، وإلا ستعود مكتبة المواد إلى الفوضى بسرعة.
ما الإصدارات التي يجب الاحتفاظ بها والملفات التي يجب حذفها
ليست مكتبة المواد أفضل كلما كانت أكبر. ما يحتاج كل قسم إلى الاحتفاظ به على المدى الطويل عادةً هو ثلاثة أنواع: الإصدار المستخدم حاليًا، والملف المصدر القابل للتعديل، والصورة الاحتياطية للإصدار السابق. أما صور الحملات التي انتهت صلاحيتها والمؤكد عدم استخدامها مرة أخرى، فيمكن نقلها إلى مجلد "الأرشيف" وتنظيفها بشكل دوري، بدلاً من حذفها مباشرة — ففي حال الحاجة لاحقًا إلى معرفة الصور المستخدمة في تعديل معين، يمكن الرجوع إليها.
يُنصح بفصل الملفات المصدر (مثل PSD و AI) عن ملفات jpg و png المُصدَّرة. الملفات المصدر كبيرة الحجم، ولا تحتاج إلى فتحها بشكل متكرر أثناء البحث اليومي، لذا وضعها في مجلد فرعي منفصل "ملفات المصدر" يجعل العثور على الصور اليومي أسرع. يجب ملاحظة أن الملفات المصدر قد تحتوي على طبقات ونصوص غير مستخدمة، وعند التسليم الخارجي أو الرفع إلى لوحة تحكم الموقع، يجب استخدام الصور النهائية المُصدَّرة، وعدم رفع الملفات المصدر مباشرة.
ما يجب فحصه قبل الرفع إلى لوحة تحكم الموقع
تنظيم مكتبة المواد لا يعني أن عملية الرفع خالية من المشاكل. قبل إدخال الصور إلى لوحة تحكم الموقع، يُنصح بإجراء عدة فحوصات:
- هل الأبعاد تتوافق مع منطقة العرض الفعلية؟ فصورة رأس القسم وصورة المقال قد تختلفان في نسبة العرض إلى الارتفاع، واستخدامها في المكان الخطأ يؤدي إلى التمدد أو القص؛
- هل حجم الملف ضمن النطاق المقبول؟ الصور الكبيرة جدًا تؤثر على سرعة فتح الصفحة، ويمكن ضغطها بشكل مناسب عند التصدير؛
- هل محتوى الصورة متوافق مع القسم وموضوع الصفحة؟ خاصة عند استدعاء صورة قديمة من المكتبة، يجب التأكد من أن النصوص والمعلومات على الصورة لم تنته صلاحيتها؛
- هل تم إدخال نص alt للصورة؟ فهو يشرح محتوى الصورة لمحركات البحث، ويظهر للمستخدم عند فشل تحميل الصورة.
هذه الفحوصات لا تحتاج إلى أدوات معقدة، لكن يجب أن تصبح عادة ثابتة قبل الرفع. إذا كانت لوحة تحكم الموقع تدعم تصنيف الصور أو وضع علامات، يمكن تصنيف الصورة تحت القسم المناسب، مما يقلل من وقت البحث مرة أخرى في لوحة التحكم لاحقًا.
من المسؤول عن الصيانة وكم مرة يتم التنظيم
أكثر ما يسبب مشاكل في مكتبة الصور هو عدم وجود شخص مسؤول عن حالتها على المدى الطويل. التوزيع العملي هو: المصمم أو مسؤول المحتوى مسؤول عن التسمية والتقديم وفقًا للقواعد، وموظف تشغيل الموقع مسؤول عن الأرشفة والتنظيف بعد الرفع. إذا كان الفريق صغيرًا، يمكن لشخص واحد القيام بالدورين، لكن يجب توضيح إجراءين في العملية: "تسمية الصور الجديدة عند الإدخال، وأرشفة الصور المنتهية".
لا تحتاج وتيرة التنظيم إلى أن تكون عالية، يمكن ربطها بإيقاع تحديث محتوى الموقع. على سبيل المثال، عند كل تعديل للأقسام أو إعادة تصميم الصفحات أو مراجعة المحتوى الربع سنوية، يتم فحص مواد القسم المعني: هل هناك ملفات مكررة، أو أسماء لا تتوافق مع القواعد، أو صور منتهية لا تزال تشغل مساحة. دمج تنظيم المواد مع صيانة المحتوى في نفس الوقت أسهل في الاستمرار من ترتيب حملة تنظيف شاملة منفصلة.
إذا لم تبدأ التنظيم بعد، يمكن البدء بالقسم الأكثر استخدامًا: ابحث عن الصور المستخدمة حاليًا في هذا القسم، وأعد تسميتها وفقًا لنمط "الغرض-المحتوى-الحجم-الإصدار"، ثم قرر أيها يُؤرشف وأيها يُحذف. بعد الانتهاء من قسم واحد، تعامل مع الأقسام الأخرى بنفس الطريقة، وستصبح مكتبة المواد تدريجيًا قابلة للتحكم، ولن تضطر إلى إضاعة الوقت في البحث عن الصور عند تحديث الأقسام أو إعادة تصميم الصفحات.
